Правомерно ли с точки зрения правильной организации работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций перечисление организацией подотчетному лицу денежных средств на его банковскую карту?

Ответ: Согласно Письму Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408 выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью (на хозяйственные, командировочные или представительские расходы) организации, не предусмотрена. Выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами в соответствии с п. п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18.

Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 "О порядке применения Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" предусматривает, что если организация коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, положением о командировках и пр.) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то перечисление денежных средств с этой целью подотчетному лицу на его банковскую карту допустимо. В остальных случаях (выдача сумм под отчет на хозяйственные или представительские расходы) указанным Письмом такая возможность не предусмотрена.

При этом существует судебная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007), согласно которой допускается выдача средств на административно-хозяйственные расходы сотрудникам организации с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица при соблюдении следующих условий:

- в локальном нормативном акте предусмотрена возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;

- в платежном поручении указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;

- приложен правильно оформленный авансовый отчет работника, включая подтверждающие документы.

Несмотря на то что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, исходя из гл. 15 "Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, страхования, рынка ценных бумаг" Кодекса РФ об административных правонарушениях санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций не последует. Организация может быть привлечена к ответственности на этом основании в случаях:

- осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

- несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств в кассе;

- накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Штраф за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрен. Однако с целью снижения рисков и претензий со стороны налоговых органов должна быть соблюдена правильность оформления данной операции в бухгалтерском учете и во всех необходимых документах.

К авансовому отчету при расчете банковскими картами обязательно должны быть приложены специальные документы по операциям с использованием карты. Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П, документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 3.3 настоящего Положения.

И. И.Волкова

Консалтинговая группа "Аюдар"

11.08.2010