ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: МОГУ СЧИТАТЬ, МОГУ НЕ СЧИТАТЬ?

"Главная книга", 2012, N 9 (Для чего в бухгалтерии нужны должностные инструкции и как с ними работать) Мы часто слышим от своих читателей, что главный бухгалтер во многих организациях и швец, и жнец, и на дуде игрец - помимо бухучета, его пытаются заставить вести и кадровый учет, и управленческий. Директор постоянно требует разные отчеты "не по форме". Да и договоры заставляют составлять. Как главбуху разобраться, какие из многочисленных поручений он обязан выполнять, а какие явно выходят за рамки его обязанностей? За невыполнение каких поручений могут наказать? Какие обязанности можно возложить на своих подчиненных и как требовать от них исполнения по срокам и по качеству? Дать ответы на эти вопросы могут должностные инструкции. Как, у вас до сих пор нет таких документов? Срочно беритесь за их разработку! А мы расскажем, когда именно в королевстве цифр может пригодиться инструкция, "указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должен выполнить человек, занимающий конкретную должность" <1>. -------------------------------- <1> Б.А. Райзберг, Л.Ш. Лозовский, Е.Б. Стародубцева. Современный экономический словарь. М.: ИНФРА-М, 2006. Основные характеристики должностной инструкции Давайте сначала посмотрим, какими характеристиками обладает должностная инструкция. В сравнении с трудовым договором - документом, который тоже содержит обязанности работников, - нам будет лучше видно, что представляет собой инструкция. <2> Определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.08.2011 N 33-12886. <3> Статья 57 ТК РФ. <4> Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6. Структура должностной инструкции Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Поэтому вы можете самостоятельно разработать ее, учитывая специфику вашей компании и обязанности, выполнение которых работниками бухгалтерии необходимо именно вашей фирме. Давайте посмотрим, что включить в инструкцию, опираясь на рекомендуемые характеристики, указанные в Квалификационном справочнике по направлениям деятельности <5>. -------------------------------- <5> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. Раздел "Общие положения" Содержит: - обобщенные сведения о должности: "Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности старшего бухгалтера"; - подчиненность: "Старший бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру"; - требования к образованию и стажу работы по специальности: "На должность старшего бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет". Давайте посмотрим, для чего пригодится этот раздел. (!) Для обоснования отказа при приеме на работу по причине несоответствия лица требуемым деловым качествам. Допустим, вы ищете человека на должность бухгалтера, в должностной инструкции которого прописано, что претендент должен иметь опыт работы бухгалтером не менее 3 лет и знать учет на таких участках, например, как "зарплата", "материалы". Если у соискателя нет такого опыта, то ваш отказ будет обоснованным. Совет Не подходите формально к описанию деловых качеств претендентов на бухгалтерские должности. Обдумайте все желаемые требования по образованию, квалификации, опыту претендентов и закрепите их в инструкции. Тогда даже в суде вы сможете ссылаться на требования разработанной вами инструкции, если соискатель на вакантное место решит оспорить ваш отказ ему. (!) Для обоснования разных размеров окладов для должностей с примерно одинаковым набором функций, но разным уровнем квалификации. Можно ввести разные категории одной и той же должности бухгалтера или добавлять к названию должности слова "старший", "младший", "ведущий", расписав для них разные требования к уровню образования, опыту работы, квалификации. Таким образом, не придется оправдываться перед проверяющими, почему уровень зарплаты у работников с почти одинаковыми обязанностями различный <6>. -------------------------------- <6> Определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.11.2011 N 33-16864. Раздел "Должностные обязанности" Это самый важный раздел должностной инструкции, описывающий конкретные обязанности сотрудника, занимающего эту должность. Его пропишите как можно детальнее, перечисляйте все, что должен делать сотрудник, и в какие сроки. К примеру, так. Должностная инструкция бухгалтера по налоговому учету НДС ... Раздел II "Должностные обязанности" Бухгалтер по налоговому учету НДС: 1) в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки составляет счета-фактуры; 2) ежедневно заполняет журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж; 3) составляет декларацию по НДС в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом; 4) представляет декларацию по НДС на согласование и подписание главному бухгалтеру; 5) сдает декларацию по НДС в налоговую инспекцию в срок не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. ... Вместе с тем имейте в виду следующее. Если человек принят на должность, которая в трудовом договоре именуется, к примеру, "бухгалтер по учету МПЗ", он обязан вести учет всех имеющихся видов материалов. Так, если в организации есть только запчасти к автомобилям и инвентарь, бухгалтер учитывает только их. Но если появятся, допустим, еще и ГСМ, он должен будет вести учет и на этом новом участке без каких-либо уточнений или изменений условий трудового договора. А вот поручить ему учет ОС без его согласия и внесения изменений в договор в связи с расширением трудовых обязанностей вы не сможете. Даже если поменяете его инструкцию. Итак, для чего нужен раздел "Должностные обязанности". (!) Для обоснования несоответствия должности: (или) при переводе работника на другую должность в бухгалтерии или понижении ему оклада, когда несоответствие занимаемой должности доказывается результатами аттестации работника; (или) при увольнении, когда бухгалтер не прошел испытательный срок, отказался от предложения перевода на другую работу или не выполняет обязанности, закрепленные должностной инструкцией (допустим, не составляет какие-то учетные документы), что зафиксировано актом или служебной запиской главбуха. (!) Для передачи полномочий. Предусмотрите в инструкции заместителя главного бухгалтера или, к примеру, старшего бухгалтера, чтобы во время командировки главбуха, его отпуска или болезни кто-то из них замещал его. Тогда полномочия руководителя будут переходить к замещающему его лицу автоматически и с ним не надо будет дополнительно заключать какие-либо соглашения. А если у вас к тому же детально прописаны должностные обязанности главбуха, то в случае его отсутствия на работе не придется долго перечислять заму (старшему бухгалтеру) обязанности, которые ему придется выполнять вместо шефа. Зама нужно будет просто ознакомить с инструкцией главбуха. (!) Для правильного применения административной ответственности. Например, за неудержание алиментов из зарплаты работника могут оштрафовать главбуха как ответственного за весь бухучет фирмы <7>. Вместе с тем если у вас на фирме всеми "зарплатными" расчетами занимается бухгалтер по зарплате, то главбуху не придется отвечать за огрехи своего подчиненного, если в должностной инструкции бухгалтера по зарплате четко расписаны его обязанности. Примерно так: "Производит удержания из заработной платы, в том числе по судебным решениям, постановлениям судебного пристава-исполнителя об обращении взыскания на заработную плату должника". (!) Для учета расходов при исчислении налога на прибыль. Это может быть актуально для обоснования расходов как самой бухгалтерии, так и других отделов компании. Например, если в вашем царстве цифр есть курьер, то, чтобы учесть в прибыли расходы на проездные билеты или компенсацию использования личного транспорта работника в служебных целях, напишите в его должностной инструкции примерно так: "Работа курьера носит разъездной характер". А вот наличие, допустим, в инструкции менеджера по закупкам фразы типа: "Работнику необходимо использовать сотовый телефон в служебных целях для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками, в том числе и во внерабочее время", позволит бухгалтеру учесть в прибыли расходы этого менеджера на сотовую связь. -------------------------------- <7> Решение Леноблсуда от 29.11.2011 N 7-871/2011. Раздел "Взаимоотношения с другими сотрудниками и руководством" Здесь четко должно быть указано, от кого, когда, в какой форме и какую информацию получает работник. (!) Этот раздел пригодится для соблюдения работниками графика документооборота, если он не утвержден в компании отдельным приказом руководителя или не оформлен в виде приложения к учетной политике. Тогда в "бухгалтерских" инструкциях можно расписать участки документооборота для каждого бухгалтера. Причем каждая из таких инструкций должна быть взаимосвязана с инструкциями работников отделов, откуда сведения в бухгалтерию поступают и куда из нее уходят. К примеру, для бухгалтера по расчету зарплаты надо указать срок, в который к нему поступают экземпляры приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, табели учета рабочего времени из отдела кадров. А у кадровиков