Исходя из этого, офис-менеджер:
Выполняет функции секретаря Компании:
Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- Заказ канцелярии ежеквартально.
- Осуществление подписки на периодические издания.
- Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
- Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
Координирует и контролирует работу:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.
Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.