Содержание

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 7

1.1. Характеристика предприятия 7

1.2. Сущность делопроизводства в АО ПКД 10

1.3. Обоснование использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач 17

1.4. Характеристика организации обработки информации 21

1.5. Формализация задач обработки информации 22

1.6. Обоснование разработок по информационному обеспечению 24

1.7. Обоснование разработок по программному обеспечению 24

1.8. Обоснование разработок по технологическому обеспечению 30

1.9. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 31

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 33

2.1. Информационное обеспечение комплекса задач. 33

2.1.1 Инфологическая или информационная модель и ее описание 33

2.1.2 Характеристика входной информации 34

2.1.3 Характеристика результатной информации 43

2.1.4 Характеристика промежуточной информации (описание файлов и записей) 44

2.1.5 Используемые классификаторы, системы кодирования и структуры кодов. 44

2.2. Программная реализация комплекса задач 47

2.2.1 Описание структуры диалога 47

2.2.2 Структурная схема программного комплекса 48

2.2.3 Детальная блок-схема основных расчетных модулей и ее описание 50

2.2.4 Организация технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации 51

3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 54

3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности проекта 54

3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта 60

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63

ПРИЛОЖЕНИЯ 67

Введение

ВВЕДЕНИЕ

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумажек определяет потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также для регламентации воздействия этих решений на производственные процессы. В результате перемещение бумажек задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений. При этом как бы «за кадром» раньше оставались сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводилась человеком и «проявлялась» в виде бумажек. До некоторой поры компьютеры в большинстве организаций применялись неэффективно. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служила лишь для тривиального обмена файлами.

В то же время быстро подготовить документ - не значит просто занести его текст в компьютер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены ею между исполнителями, контрольные операции, компоновку, согласование и утверждение результирующих документов. Проблема компьютеризированного беспорядка всюду осознана, но мало где решена по-настоящему. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается. Следовательно, внедряя информационные технологии, любая организация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффективности труда своих сотрудников и компании в целом, чем и определяется актуальность выбранного проекта.

Дипломная работа посвящена проектированию и методике разработки систем электронного документооборота на базе Access.

Теоретическую и методологическую основу составили научные труды и публикации отечественных и зарубежных исследователей.

Объект исследования – комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ЗАО ПКД.

Предмет исследования – программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.

Целью работы является составление проекта разработки системы электронного документооборота для решения обозначенного в работе круга задач. Задачи полностью соответствуют поставленной цели.

Использованы такие методы, как теоретический анализ публикаций и изданий; системно-структурный анализ понятий, используемых в исследовании; систематизация полученных результатов.

Структура дипломной работы. Работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка основных обозначений и сокращений, библиографического списка и приложений. Основной текст содержит 80 страницы, _ таблицы, __ рисунка. Список литературы состоит из ___ наименований. Приложения выполнены на __ страницах.

Аналитическая часть посвящена анализу состояния исследуемого вопроса: даются общие понятия, раскрываются теоретические термины, приводятся правовые основы документооборота в организации, формулируются цель и задачи разрабатываемого проекта, приводится обоснование разработок и проектных решений.

В проектной части описывается входная оперативная информация как в виде документов и их реквизитов, так и в виде файлов и записей; постоянная информация во внешней памяти ПЭВМ, дана характеристика результатной информации, как в виде макетов, так и в виде файлов, описание классификаторов и структур кодов. В проектную часть также входит машинная реализация комплекса задач: схемы диалога, схема взаимосвязи программных модулей и информационных массивов, детальная блок-схема основных расчетных модулей, схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и описание всех схем; руководство пользователя. Также здесь представлен расчет эффективности разработки по результатам работы. В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов (базового и проектного вариантов), анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса. Рассчитываются и затраты на разработку проекта. Выводы об экономической эффективности делаются на основе вычисленных экономических показателей.

В составе работы разработан графический материал:

Приложение 1. Укрупненная схема основных бизнес процессов деятельности АО ПКД

1 лист

Приложение 2. Схемы бизнес-процессов

4 листа

Приложение 3. Образы бумажных документов

3 листа

Приложение 4. Состав реквизитов элемента «Входящие»

4 листа

Приложение 5. Состав реквизитов элемента «Внутренние»

1 лист

Приложение 6. Состав реквизитов элемента «Исходящие»

2 листа

В заключении приводится обобщение основных результатов дипломной работы, отмечены отдельные преимущества и недостатки выполненной работы.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика предприятия

АО ПКД была создана в 1994 году по предложению префекта Центрального административного округа, Москомимущества и банка «Столичный». Организация зарегистрирована в форме акционерного общества закрытого типа, кратко ЗАО «Производственно-коммерческая дирекция» или АО ПКД. Учредителями выступают правительство Москвы в лице Москомимущества и банк «Столичный». Размер уставного фонда общества на дату создания был установлен в размере 1 миллион долларов США. Основной деятельностью являются: упорядочение поступления арендной платы, обеспечении принятие мер по профилактике нарушений обязательств по ее уплате и оформления прав пользователей нежилых помещений, находящихся в собственности г. Москвы.

