Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:
- иметь номенклатуру — ценник;
- установить четкую систему документации и документооборота;
- проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты.
Внутри каждой из перечисленных групп производственные запасы подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры.
Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник.
Номенклатура — систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общесоюзными стандартами — ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер — условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.
Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.