Содержание

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………….2

Глава 1.Теоретические аспекты документационного обеспечения

1.1. Категории и функции документов …………………………………4

1.2.Организационные формы и структуры делопроизводства ………13

Глава 2. Система организации документооборота в Академии

бюджета и казначейства Министерства Финансов России………18

2.1.Структура и основные направления деятельности

Академии ……………………………………………… 20

2.2.Характеристика Управления

делопроизводства и архива Академии ……………………24

2.3. Организация документооборота в Академии …………………… 27

2.4. Нормативно - правовая база работы с документами ……………28

2.5. Документооборот и контроль …………………………………….. 35

Глава 3. Влияние документооборота на эффективность управления …. 47

3.1. Внедрение электронного документооборота как элемент

совершенствования работы с документами……………………54

Заключение ………………………………………………………………….. 61

Список литературы……………………………………………………………64

Приложения

Введение

Введение.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Академии бюджета и казначейства Минфина России.

Целью написания дипломной работы является анализ документационного обеспечения деятельности "АбиК" Минфина России, а также разработка, внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- изучение функций, задач, основных видов деятельности Академии;

- изучение организации Управления делопроизводства Академии, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота Академии Бюджета и Казначейства Минфина России.

Объект исследования - система документооборота в ФГОУ ВПО

" Академия бюджета и казначейства Министерства финансов России".

Предмет исследования - процесс осуществления документооборота и его реализация.

Структура работы состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка литературы, 2 рисунков и 1 рисунка,21 приложений, 30 источников литературы.

Глава1.Теоретические аспекты документационного обеспечения

1.1.Категории и функции документов

Рыночная экономика, основанная на конкуренции, свободе производителей, требует постоянных поисков и смелых решений, а повышение эффективности фирмы или предприятия начинается с малого - умения осознать свои личные цели, умения понимать подчиненных, умения правильно распределять время, снимать стрессы и умения правильно работать с документами!

Перечисленные выше качества являлись рекомендациями для будущих менеджеров стран Западного мира . Конечно, очень многое в работе менеджера, карьере, жизни зависит от общих для всех, обстоятельств и условий, особенностей выпавших на долю места работы и вообще зависимость успеха дела от множества объективных, общих для всех взлетов и неудач. Но, не слишком ли часто мы неудачи объясняем объективными обстоятельствами? Ведь, как признается в науке о менеджменте, правильно сформировать проблему - это значит на 50% решить! Ну, а для успешного выполнения остальных 50% не последнюю роль играет создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи планирования, бухучета и отчетности, оперативного управления и кадрового обеспечения деятельности организации.

" Документ" - в пер. с латинского " documentum" - доказательство.

Документ - это материальный носитель информации, посредством которого может быть осуществлена ее обработка и передача во времени и пространстве, а также деловая бумага, которая подтверждает юридический факт или право на что-либо.

Сведения, содержащиеся в документе должны иметь правовое значение, в соответствии с действующим законодательством, его обработка должна быть удобна и проста.

История упоминает уже в XVI веке об использовании термина "дело" и даже зафиксированного в документах 1584 г. Первоначально говорилось

" дело производить" - значит решить вопрос. А по ходу решения дела возникла необходимость закреплять устное слово, оно же кратковременно, да и может быть забыто, не так понято или искажено при передаче. Поэтому, "дело" быстро вошло в употребление и уже обозначало " собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу". В словаре Даля слово " дело" объясняется еще конкретнее:

" письменное производство по службе, составляющее одно целое по одному делу, случаю, предмету".

В настоящее время термины " делопроизводство" и " документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения деятельности, цель которой, создание и оформление документа, регламентированного Госстандартом РФ .

Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. Деловой документ служит для фиксации административной

( управленческой) информации.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Она является важным аспектом работы любого учреждения: создаются документы, отражающие результаты и ведение деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально - техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом завися оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность любого учреждения в целом.

В представлении о документационном обеспечении управления или делопроизводстве в управлении часто недооценивается правовая природа документа. В сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления. Управленческий документ предстает как особая форма осуществления компетенционных задач и функций, поэтому на передний план выступают не его формальные признаки, присущие любому документу, а содержательные, которые выводят управленческий документ в отдельную особую категорию документов.

Документ - средство закрепления и передачи управленческих решений, правовых норм и иной служебной информации с помощью материального носителя и принятых официальных символов и обладающее обязательными реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Наиболее распространенным носителем для документа является бумага, хотя все чаще применяются электронные носители.

