Содержание

ВВЕДЕНИЕ 4

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ОВД ПО НИЖНЕВАРТОВСКОМУ РАЙОНУ И ЕГО СТРУКТУРА 10

1.1. Основные этапы развития организации 11

1.2. Структура организации и нормативно-правовое документационное обеспечение 17

ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СЛУЖБЕ ДОУ ОВД ПО НИЖНЕВАРТОВСКОМУ РАЙОНУ 30

2.1. Современные информационные технологии в документообороте организации 30

2.2. Современные информационные технологии в документировании организации 40

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СЛУЖБЕ ДОУ ОВД ПО НИЖНЕВАРТОВСКОМУ РАЙОНУ 46

3.1. Рекомендации по использованию информационных технологий в ДОУ ОВД по Нижневартовскому району 46

3.2. Предложения по использованию информационных технологий в документировании и документообороте 55

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 65

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 69

ПРИЛОЖЕНИЯ 74

Введение

Каким бы ни было предприятие, организация, учреждение, в какой бы организационной форме оно не существовало, ведение делопроизводства является его обязательной задачей.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под документационным обеспечением управления (далее ДОУ) понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны .

В России, вслед за ведущими зарубежными странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания "электронного правительства", которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.) .

В настоящее время по-прежнему используются различные организационные формы работы, нередко связанные с субъективными представлениями. Вместе с тем в наименованиях служб все чаще отражаются особенности, обусловленные использованием систем автоматизации документооборота и электронных документов (например, управления и отделы информационных ресурсов или документационного обеспечения и т.п.). Кроме того, в результате применения информационных технологий, в особенности систем автоматизации документооборота в деятельности служб документационного обеспечения управления (ДОУ), появляются новые виды работ, меняется их содержательная сторона. В этих условиях комплексная оценка деятельности служб ДОУ заслуживает особого внимания.

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

В организациях с развитой территориальной структурой может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений. Ослабление внимания к вопросам совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всей организации: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами.

Отдел внутренних дел (ОВД) осуществляет правоохранительную деятельность в условиях экономического, политического и социального кризиса, а современная преступность создает реальную угрозу государству. Сложившаяся ситуация выдвигает на первый план задачу совершенствования всех направлений оперативно-служебной деятельности, мобилизации внутренних ресурсов для успешного выполнения ими своего функционального назначения.

Проблемы совершенствования управления документацией с помощью современных информационных технологий, организация доступа к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств определяют актуальность выбранной темы.

Целью исследования является рассмотрение деятельности группы делопроизводства и режима Отдела, разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для совершенствования службы ДОУ в Отделе и анализ использования информационных технологий.

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть историю организации ОВД по Нижневартовскому району и его структура;

провести анализ современных информационных технологий в службе ДОУ ОВД по Нижневартовскому району;

предложить рекомендации по совершенствованию службы ДОУ ОВД по Нижневартовскому району на основе информационных технологий.

Объектом является группа делопроизводства и режима Отдела внутренних дел.

Предметом исследования дипломной работы являются современные информационные технологии.

Информационной базой исследования стали работы в основном отечественных авторов.

И.К. Корнеевым и В.А. Мащурцевым рассмотрены основные понятия, функции и организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, в частности документационного обеспечения управления, работа с базами данных, распределенная обработка данных в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях.

Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова "Делопроизводство на компьютере". В разделе об автоматизации делопроизводства дана классификация средств автоматизации с описаниями особенностей и возможностей. В других разделах кратко описываются информационные технологии.

С.Л. Кузнецов и Т.В. Сиганова рассматривает современные принципы и правила организации делопроизводства на базе компьютерных систем и технологий: составление, оформление, прием-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, работа с кадровой документацией, хранение документов в электронной форме.

В учебном пособии под редакцией профессора Г.А. Титоренко систематизируется накопленный опыт создания информационных технологий управления экономическими объектами на примере управления фирмой, рассматривается организация обработки информации в служебных информационно-вычислительных сетях административного управления органами федерального, регионального и муниципального уровней.

М.И. Басаков . В его работе излагаются основные сведения об организации делопроизводственной службы, особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

М.Ю. Рогожин даёт ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия.

Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления - этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

ГОСТ Р 511541 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - настоящий стандарт, является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

Источники:

1. Приложение к приказу ОВД по Нижневартовскому району от 13 марта 2007 г. № 152: "Об утверждении Положения о группе делопроизводства и режима ОВД по Нижневартовскому району" .

