Руководитель выехал в командировку для переговоров в связи с возможным предстоящим заключением договоров. Договоры подписаны не были. Можно ли признать в расходах по налогу на прибыль суммы командировочных расходов? Какие документы должны быть оформлены для принятия сумм командировочных расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль?

Ответ: Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на командировки. Однако в соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. При этом определено: расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Положением ст. 50 Гражданского кодекса РФ предусмотрено, что юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, преследуют основной целью своей деятельности извлечение прибыли. То есть предполагается, что любая финансово-хозяйственная операция (сделка), осуществленная юридическим лицом, изначально направлена на извлечение прибыли.

То есть для принятия сумм командировочных расходов на затраты, помимо документального подтверждения, необходима экономическая обоснованность произведенных расходов, связанная с извлечением прибыли, направленностью на деятельность, приносящую доход. Никаких иных условий принятия затрат на расходы НК РФ не предусмотрено (например, непосредственное получение положительного результата сделки, с которой связана командировка сотрудника, и т. п.).

Данное мнение подтверждается как официальной позицией, которую озвучило УФНС России по г. Москве в Письме от 11.08.2009 N 16-15/082607.2, так и судебной практикой, например Постановлениями ФАС Московского округа от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07, ФАС Уральского округа от 06.03.2008 N Ф09-184/08-С3 по делу N А60-1376/07.

Таким образом, сумму командировочных расходов при отсутствии положительных последствий по результатам указанной командировки (незаключение договора) можно отнести на затраты ввиду наличия намерений в получении дохода.

Что же касается второй составляющей данного вопроса, то порядок оформления командировочных расходов, установленный Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), следующий.

Согласно п. 6 Положения руководителем командирующей организации определяется цель командировки работника и указывается в служебном задании (унифицированная форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Следует учесть, что при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации командировочное удостоверение не оформляется, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения).

В силу п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с произведением окончательного расчета по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

При направлении сотрудников в командировку необходимо отражать работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 2), и в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 3).

Как уже упомянуто, в соответствии со ст. 252 НК РФ расходы должны быть не только экономически обоснованны, но и документально подтверждены. В данной статье упомянуты в том числе приказ о командировке и проездные документы. Перечень расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли, приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. То есть при возвращении сотрудника, направленного в командировку, все расходы, произведенные им при исполнении своих обязанностей, должны подтверждаться оправдательными документами, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- наем жилого помещения (в том числе оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами));

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (если расходы по указанным документам подлежали оформлению командированным работником);

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (если расходы по указанным документам подлежали оформлению командированным работником);

- иные расходы, связанные с командировкой.

Указанные документы должны быть приложены к авансовому отчету сотрудника (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), который представляется работником по возвращении из командировки работодателю в течение 3 рабочих дней.

Таким образом, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю:

- должным образом оформленное командировочное удостоверение по форме N Т-10 (за исключением направления сотрудника в загранкомандировку);

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;

- отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма N Т-10а).

Данная позиция подтверждается как финансовым министерством (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169), так и Федеральной налоговой службой (Письмо ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890).

В то же самое время хочется отметить следующее. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены формы приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку N Т-9 (форма N Т-9а при направлении нескольких работников) и служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении N Т-10а, однако, по мнению контролирующих органов, изложенному в Письмах, указанных в предыдущем абзаце, их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Н. Г.Тарасова

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

31.08.2010