Содержание

Введение 2

Глава 1. Аналитическая часть 9

1.1.Общая характеристика компании ОАО «ЦУП «Стройнефть». 9

1.2 Анализ конъюнктуры рынка. 22

1.3 Экономический анализ хозяйственной деятельности Компании 28

1.4 Анализ учета делопроизводства и документооборота 31

1.5 Выводы по аналитической части 38

Глава 2. Проектный раздел 41

2.1. Краткая характеристика подразделения и видов его деятельности 41

2.2. Экономическая сущность задачи (комплекса задач) 41

2.3. Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи (комплекса задач). 43

2.4. Постановка задачи 43

2.4.1. Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи 43

2.4.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ 46

2.4.3. Формализация расчетов подзадач 47

2.5. Анализ существующих разработок, выбор и обоснование стратегии автоматизации и способа приобретения ИС. Обоснование выбора технологии проектирования 48

2.6. Обоснование проектных решений по видам обеспечения: 58

2.6.1. по техническому обеспечению (ТО) 58

2.6.2. по информационному обеспечению (ИО) 58

2.6.3. по программному обеспечению (ПО) 59

2.6.4 по технологическому обеспечению 60

Глава 3. Реализация проекта 61

3.1. Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ) 61

3.1.1. Информационная модель и ее описание 61

3.1.2. Используемые классификаторы и системы кодирования 63

3.1.3. Характеристика первичных документов с нормативно-справочной и входной оперативной информацией 64

3.1.4. Характеристика базы данных 64

3.1.5. Характеристика результатной информации 66

3.2.2. Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ) 70

3.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 70

3.2.2. Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ) 71

3.2.3. Описание программных модулей 72

3.3. Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ) 99

3.3.1.Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации 99

3.4. Описание контрольного примера реализации проекта 101

Глава 4. Обоснование экономической эффективности проекта 117

4.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности 117

4.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта 127

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 136

ПРИЛОЖЕНИЕ 138

Руководство пользователя 138

Список использованных источников 143

Введение

Современные условия предъявляют высокие требования к деятельности делопроизводственных служб системы «Стройнефть». Вопросы совершенство-вания организации делопроизводства ставятся в один ряд со сложнейшими на-учными исследованиями.

В процессе управленческой деятельности органы и подразделения полу-чают, и сами создают различные документы, причём с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.

Управление немыслимо без оборота документов, так как документ явля-ется главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инстру-ментом подавляющего большинства управленческих операций.

Систему документальной информации исследует документоведение – на-учная и учебная дисциплина, изучающая общие закономерности создания до-кументопотоков в ОВД является одним из методов улучшения, удешевления рационализации управления.

В системе обеспечивающих функций Компании не последнее место за-нимает делопроизводство. Термин «делопроизводство» - русский термин. Он не имеет аналогов в других языках и берет начало от старого понятия «производ-ство дел».

Делопроизводство всегда занимало и занимает особое место в работе подразделений организации. От его правильной организации в конечном итоге зависит оперативность управления, надежность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность ис-пользования документной информации в будущем.

При автоматизации делопроизводства руководители и сотрудники овд ос-вобождаются от несвойственным операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют во-просы установления правильного четкого документооборота – одной из состав-ных частей делопроизводства.

Актуальность проекта сводится к следующему:

Современный период развития Компании характеризуется расширением использования современных информационных технологий в их деятельности. Цель их применения состоит в достижении более высокого качества, изменении содержания и характера труда сотрудников. Благодаря автоматизации целого ряда информационных процессов работники «ЦУП Стройнефть» освобождают-ся от рутинных, трудоемких операций и могут основное время посвятить ана-лизу актуальных проблем и выработке действенных мер их решения.

Наиболее актуальными являются проблемы правового регулирования процессов информатизации и обеспечение информационный деятельности в правоохранительной сфере.

Необходимо признать, что информатизация Компании, насыщение их со-временными информационными технологиями в настоящее время не обеспече-ны законодательной базой в достаточной степени.

Слабо учитывается практика международного регулирования обеспече-ния информационной безопасности. Вместе с тем, международный аспект явля-ется принципиально важным, так как в целях создания международного ин-формационного пространства правоохранительных органов важной задачей вы-ступает гармонизация законодательства, разработка и принятие единых техно-логических стандартов и принципов правового регулирования.

Не решены принципиальные для формирования единой нормативной правовой базы теоретические вопросы, относящиеся к раскрытию юридически значимого содержания таких базовых понятий, как «информатизация Компа-нии» и «информационная сфера Компании», во многом это связано с отсутст-вием системного правового взгляда не более общие понятия: «информационное право», «информационное противоборство в правоохранительной сфере», «со-временные информационные технологии».

Комплексная разработка АИС в Компании будет способствовать выра-ботке конструктивных предложений по существенному повышению эффектив-ности управления в Компании.

