Современные условия предъявляют высокие требования к деятельности делопроизводственных служб системы «Стройнефть». Вопросы совершенство-вания организации делопроизводства ставятся в один ряд со сложнейшими на-учными исследованиями.
В процессе управленческой деятельности органы и подразделения полу-чают, и сами создают различные документы, причём с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.
Управление немыслимо без оборота документов, так как документ явля-ется главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инстру-ментом подавляющего большинства управленческих операций.
Систему документальной информации исследует документоведение – на-учная и учебная дисциплина, изучающая общие закономерности создания до-кументопотоков в ОВД является одним из методов улучшения, удешевления рационализации управления.
В системе обеспечивающих функций Компании не последнее место за-нимает делопроизводство. Термин «делопроизводство» - русский термин. Он не имеет аналогов в других языках и берет начало от старого понятия «производ-ство дел».
Делопроизводство всегда занимало и занимает особое место в работе подразделений организации. От его правильной организации в конечном итоге зависит оперативность управления, надежность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность ис-пользования документной информации в будущем.
При автоматизации делопроизводства руководители и сотрудники овд ос-вобождаются от несвойственным операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют во-просы установления правильного четкого документооборота – одной из состав-ных частей делопроизводства.
Актуальность проекта сводится к следующему:
Современный период развития Компании характеризуется расширением использования современных информационных технологий в их деятельности. Цель их применения состоит в достижении более высокого качества, изменении содержания и характера труда сотрудников. Благодаря автоматизации целого ряда информационных процессов работники «ЦУП Стройнефть» освобождают-ся от рутинных, трудоемких операций и могут основное время посвятить ана-лизу актуальных проблем и выработке действенных мер их решения.
Наиболее актуальными являются проблемы правового регулирования процессов информатизации и обеспечение информационный деятельности в правоохранительной сфере.
Необходимо признать, что информатизация Компании, насыщение их со-временными информационными технологиями в настоящее время не обеспече-ны законодательной базой в достаточной степени.
Слабо учитывается практика международного регулирования обеспече-ния информационной безопасности. Вместе с тем, международный аспект явля-ется принципиально важным, так как в целях создания международного ин-формационного пространства правоохранительных органов важной задачей вы-ступает гармонизация законодательства, разработка и принятие единых техно-логических стандартов и принципов правового регулирования.
Не решены принципиальные для формирования единой нормативной правовой базы теоретические вопросы, относящиеся к раскрытию юридически значимого содержания таких базовых понятий, как «информатизация Компа-нии» и «информационная сфера Компании», во многом это связано с отсутст-вием системного правового взгляда не более общие понятия: «информационное право», «информационное противоборство в правоохранительной сфере», «со-временные информационные технологии».
Комплексная разработка АИС в Компании будет способствовать выра-ботке конструктивных предложений по существенному повышению эффектив-ности управления в Компании.
Современные и перспективные направления совершенствования доку-ментационного обеспечения управления делопроизводства неотделимы от про-цесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения связанные с созданием качественно новых видов вычислительной и организационной техники, средств связи, дают возможность перейти к принци-пиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в подразделениях Компании, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Проблемы в области документооборота. В условиях настоящего инфор-мационного взрыва документы превратились в знания, а управления знаниями стало первоочередной, критической задачей для Компании, где управление до-кументами рассматривается как один из главных приоритетов.
Системы управления документами с развитыми средствами ведения ар-хива помогает преодолеть информационный хаос, связывая документы в логи-ческие блоки. Под документооборотом любой организации сегодня принято понимать любую передачу информации, значимый для организаций. На этом этапе, когда происходит автоматизация, определяются виды, объем и значи-мость информации для организации, а затем процесс её передачи также автома-тизируется и в итоге документируется в электронном виде, но в России АИС пока сопровождается рядом трудностей: во-первых, они довольно дороги, во-вторых, у нас не хватает квалифицированного персонала для работы с ними.
Эффективность документооборота занимает важнейшее место в структу-ре управления оперативной деятельностью и её поддержке в Компании. Стоить особенно подчеркнуть важность подготовки всех сотрудников организации. Хорошо обученные работе в системе информатизации – залог успешной реали-зации сложившейся ситуации.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производствен-ной деятельности. Она предполагает не только единые правила документиро-вания - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными тре-бованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов докумен-тов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традицион-ной технологии управления документооборотом - практическая невозмож-ность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей ин-формации.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный мо-мент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструмен-тами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охваты-вает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных под-разделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводст-венного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя
учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьюте-ры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспе-чивает полную технологическую поддержку «электронного документообо-рота», но дальше использования техники для подготовки документа в тек-стовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Предмет исследования: - развитие, организация, и формы деятельности ОАО «ЦУП «Стройнефть».
Автор ставит перед собой цель:
• разработка АИС на основе анализа информационной среды;
• применение новых средств сбора, передачи, обработки и вы-дачи информации;
• совершенствование информационной базы предметной об-ласти на основе новых методик и концепций;
• новые автоматизированные решения комплексов управленче-ских задач;
Задачи - Дипломная работа состоит в исследовании системы совре-менного документооборота предприятия и направлений её улучшения. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление с организационной структурой фирмы;
- изучение функций, задач, основных видов деятельности фирмы;
- рассмотрение места и значения службы документационного обеспе-чения в деятельности ОАО «ЦУП «Стройнефть»;
- изучение организации службы документационного обеспечения управления фирмы, ее структуры и объемов работы, а также анализ документо-оборота;
- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих ор-ганизацию делопроизводства;
-разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Предметом исследования - являются взаимоотношения структурных элементов системы документационного управления. Объектом исследования выступает ОАО «ЦУП «Стройнефть». Структурно Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.
В первой главе даны теоретические характеристики современной системы документооборота, и рассмотрены виды систем автоматизации документаци-онного обеспечения управления;
Во второй главе проанализирована система документооборота ОАО «ЦУП «Стройнефть» и даны рекомендации по её улучшению;
Третья глава работы посвящена возможности внедрения автоматизации документооборота в ОАО «ЦУП «Стройнефть», проведен подбор системы ав-томатизации и рассмотрена эффективность её внедрения.
В заключении делаются выводы и оценки полученных результатов, опре-деляется направление дальнейшего совершенствования АИС делопроизводства и документооборота в ОАО «ЦУП «Стройнефть».
В приложении приведены документы, разработанные с целью усо-вершенствования делопроизводства и документооборота.
|