1. Особенности управленческого учёта
Управленческий учёт – это система информационной поддержки менеджмента, основанная на определении, измерении, накоплении, анализе, переработке и передаче информации о внешней и внутренней среде хозяйственной деятельности компании.
Главной целью управленческого учета является предоставление менеджерам компании всей необходимой информации для выполнения ими основных функций управления - планирования, организации, стимулирования и контроля.
В отличие от бухгалтерского учета, регулируемого законодательством, управленческий учет строится исключительно в соответствии с информационными потребностями менеджмента конкретной компании.
На проектах менеджеры часто спрашивают, хорошая или плохая у них система управленческого учёта. Ответить на этот вопрос могут только сами менеджеры. Если система управленческого учёта позволяет оперативно получать необходимую информацию для принятия решений, значит, она реализована успешно.
В связи с этим постановка управленческого учета должна осуществляться индивидуально для каждой компании с учетом особенностей и специфики ее деятельности. Грамотно построенная система управленческого учета позволяет оперативно получать необходимую менеджерам информацию в наиболее удобных форматах, что способствует своевременному принятию верных управленческих решений.
Ведение управленческого учёта подразумевает выполнение существенного объема разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты на обработку такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки данных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую информацию нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки.
Выбор способа автоматизации управленческого учета зависит от поставленных перед управленческим учётом задач и степени готовности предприятий к созданию комплексных решений. Разные способы автоматизации требуют принципиально разных подходов к подбору программных средств.
Исходя из нашего практического опыта постановки и автоматизации систем управленческого учета выделим три варианта решения:
• Ведение полноценного управленческого учёта на предприятии. Автоматизация системы управленческого учёта на базе ERP-систем;
• Использование управленческой информации из различных информационных систем. Автоматизация системы управленческого учёта с помощью аналитических систем класса BPM (Business Performance Management) и BI (Business Intelligence) на базе OLAP-технологий;
• Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища данных.
2. Ведение полноценного управленческого учёта на предприятии. Автоматизация системы управленческого учёта на базе ERP-систем
2.1. Описание решения.
Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:
• ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);
• управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;
• планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;
• управление запасами и закупочной деятельностью. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;
• планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;
• финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;
• функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.
Автоматизация управленческого учёта на платформе ERP-систем предполагает создание системы учёта всех операций по всей группе компаний. При этом в управленческом учёте используется общий план счетов группы компаний (один для всех компаний) с максимальной детализацией субсчетов и аналитик, которые могут быть использованы в других учётах. Все первичные документы и сводные проводки учитываются в рамках управленческого учёта. Для возможности ведения других учётов используется трансформация данных из управленческого учёта.
Использование данных различных модулей ERP-системы в разрезе общих справочников и аналитик позволяет оперативно формировать необходимые управленческие отчеты.
2.2. Преимущества и недостатки решения.
Преимущества
• Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)
• Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников
• Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации
• Встроенные функции контроля за учётными операциями
Недостатки:
• Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет
• Аналитика, которую обеспечивает ERP-система, зачастую оказывается ненужной — объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение
• Необходимость реорганизации большинства бизнес-процессов
• Высокая стоимость внедрения
3. Использование управленческой информации из различных информационных систем. Автоматизация системы управленческого учёта с помощью аналитических систем класса BPM и BI на базе OLAP-технологий
3.1. Описание решения.
Рост числа проектов по автоматизации управленческого учёта с применением систем класса BI и BPM обусловлен тем, что в большинстве компаний информация находится в различных системах, не доступных для централизованного просмотра и анализа.
Задачи, которые решают аналитические системы:
• добыча, структуризация содержащихся в различных информационных системах данных и их преобразование в полезную информацию и знания;
• построение единого информационного пространства, проведение анализа и извлечение полезной информации;
• мониторинг деятельности;
• построение корпоративной отчетности;
• исследование данных, прогнозирование и выработка решений;
• повышение эффективности инвестиций в ERP-системы.
Главная особенность аналитических систем – ориентация на конечного пользователя. Без привлечения программистов пользователь может самостоятельно провести анализ, составить необходимый отчёт или сделать прогноз.
3.2. Преимущества и недостатки решения.
Преимущества
• Относительно быстрое внедрение (2-6 мес.)
• Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу и конфигурации отчетности
• Возможности по автоматизации всех контуров планирования
• Дополнительные возможности для консолидации данных по нескольким компаниям
• Относительно невысокая стоимость внедрения
Недостатки
Аналитические системы работают только в связке с транзакционными (в т.ч. учетными) системами
4. Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища данных
4.1. Описание решения.
Корпоративное хранилище данных – программное обеспечение для архивации данных и фильтрации первичных данных.
Автоматизации управленческого учета с использованием КХД обычно предполагает использование следующих информационных систем:
• Системы нормативно-справочной информации – ведение классификаторов и справочников, в т.ч. управленческого плана счетов,
• Системы ввода первичных документов – модули бухгалтерских, учетных или ERP-систем, прочие покупные или самописные системы,
• Учетные системы – ведение бухгалтерского, производственного, складского и пр. видов учета,
• Хранилища данных,
• Аналитические системы класса BPM и BI.
Система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых системах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные системы при этом должны быть совместимы с системой НСИ.
BPM-система необходима для планирования деятельности компании: Формирование (ввод данных, согласование и утверждение) бюджетов, прогнозирование результатов.
Ввод первичных документов имеет смысл поручать сотрудникам на местах. Это осуществляется с помощью четных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию.
Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.
При необходимости предусматривается возможность учета совершившихся, но еще документально не подтвержденных событий.
После того как первичная информация была введена в учетную систему, она импортируется в корпоративное хранилище данных в требуемом виде с набором необходимой аналитики.
Аналитическая система в соответствии с заложенным в нее инструментарием по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.
4.2. Преимущества и недостатки решения
Преимущества
• Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу и конфигурации отчетности
• Возможности по автоматизации всех контуров планирования
• Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)
• Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников
• Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации
• Встроенные функции контроля за учётными операциями
Недостатки
• Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов
• Высокая стоимость внедрения
• Длительные сроки внедрения
5. Типичные проблемы и ошибки российских компаний при автоматизации управленческого учёта
• Отсутствие IT стратегии или слабая связь со стратегией развития организации;
• Отсутствие проработанной постановки задачи автоматизации системы управленческого учёта и технического задания на автоматизацию;
• Попытки автоматизации управленческого учёта до разработки методологии и решения организационных вопросов;
• Неучастие руководства в процессе разработки и внедрения системы
• Неверное распределение ролей Заказчика и Исполнителя при внедрении системы;
• Отсутствие мотиваций персонала организации при внедрении системы;
• Использование различных IT консультантов по решению одной задачи или взаимосвязанного комплекса задач;
• Попытки автоматизировать «всё сразу»
Важно, чтобы люди, которые видят цифры, получаемые в ходе деятельности компании, любых проектов и инициатив, могли быть уверены в точности, выверенности, достоверности и закономерности этих показателей.
Как ни парадоксально это звучит, последнее время все чаще приходится слышать от менеджеров, что скорость принятия решений снижается не из-за недостатка имеющейся информации, а из-за её избытка.