Где в организации должны храниться бланки трудовых книжек и вкладышей к ним?

Ответ: Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним как бланки строгой отчетности должны храниться в бухгалтерии организации в сейфе, металлическом шкафу или специально оборудованном помещении.

Обоснование: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Согласно п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Как указано в п. 41 Правил, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Пунктом 42 Правил предусмотрено, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Пунктом 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, указано, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним как бланки строгой отчетности должны храниться в бухгалтерии организации в сейфе, металлическом шкафу или специально оборудованном помещении. Их выдача непосредственно лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, производится по его письменной заявке под отчет.

Е. П.Моторин

ООО "Консалтинговая группа "Бизнес"

08.09.2010