в должностных инструкциях соответственно должно быть записано, когда они такие документы обязаны передавать "зарплатному" бухгалтеру. Раздел "Ответственность" Обычно рекомендуется и этот раздел, но в принципе он необязателен. Ведь порядок привлечения к материальной и дисциплинарной ответственности, а также ее виды установлены Трудовым кодексом <8>. И ничего добавить или убавить при помощи должностной инструкции не получится. -------------------------------- <8> Статья 192 ТК РФ. Утверждение должностной инструкции Оформить должностную инструкцию лучше отдельным документом, а не приложением к трудовому договору как его неотъемлемую часть. Ведь обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, - это предмет договоренности между работником и работодателем. Поэтому изменить или дополнить их вы сможете, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору - для любого изменения его условий требуется согласие работника. Совет Не "раздувайте" трудовой договор перечнем всех трудовых обязанностей работника. Обозначьте в договоре только трудовую функцию, кратко перечислите обязанности. Подробно, каковы обязанности и как они выполняются, прописывайте в должностной инструкции. Текст инструкции утверждается руководителем фирмы: на самой инструкции в графе "Утверждаю" он ставит свою подпись и дату утверждения <9>. С этого момента инструкция вступает в силу и действует до ее замены новой инструкцией. Но имейте в виду, что должностная инструкция не становится автоматически с момента утверждения ее руководителем обязательной для работника, занимающего должность, для которой она принята. Работник должен быть ознакомлен с инструкцией под роспись с указанием даты: (или) в листе ознакомления, который может являться частью должностной инструкции, приложением к ней или отдельным документом; (или) в трудовом договоре. Там можно написать примерно так: "С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен". Совет Если работник по какой-либо причине не хочет расписываться в подтверждение ознакомления с инструкцией, составьте акт об этом. Так вы зафиксируете, что предоставляли ему возможность ознакомиться с инструкцией, а он этого не сделал. С даты составления такого акта: - вы можете требовать исполнения обязанностей, предусмотренных в инструкции <10>; - вас не оштрафуют за нарушение трудового законодательства в связи с неознакомлением работника с локальным актом <11>. -------------------------------- <9> Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. <10> Определение Леноблсуда от 22.12.2011 N 33-6436/2011. <11> Статья 5.27 КоАП РФ. Внесение изменений в должностную инструкцию Внесение изменений в инструкции для должностей, на которых уже работают люди, может быть в случаях: (или) когда меняется или расширяется трудовая функция работника (например, бухгалтеру по учету материалов вменены обязанности кассира). Тогда, помимо редактирования самой инструкции, вам надо будет: - внести изменения в трудовой договор, подготовив дополнительное соглашение к нему с указанием новых обязанностей; - получить письменное согласие работника - должна быть его подпись на дополнительном соглашении; (или) когда надо конкретизировать, как выполняется та или иная работа. Допустим, требуется уточнить, что бухгалтер не просто "следит за сохранностью бухгалтерских документов", а обязан раскладывать их по участкам в хронологическом порядке в папки, убирать папки в специально отведенные места, скреплять и нумеровать документы для их передачи в архив и т.д. Таким образом, трудовая функция не меняется и можно просто утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Рассказываем руководителю Инструкция обязательна к исполнению работником, занимающим должность, для которой она принята, с момента ознакомления с ней работника под роспись и до его перемещения на другую должность, увольнения или ознакомления с инструкцией в новой редакции. * * * Итак, именно при помощи инструкции руководитель может донести до работника свои ожидания, не отягощая этим трудовой договор и не усложняя себе жизнь процедурой дополнительного согласования его условий. Иногда нас спрашивают: "Если должностных инструкций нет, можно ли их утвердить задним числом?" Так делать не стоит. Никакой ответственности за то, что инструкции у вас не было, не предусмотрено. Принимайте ее текущей датой, главное - проследите, чтобы в листе ознакомления с этим документом стояли подписи всех ныне работающих сотрудников. М.А.Кокурина Юрист Подписано в печать 20.04.2012 ------------------------------------------------------------------