АО ПКД является юридическим лицом, не имеет в собственности обособленное имущество, но арендует на 49 лет здание, расположенное по адресу: Валовая ул., д. 14, стр. 2. Общая здания площадь 912 кв. метров, в настоящий момент числится на балансе Государственного московского предприятия «Первая образцовая типография». Таким образом Москомимущество сделало взнос в уставный фонд АО ПКД в зачет суммы арендной платы за необходимое количество лет на 51% акций АО ПКД.

АО ПКД самостоятельно организует и обеспечивает свою трудовую, финансовую, хозяйственную и иные виды деятельности, разрабатывает необходимые для этого внутренние положения и другие акты локального характера. Самостоятельно заключает и контролирует исполнение хозяйственных и других договоров со всеми видами организаций, предприятий и учреждений, а также частными лицами. Организация имеет Интернет-сайт http://www.pkd-mos.ru/.

Основными направлениями работы АО ПКД согласно Устава являются:

- подготовка, техническое оформление и представление для утверждения в Москомимущество договоров аренды на территории Центрального административного округа Москвы на нежилые помещения, предоставляемые в установленном порядке;

- контроль за поступлениями арендной платы;

- принятие мер по расторжению договоров аренды со злостными неплательщиками в установленном законом порядке;

- обеспечение своевременного поступления арендной платы в бюджет г. Москвы;

- проведение инвентаризации прав на объекты недвижимости на территории Центрального административного округа по поручению Москомимущества, префектуры ЦАО и территориальных управлений ЦАО;

- создание переселенческого фонда для временного отселения арендаторов при реконструкции в целях реализации ранее принятых программ;

- обеспечение сохранности и восстановления нежилых помещений после аварий, пожаров и других подобных случаев.

АО ПКД работает в тесном контакте с префектурой и территориальными управ

Список литературы

Библиографический список

1. Постановление правительства Москвы от 27.12.94 N 1184 « О создании акционерного общества « Производственно-коммерческая дирекция»

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. — 320с.

3. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. — 520 стр.

4. Делопроизводство в Российской Федерации : сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2006. - 352 стр.

5. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. — М.: Омега-Л, 2005. — 288 стр.

6. Клименко стр. В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. – М.: Эко-Трендз, 1999. – 272 стр.

7. Нормы времени на работы по ДОУ управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М.: Минтруд России, 2002

8. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99. Информационные технологии. Процессы жизненного цикла программных средств.

9. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

10. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

11. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

12. Интернет-сайт, посвященный системам электронного документооборота http://www.doc-online.ru/

13. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика// Обзор с Интернет-сайта http://www.klerk.ru

14. Обзор систем электронного документооборота // Статья электронного журнала «Директор ИС», № 02, 2001 г.)

15. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. // Журнал «Документооборот и Делопроизводство» № 5, 2004 г. с. 10-19.

16. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнов. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 512 с.

17. Литвин П., Гетц К., Гунделой М. Разработка настольных приложений в Access 2002/ Для профессионалов. – СПб. : Питер, 2002. – 1008 с.

18. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. – М.: Эко-Трендз, 1999. – 272 с.

19. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнов. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 512 с.

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (ОКУД).

21. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

22. Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р.. Эффективная работа с СУБД

23. Крутицкий Б. Организация делопроизводства и управления в офисе.- BHV –Санкт-Петербург,1997.

24. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по курсу «Электронные системы управления документооборотом» М.: МЭСИ, 2002.

25. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИДАНА, 2008. — 463 с.

26. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – 3 издание. – М.: Инфра-М; 2003. – 203 с.

27. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. Майкл Дж. Д. Саттон. – М.: Бизнес-Микро,2002., -446 с.

28. Галкин Г. Методы определения экономического эффекта от ИТ-проекта.// Интернет-портал, посвященный технологиям корпоративного управления http://www.iteam.ru/

Примечания:

работа неполностью