Современные и перспективные направления совершенствования доку-ментационного обеспечения управления делопроизводства неотделимы от про-цесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения связанные с созданием качественно новых видов вычислительной и организационной техники, средств связи, дают возможность перейти к принци-пиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в подразделениях Компании, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Проблемы в области документооборота. В условиях настоящего инфор-мационного взрыва документы превратились в знания, а управления знаниями стало первоочередной, критической задачей для Компании, где управление до-кументами рассматривается как один из главных приоритетов.

Системы управления документами с развитыми средствами ведения ар-хива помогает преодолеть информационный хаос, связывая документы в логи-ческие блоки. Под документооборотом любой организации сегодня принято понимать любую передачу информации, значимый для организаций. На этом этапе, когда происходит автоматизация, определяются виды, объем и значи-мость информации для организации, а затем процесс её передачи также автома-тизируется и в итоге документируется в электронном виде, но в России АИС пока сопровождается рядом трудностей: во-первых, они довольно дороги, во-вторых, у нас не хватает квалифицированного персонала для работы с ними.

Эффективность документооборота занимает важнейшее место в структу-ре управления оперативной деятельностью и её поддержке в Компании. Стоить особенно подчеркнуть важность подготовки всех сотрудников организации. Хорошо обученные работе в системе информатизации – залог успешной реали-зации сложившейся ситуации.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производствен-ной деятельности. Она предполагает не только единые правила документиро-вания - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными тре-бованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов докумен-тов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традицион-ной технологии управления документооборотом - практическая невозмож-ность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей ин-формации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный мо-мент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В современном учреждении основными технологическими инструмен-тами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охваты-вает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных под-разделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводст-венного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя

учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьюте-ры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспе-чивает полную технологическую поддержку «электронного документообо-рота», но дальше использования техники для подготовки документа в тек-стовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Предмет исследования: - развитие, организация, и формы деятельности ОАО «ЦУП «Стройнефть».

Автор ставит перед собой цель:

• разработка АИС на основе анализа информационной среды;

• применение новых средств сбора, передачи, обработки и вы-дачи информации;

• совершенствование информационной базы предметной об-ласти на основе новых методик и концепций;

• новые автоматизированные решения комплексов управленче-ских задач;

Задачи - Дипломная работа состоит в исследовании системы совре-менного документооборота предприятия и направлений её улучшения. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой фирмы;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности фирмы;

- рассмотрение места и значения службы документационного обеспе-чения в деятельности ОАО «ЦУП «Стройнефть»;

- изучение организации службы документационного обеспечения управления фирмы, ее структуры и объемов работы, а также анализ документо-оборота;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих ор-ганизацию делопроизводства;

-разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Предметом исследования - являются взаимоотношения структурных элементов системы документационного управления. Объектом исследования выступает ОАО «ЦУП «Стройнефть». Структурно Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе даны теоретические характеристики современной системы документооборота, и рассмотрены виды систем автоматизации документаци-онного обеспечения управления;

Во второй главе проанализирована система документооборота ОАО «ЦУП «Стройнефть» и даны рекомендации по её улучшению;

Третья глава работы посвящена возможности внедрения автоматизации документооборота в ОАО «ЦУП «Стройнефть», проведен подбор системы ав-томатизации и рассмотрена эффективность её внедрения.

В заключении делаются выводы и оценки полученных результатов, опре-деляется направление дальнейшего совершенствования АИС делопроизводства и документооборота в ОАО «ЦУП «Стройнефть».

В приложении приведены документы, разработанные с целью усо-вершенствования делопроизводства и документооборота.

Список литературы

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите ин-формации» от 20 февраля 1995 г. №24-Ф3 (с изменениями от 10 ян-варя 2003 г.)

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 ян-варя 2002 г. №1 Ф-3

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Сис-тема организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

5. Единая государственная система делопроизводства. Основные поло-жения. М.: Главархив СССР, 1975

6. Государственная система документационного обеспечения управле-ния. Основные положения. Общие требования к документам и служ-бам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991

7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведом-ствах Российской Федерации (зарегистрирована Минюстом России 05.08.93 №321).

8. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной техно-логии и документационному обеспечению органов управления. Ут-верждён Постановлением Минтруда от 10.09.93 №152

9. Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по до-кументационному обеспечению управления. Утверждены постанов-лением Минтруда от 25.11.94 №72

10. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной вла-сти. Утверждены постановлением Минтруда от 26.03.2002 г. №23

11. Автоматизированные системы обработки управленческой информа-ции: проспект всесоюзной межотраслевой выставки НТИ-80. М.: Информэлектро,1980

12. Айларова М.А. «Реинжиниринг процессов документирования про-мышленных предприятий». – Владикавказ, 2005

13. Ананьева Т.Н. «Задачи и функциональная структура автоматизиро-ванной системы обработки и поиска организационно-распорядительной документации по материально-техническому снабжению» Экспресс-информация. Сер. «Документоведение, доку-ментационное обеспечение управления», 1981

14. Арутюнов Ю.С., Бобылева М.П. «Проблемы совершенствования технологии управления». – М.: Ин-т повышения квалификации ин-формационных работников, 1991

