По требованию ИФНС России кассовые документы организации и авансовые отчеты за октябрь, ноябрь 2009 г. были сданы ею на проверку

К одному авансовому отчету за октябрь 2009 г. работник приложил кассовый чек и квитанцию от апреля 2009 г. на закупку товаров. Приобретенный работником товар был оприходован в апреле. Работнику под отчет деньги на приобретение товара в апреле не выдавались, товар был приобретен им за свои средства, а расходы работнику в организации возместили после утверждения авансового отчета руководителем организации в октябре.

Могут ли налоговые органы предъявить в данном случае организации требования о доначислении НДФЛ с сумм, которые были получены работником?

Ответ: Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, под отчет деньги выдаются на хозяйственно-операционные расходы. Приказом руководителя предприятия определяются максимальная сумма, выдаваемая под отчет, срок, на который выдаются деньги, список сотрудников, которым можно выдавать деньги под отчет.

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки подотчетные лица должны отчитаться по израсходованным суммам.

Подотчетным лицам, не отчитавшимся за ранее полученные под отчет деньги, выдача под отчет не производится.

Унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет" вместе с Указаниями по применению и заполнению утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Согласно Указаниям по заполнению формы N АО-1 к авансовому отчету подкладываются документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы.

Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, на обратной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

В случае приобретения товара работником на свои деньги также целесообразно оформить авансовый отчет, так как в этом случае утверждение авансового отчета руководителем организации означает одобрение ранее совершенной сделки в соответствии с п. 1 ст. 183 Гражданского кодекса РФ.

В рассматриваемом случае налоговый орган может попытаться доначислить НДФЛ, пени и штрафы по нему, рассматривая сумму возмещения как доход физического лица от реализации товаров организации.

Минфин России в Письме от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 разъяснил, что суммы возмещения по произведенным работником расходам на приобретение товаров для организации НДФЛ не облагаются, так как работник в данном случае не получает экономическую выгоду. При этом работнику необходимо приложить документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Н. А.Спиридонова

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

10.08.2010