Работник кадровой службы - это лицо организации, это тот человек, которого встречают первым, приходя устраиваться на работу. Если претендент видит, как серьезно подходит кадровик к подбору персонала, то и отношение к организации, к своим обязанностям, к себе, к своей деятельности будет у него более ответственное. И наоборот, если претендента встретили кое-как, в спешке куда-то посадили, что-то дали заполнять, ничего не объяснив, или заставили ждать, то и у него складывается негативное мнение о фирме, о серьезности намерений руководства организации.

Кадровик должен точно знать требования, предъявляемые к вакансии, зафиксированные в должностной инструкции и которые хотел бы видеть руководитель у будущего работника. Нужно учитывать личные качества, необходимые для вакантной должности, а также знать, кто занимал освободившуюся должность, почему уволился, что не устраивало бывшего работника либо его руководителя.

Подбор кадров ведется из двух источников: внутренних и внешних. Внутренний резерв для заполнения вакансий - это продвижение или передвижение сотрудников внутри собственной фирмы. Хотя этот способ и дешевле, здесь многое зависит от степени соответствия того или иного работника занимаемой должности, потенциальных возможностей сотрудника при его перемещении на другую работу.

При внешнем отборе для заполнения вакансий размещаются объявления об открывшихся вакансиях в различных формах: публикации в газетах, журналах; объявления по радио и телевидению; запросы в городские и районные центры занятости населения; заказы в рекрутинговые фирмы; информирование руководителей партнерских фирм, сотрудников своей фирмы и т. д. Этот путь достаточно трудоемкий, приходится сталкиваться с большим количеством претендентов, что связано с затратами времени, средств, аналитических и моральных усилий.

Агентства по трудоустройству своими силами проводят предварительный отбор профессионально подготовленных сотрудников, составляют на них психологические характеристики, так что кадровая служба организации еще до очного знакомства достаточно знает о претендентах, оставляя за собой право выбора.

В последнее время знакомство с кандидатом часто начинается заочно - по его резюме. Резюме - это самохарактеристика, которая отражает, кроме анкетных данных, цель обращения, желаемые должность и условия кандидата; опыт работы; дополнительную информацию: знание языков, наличие водительских прав, возможность ездить в командировки и т. п.

Если по резюме кандидат подходит, ему назначается встреча. После собеседования претендент заполняет анкету, иногда проходит профессиональное тестирование. При соответствии профессиональных и личных качеств соискателя назначается его встреча с непосредственным руководителем для окончательного решения вопроса о возможности приема кандидата на вакантное место.