15. Баласанян В.Э. «Какой должна быть современная автоматизирован-ная система документационного обеспечения управления. – Дело-производство. № 1, 2004

16. Баласанян В.Э. «Применение автоматизированных систем докумен-тационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эф-фективности управления». – Делопроизводство. №2, 2002

17. Баласанян В.Э. «Электронный документооборот глазами профессио-нала». – Банки и технологии. №1, 2002

18. Бачило И.Л. «О проблемах информационного права в области доку-ментирования и документооборота». – Делопроизводство. №2, 2002

19. Бобылева М.П. «Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации». – Делопроизводство. №2, 2003

20. Бобылева М.П. «Корпоративная система документооборота и корпо-ративная культура: аспекты взаимовлияния». – Делопроизводство. №2, 2001

21. Бобылева М.П. «Корпоративная система документооборота и корпо-ративная культура банка». – Деньги и кредит. №5, 2001

22. Бобылева М.П. «Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления в банке». – Деньги и кредит. №3, 2002

23. Бобылева М.П. «Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления – особенности нового этапа». –Делопроизводство, №4, 2002

24. Бобылева М.П. «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному». – М..: Издательство МЭИ, 2004

25. «Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учеб. Пособие/ под ред. Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001

26. Джулер А., Дрюниани Б. «Креативные стратегии в рекламе». – С-Пб.: Питер, 2002

27. Дридзе Е.Б. «Экономические и организационные аспекты использо-вания информационных технологий в бизнес-процессах». – М.,2005

28. Клоков И.В. «Эффективное делопроизводство на компьютере». – С-Пб.: Издательство Питер, 2006

29. «Комплекс организационно-управленческой документации (сборник стандартов предприятия). – М.: ЦНИИТЭИприборостроения, 1983

30. Костров А.В. «Основы информационного менеджмента». Учеб. По-собие.– М.: Финансы и статистика, 2001

31. Кузнецова Т.В. «Место служб ДОУ и статус их работников в системе управленческого аппарата (тезисы доклада). – Делопроизводство. №1, 1999

32. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечения управления). – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999

33. Куперштейн В.И. «MS Оffis в управлении и делопроизводстве».–С-Пб.: Издательство Петербург, 2005

34. Ларин М.В. «Актуальные проблемы обмена документированной ин-формацией в государственном управлении. Делопроизводство. №2, 2003

35. Ларин М.В. «Управление документацией и новые информационные технологии». – М.: Научная книга, 1998

36. Ларин М.В., Мингалев В.С. «Современные системы документацион-ного обеспечения управления. – М:МГИАИ, 1982

37. Маковецкий В.В. «Документирование управленческой деятельно-сти».–М.: Издательство Колос, 2005

38. Мельникова Л.Ю. «Логические основы исполнения документа» – М.:,2005

39. Пахчанян А. «Обзор систем электронного документооборота. – Ди-ректор информационной службы. №2, 2001

40. Пашков Д.В. «Обзор современных систем автоматизации делопроиз-водства и документооборота». – Справочник секретаря и офис-менеджера. №5, 2004

41. Пшенко А.В. «Документационное обеспечение управления (дело-производство). – М.: ФОРУМ: ИНФРА. М,: Радио и связь, 2001

42. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. «Правда об электронном документообороте». – М.: ДМК Пресс, 2002

43. Румынина Л.А. «Делопроизводство». Учебник. – М.,2005

44. Савельева А.М. «Электронный документооборот» или «автоматиза-ция делопроизводства». Справочник секретаря и офис-менеджера. №1, 2003

45. Саттон М. «Корпоративный документооборот: принципы, техноло-гии, методология внедрения». М.: - БМ-икро», 2002

46. Смирнова Г.Н. и др. «Проектирование экономических систем».– М.: Финансы и статистика, 2001

47. Соколова Н.А. «Информационные технологии экономического ана-лиза».– М.: Издательство Экономика, 2002

48. «Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государ-ственной власти, предприятий и учреждений». Метод. пособие. – М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 1998

49. Харрингтон Дж., Эсселинг К., Ван Нимвеген Х. «Оптимизация биз-нес-процессов. Документирование, анализ управление, оптимиза-ция». – С-Пб.: 2002

50. Цитович И.Н. «Развитие информационного потенциала системы управления организацией». – М.: 2004

51. Чернов В.Н. «Проблемы перевода на новые информационные техно-логии автоматизированной информационной системы документаци-онного обеспечения аппарата Правительства Российской Федерации. – Делопроизводство. №2, 2002

52. Шафрин Ю.А. «Информационные технологии. Офисная техноло-гия». – М.

53. «Актуальные проблемы юриспруденции». Сборник научных трудов. Выпуск 5.– Владимир: ВГПУ, 2005

54. Журнал «Секретарь-Референт», №5 май, 2005

55. Журнал «Connect» №2, 2006 «Автоматизированный документообо-рот и делопроизводство», Кочеткова П.

56. Журнал «CADmaster» №1, 2006 «Документооборот».

Примечания:

Примечаний нет.