Документирование - создание различных видов документов по установленным правилам. Результатом документирования является документ. Соблюдение правил документирования придает юридическую силу документу, т. е. закрепляет особое свойство, называемое юридической силой и сообщаемое документу действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается обязательным, для каждого из его видов, набором обязательных реквизитов (элементов оформления), к которым относятся бланк адресанта, наименование адресата, текст, подпись, дата, регистрационный номер, печать, заверительная подпись и т. д. Документ, в зависимости от сферы, отражением воздействия на которую он является, предстает как многофункциональный феномен, основная элементарная частица совокупности разнообразных отношений, возникающих в процессе исполнения компетенционных задач.

В процессе установленных задач и функций осуществляются самые разнообразные формы деятельности, при этом образуются документы, реализующие основные функции:

" Социальная - реализация важнейших социальных потребностей

общества в целом, его коллективных и индивидуальных

субъектов;

" Управленческая - закрепление властных предписаний, запретов,

посредством которых осуществляется организационное

целенаправленное воздействие на регулируемые

общественные отношения;

" Правовая - установление правового статуса участников

общественных отношений;

" Информационная и коммуникативная - сохранение информации во

времени и пространстве, связи между элементами

системы управления, средство личного общения;

" Культурная - передача культурных обычаев и традиций;

" Научно - историческая - создание Архивного фонда РФ.

- Документы классифицируются по следующим признакам:-

Способу создания - рукописные письменные,

электронные документы;

Адресанту (адресату) - входящие;

исходящие;

внутренние.

Доступности - секретные; для служебного пользования;

конфиденциальные.

Процессы создания являются основными для делопроизводства, обработки, движения документов, а также хранение и использование их в текущей деятельности. Вопросы работы подразделений документационного обеспечения, их структура, функции, техническое обслуживание

Список литературы

Список литературы:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52.

2. " Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти.

Типовая инструкция по делопроизводству". Изд. " Ось-89" 2008 г.

3.Анодина Н. Н " Документооборот в организации".

Практ. пособие 2004 г " Документооборот управленческой деятельности". Изд. " ИНФРА" 2003 г.

4.Белов А. Н., Белов А. А." Делопроизводство и документооборот"

Изд. " ЭКСМО" 2005 г.

5. Басаков М. И. " Современное делопроизводство"

Изд. " Феникс" 2007 г.

6 Галахов В. В., Корнеев И. К., Ксандэпуло Г. Н. . " Делопроизводство"

ООО " Изд. Проект"-2004 г."

7.Коршунова Л. Н., Проданова Н. А " Документирование управленческой деятельности" Изд. " Феникс" 2004 г.

8.Крылова И. Ю. " Документирование управленческой деятельности". Изд. " Бизнес-Пресса" 2008 г.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

10.Кудряева В. А. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. 2-е изд., перераб. и доп., М.: ИНФРА-М, 2002. 592

11 Кирсанова М. В. " Современное делопроизводство"

Изд. " Инфра-М". Сибирское соглашение 2005.

12.Кузнецова Т. В, Санкина П. В., Быкова Т. А.

" Документационное обеспечение управления"

Уч.,М. " МЦФЭР" 2007г.

13. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М " Документационное обеспечение управления организаций" Изд. " ИНФРА" 2005 г.

14. Мячинина И. В., Колесник А. Г., Ткачева Н. А.

Документационное обеспечение управления организации"

Изд. " Ростов - Феникс" 2007 г.

15. Мельникова А. С.. //Делопроизводство //

" Документы и делопроизводство" М.2004, с 114 Изд.Феникс

16. Новикова М. " Документационное обеспечение управления"

Изд. " Ось-89" 2006 г.

17. Румынина Л. А. " Делопроизводство в кадровой службе"

Изд. " Академия" 2008 г.

18 .Рогожин М. Ю. " Документационное обеспечение, документирование, менеджмент" Универсальное пособие. 2006 г.

19. " Современные технологии работы с документами, автоматизация

делопроизводства" Изд. " Дело", 2001 г.

20. " Делопроизводство: документационное обеспечение управления".

М. Бизнес - школа, изд. " Интел-Синтез", 2005 г.

21. Спивак В. А." Делопроизводство: Учебное пособие"

// -СПб: Питер, 2005 //

22. Соколов В. С " Документационное обеспечение управления"

Изд. " ИНФРА" 2005 г.

23. Слиньков В. Н. Практические рекомендации, Киев КНТ, 2005 г " Свод документов администрирования делопроизводства в менеджменте бизнеса"

24. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. 2004г.

25. Янкович Ш. А. "Делопроизводство в кадровой службе",

М.,2006 Изд .ЮНИТИ с. 15-24

26. Яновская В. В. " Нормативное обеспечение делопроизводства

в учреждении, на предприятии" // Делопроизводство, 2004 г.//

Примечания:

Примечаний нет.