2. Приложение к приказу УВД ХМАО-Югры от 05 августа 2004 г. № 704: "Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в аппарате и подчиненных подразделениях УВД ХМАО-Югры" .

3. Приложение к приказу ОВД Нижневартовского района от 31 июля 2006 г. № 650: "Об утверждении Инструкции о порядке оформления основных видов документов в ОВД Нижневартовского района" .

4. Приказ МВД РФ от 12.05.2006 г. № 340 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел РФ, с указанием сроков хранения".

Среди законодательных актов были выделены: Конституция РФ, закрепляющая право на труд. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", играющий приоритетную роль в регулировании информационных отношений, возникающих при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Во введении раскрываются актуальность проблемы, объект и предмет исследования. В первой главе изучаются основные этапы развития организации ОВД по Нижневартовскому району, его структура и нормативно-правовое документационное обеспечение. Во второй главе рассматриваются современные информационные технологии в документообороте и документировании организации. В третьей главе мы даем рекомендации по совершенствованию и использованию информационных технологий в службе ДОУ ОВД по Нижневартовскому району, а также в документировании и документообороте организации. В заключении содержатся основные выводы дипломной работы. Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу, которыми мы пользовались при изучении темы.

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12.12.1993. М., 2000.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 30.11.1994 № 51-ФЗ Часть первая (в ред. от 21.07.2005).

3. Трудовым кодексом Российской Федерации.

4. Уголовный кодекс Российской Федерации.

5. Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации.

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". // [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rg.ru/oficial/doc/federal_zak/1-fz.shtm, свободный.

7. Федеральный закон от 21.07.1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (в ред. от 01.12.2007).

8. Федеральный закон от 15.11.1997 г. № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния"; (в ред. от 18.07.2006).

9. Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1- ФЗ 1 "О языках народов Российской Федерации" // [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rkpb.ru, свободный.

10. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

11. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".

12. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (c изменениями на 4 декабря 2006 года) // [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/fz125.php, свободный.

13. Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации".

15. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (в ред. от 23.09.2005).

ГСДОУ

16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М. ВНИИДАД.1991.

Государственные стандарты

17. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Изд. Стандартов. М.1998.

18. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/gost51141.php, свободный.

19. ГОСТ 6.10.5 - 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра - образца. - М.: Издательство стандартов, 1987.

20. ГОСТ 6.10.1 - 88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения.

21. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. От 12.11.2003).

Научные издания

22. Документационное обеспечение в системе управления: Материалы I Всероссийской научно-практической конференции (Нижневартовск, 2-3 апреля 2007 г.) / Отв. ред. В.В. Степанова, Е.А. Давыденко. - Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гуманит. ун-та, 2008. - 107 с.

23. Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении: сборник статей VII Международной научно-практической конференции. / Под ред. Л.Р. Фионовой, А.В. Печорского. - Пенза, 2007.

Литература

24. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 4-е изд., перераб. и доп. / М.И. Басаков. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2005. - 336 с.

25. Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учеб. Пособие / Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов. - Пенза: Пензенский государственный университет, 2003. - 67 с.

26. Березина, Н.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. / Н.М. Березина, Е.П., Воронцова, Л.М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2005. - 272 с.

27. Елизаветина, Т. Делопроизводство на компьютере. 3-е изд. / Т. Елизаветина, М. Денисова. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ; СПб.: Питер, 2005. - 300 с.

28. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред .проф. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДИАНА, 202. - 280 с.

29. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство. / М.В. Кирсанова. М.: ИНФРА - М-Новосибирск, 2002. - 304 с.

30. Корнеев, И.К. Информационные технологии в управлении. / И.К. Корнеев, В.А. Мащурцев. М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с.

31. Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие / И.Ю. Крылова. - СПб.: Издательский дом "Бизнес-пресса", 2004. - 240с.

32. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 592 с.

33. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве) / С.Л. Кузнецов - Издание 2-е перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. - 208 с.

34. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебник / Т.В. Кузнецова. М.:МЦФЭР, 2004. - 544 с.

35. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / Т.В. Кузнецова. - 3-е изд., испр. и допол. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "ИнтелСинтез", 2002. - 384 с.

36. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие / А.В. Пшенко. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 256 с.

37. Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: учебно-практ. пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 368 с.

38. Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие / Т.В. Сиганова. - Омск: Омск.гос. ун-т, 2004. - 71 с.

39. Фионова, Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения правления. - Пенза: Издательство Пензенского государственного университета, 2005. - 95 с.

Примечания:

Примечаний нет.