Работа сотрудников организации связана с развозом товаров покупателям. В связи с этим организация выдает определенному работнику проездной билет на метро на 70 поездок. При этом 65 поездок использованы работником в соответствии с разъездным характером работы, а 5 поездок работник не успел использовать в связи с истечением срока использования билета. Каким образом учесть неиспользованные 5 поездок или как определить сумму, исключаемую из расходов в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Нормы ст. 252 Налогового кодекса РФ определяют порядок включения затрат в состав расходов, а именно:

- обоснованность расходов - экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

- документальное подтверждение расходов - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота;

- направленность затрат на осуществление деятельности, связанной с извлечением дохода.

В соответствии с положениями ст. 168.1 Трудового кодекса РФ при разъездном характере работы работодатель возмещает работнику в том числе расходы по проезду.

Исходя из вопроса работник организации осуществляет доставку товара покупателям, то есть по сути имеет разъездной характер работы. В связи с этим возникает вопрос о характере оформления данной работы в трудовом договоре и наличии предусмотренных гарантированных выплат в коллективном договоре.

В связи с тем что работники организации имеют разъездной характер работы, в коллективном договоре (соглашении и (или) локальном нормативном акте) должны быть прописаны размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, имеющих разъездной характер работы. При этом размер и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Следовательно, налогоплательщики-работодатели вправе учесть расходы, связанные со служебными поездками работников, имеющих разъездной характер работы, в составе затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, при наличии прописанного порядка возмещения расходов в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре. В этом случае данные расходы подлежат учету в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Данный порядок включения затрат, связанных с компенсацией работникам затрат при разъездном характере работы, также предложен Минфином России в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87 (направлено Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Хотя в более раннем Письме (от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250) Минфин России был склонен учитывать данные затраты в соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ.

При этом документальным подтверждением произведенных расходов, помимо наличия самого проездного билета, является детализация поездок, а также информация о клиентах, расположенных по указанным станциям метро (письменные заявки, схема проезда по определенному адресу и пр.). На подтверждение получения услуг по проезду путем детализации поездок также указывали и суды (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 24.09.2008 по делу N А40-29123/08-151-83).

Однако есть один момент: билет, выданный работнику, не полностью им использован. Ввиду того что налогоплательщик имеет право включить в состав расходов только реально понесенные затраты, необходимо определить стоимость проездного билета исходя из количества поездок, которые сотрудник успел использовать.

В связи с тем что прямо определить стоимость билета в связи с использованием только 65 поездок невозможно (так как при приобретении проездного билета с большим количеством поездок стоимость одной поездки уменьшается), воспользуемся расчетным путем. А именно для определения стоимости неиспользованных 5 поездок воспользуемся формулой:

Стоимость проездного билета

на 70 поездок x 5

70

То есть при определении суммы расходов, включаемых в состав затрат, уменьшаемых налоговую базу по налогу на прибыль организаций, необходимо из совокупной стоимости проездного билета отнять пропорционально определенную стоимость неиспользованных поездок.

Н. Г.Тарасова

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

02.11.2010