На балансе организации нет автотранспортных средств. По заданию руководства в служебную командировку был направлен работник организации на личном автомобиле (так как это дешевле, чем на поезде). Может ли организация компенсировать работнику стоимость топлива, потраченного в командировке, или же следует выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в пределах установленных норм в целях отражения в составе расходов при исчислении налога на прибыль?

Ответ: Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса РФ). ТК РФ предусмотрены гарантии при направлении работника в командировку, в том числе возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, если по распоряжению руководителя организации работник отправляется в командировку на собственном автомобиле, работодатель обязан возместить первому расходы по проезду (расходы на ГСМ) при наличии подтверждающих документов.

При налогообложении прибыли затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), а именно:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Одновременно с этим ФНС России в Письме от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199 отметила, что для целей налогообложения прибыли расходы работодателя по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно следует учитывать в суммах, подтвержденных проездным документом (билетом). А при направлении работника организации в служебную командировку на личном автомобиле следует учитывать следующее. Если личный автомобиль используется в служебных целях, то согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть учтены в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Так, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно устанавливается норма 1200 руб/мес., свыше 2000 куб. см - 1500 руб/мес. Расчет суммы компенсации следует производить пропорционально количеству дней нахождения работника в служебной командировке. Отметим, что расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вместе с тем в Письме Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13 отмечено, что одним из вариантов использования личного автомобиля в служебных целях может быть заключение договора аренды автомобиля между организацией и работником. Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг. Расходы в виде арендных платежей за арендуемое имущество признаются на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

С. В.Манохова

Консалтинговая группа "Аюдар"

16.08.2010