ВВЕДЕНИЕ
Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумажек определяет потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также для регламентации воздействия этих решений на производственные процессы. В результате перемещение бумажек задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений. При этом как бы «за кадром» раньше оставались сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводилась человеком и «проявлялась» в виде бумажек. До некоторой поры компьютеры в большинстве организаций применялись неэффективно. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служила лишь для тривиального обмена файлами.
В то же время быстро подготовить документ - не значит просто занести его текст в компьютер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены ею между исполнителями, контрольные операции, компоновку, согласование и утверждение результирующих документов. Проблема компьютеризированного беспорядка всюду осознана, но мало где решена по-настоящему. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается. Следовательно, внедряя информационные технологии, любая организация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффективности труда своих сотрудников и компании в целом, чем и определяется актуальность выбранного проекта.
Дипломная работа посвящена проектированию и методике разработки систем электронного документооборота на базе Access.
Теоретическую и методологическую основу составили научные труды и публикации отечественных и зарубежных исследователей.
Объект исследования – комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ЗАО ПКД.
Предмет исследования – программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.
Целью работы является составление проекта разработки системы электронного документооборота для решения обозначенного в работе круга задач. Задачи полностью соответствуют поставленной цели.
Использованы такие методы, как теоретический анализ публикаций и изданий; системно-структурный анализ понятий, используемых в исследовании; систематизация полученных результатов.
Структура дипломной работы. Работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка основных обозначений и сокращений, библиографического списка и приложений. Основной текст содержит 80 страницы, _ таблицы, __ рисунка. Список литературы состоит из ___ наименований. Приложения выполнены на __ страницах.
Аналитическая часть посвящена анализу состояния исследуемого вопроса: даются общие понятия, раскрываются теоретические термины, приводятся правовые основы документооборота в организации, формулируются цель и задачи разрабатываемого проекта, приводится обоснование разработок и проектных решений.
В проектной части описывается входная оперативная информация как в виде документов и их реквизитов, так и в виде файлов и записей; постоянная информация во внешней памяти ПЭВМ, дана характеристика результатной информации, как в виде макетов, так и в виде файлов, описание классификаторов и структур кодов. В проектную часть также входит машинная реализация комплекса задач: схемы диалога, схема взаимосвязи программных модулей и информационных массивов, детальная блок-схема основных расчетных модулей, схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и описание всех схем; руководство пользователя. Также здесь представлен расчет эффективности разработки по результатам работы. В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов (базового и проектного вариантов), анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса. Рассчитываются и затраты на разработку проекта. Выводы об экономической эффективности делаются на основе вычисленных экономических показателей.
В составе работы разработан графический материал:
Приложение 1. Укрупненная схема основных бизнес процессов деятельности АО ПКД
1 лист
Приложение 2. Схемы бизнес-процессов
4 листа
Приложение 3. Образы бумажных документов
3 листа
Приложение 4. Состав реквизитов элемента «Входящие»
4 листа
Приложение 5. Состав реквизитов элемента «Внутренние»
1 лист
Приложение 6. Состав реквизитов элемента «Исходящие»
2 листа
В заключении приводится обобщение основных результатов дипломной работы, отмечены отдельные преимущества и недостатки выполненной работы.
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Характеристика предприятия
АО ПКД была создана в 1994 году по предложению префекта Центрального административного округа, Москомимущества и банка «Столичный». Организация зарегистрирована в форме акционерного общества закрытого типа, кратко ЗАО «Производственно-коммерческая дирекция» или АО ПКД. Учредителями выступают правительство Москвы в лице Москомимущества и банк «Столичный». Размер уставного фонда общества на дату создания был установлен в размере 1 миллион долларов США. Основной деятельностью являются: упорядочение поступления арендной платы, обеспечении принятие мер по профилактике нарушений обязательств по ее уплате и оформления прав пользователей нежилых помещений, находящихся в собственности г. Москвы.
АО ПКД является юридическим лицом, не имеет в собственности обособленное имущество, но арендует на 49 лет здание, расположенное по адресу: Валовая ул., д. 14, стр. 2. Общая здания площадь 912 кв. метров, в настоящий момент числится на балансе Государственного московского предприятия «Первая образцовая типография». Таким образом Москомимущество сделало взнос в уставный фонд АО ПКД в зачет суммы арендной платы за необходимое количество лет на 51% акций АО ПКД.
АО ПКД самостоятельно организует и обеспечивает свою трудовую, финансовую, хозяйственную и иные виды деятельности, разрабатывает необходимые для этого внутренние положения и другие акты локального характера. Самостоятельно заключает и контролирует исполнение хозяйственных и других договоров со всеми видами организаций, предприятий и учреждений, а также частными лицами. Организация имеет Интернет-сайт http://www.pkd-mos.ru/.
Основными направлениями работы АО ПКД согласно Устава являются:
- подготовка, техническое оформление и представление для утверждения в Москомимущество договоров аренды на территории Центрального административного округа Москвы на нежилые помещения, предоставляемые в установленном порядке;
- контроль за поступлениями арендной платы;
- принятие мер по расторжению договоров аренды со злостными неплательщиками в установленном законом порядке;
- обеспечение своевременного поступления арендной платы в бюджет г. Москвы;
- проведение инвентаризации прав на объекты недвижимости на территории Центрального административного округа по поручению Москомимущества, префектуры ЦАО и территориальных управлений ЦАО;
- создание переселенческого фонда для временного отселения арендаторов при реконструкции в целях реализации ранее принятых программ;
- обеспечение сохранности и восстановления нежилых помещений после аварий, пожаров и других подобных случаев.
АО ПКД работает в тесном контакте с префектурой и территориальными управ
|