Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, регистрируется, систематизируется и накапливается для дальнейшего отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности в таблицах специальной формы, которые называются учетными регистрами или регистрами бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дисках, дискетах и т.д.).

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

- бухгалтерские книги – сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с определенным набором граф (таблица), на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или иного уполномоченного лица;
- кассовая книга не только нумеруется, но и прошивается шпагатом и скрепляется печатью; в зависимости от объема учетных записей в книге отводится одно или несколько страниц для того или иного счета;
- книги применяются для аналитического и синтетического учета (например: Главная книга, Кассовая книга, Книга складского учета);
- карточки – отдельные листы из плотной бумаги стандартного размера, хранятся в специальных ящиках – картотеках, разделителями совокупность карточек разбивается на определенные разделы. Карточки открываются на год. При открытии карточки регистрируются в реестре, где им присваивается порядковый номер. Наиболее распространенными являются три вида карточек: контокоррентные – имеют графы дебет и кредит, материальные – имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества и суммы, многоколонные – имеют несколько граф;
- свободные листы (ведомости) – листы большего, чем карточки формата, хранятся в специальных папках – регистраторах, открывают их на месяц или квартал. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм.

Форма регистра зависит от его назначения и характера учетных записей, определяется совокупностью и расположением реквизитов. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством Фиансов РФ и другими органами, которым федеральным законом предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями самостоятельно при соблюдении ими общих методологических принципов ведения бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Таким образом учетные регистры делятся на:

- хронологические, в которых записи о хозяйственных операциях совершаются в хронологическом порядке по мере их совершения;
- систематические, в которых записи о хозяйственных операциях группируются по определенным признакам;
- комбинированные, сочетающие хронологические и систематические записи (например, Журнал главная).

В зависимости от содержания операций, отражаемых в регистрах бухгалтерского учета, регистры делят на синтетические и аналитические:

- регистры синтетического учета – открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, только дата, номер и сумма бухгалтерской проводки);
- регистры аналитического учета – служат для отражения данных аналитического счетов. С их помощью осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

Регистры бухгалтерского учета подразделяется по строению (каким образом расположены графы и сколько их) на:

- односторонние регистры – различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете;
- двусторонние регистры – применяются в основном при ведении учета в книгах, счет открывается на двух развернутых страницах книги: левая страница – дебет, правая – кредит. Используются в синтетическом и аналитическом учете при ручном способе учета;
- многографные регистры – используются для отражения дополни тельных показателей внутри аналитического учета, например, учет движения материалов отражается в целом по организацию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организацию, подразделениям и в разрезе статей затрат;
- линейные регистры – разновидность многографных регистров, в них каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов;
- шахматные регистры – используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

Записи в учетные регистры осуществляют ручным способом – шариковой ручкой при ведении бухгалтерского учета ручным способом, в случае если бухгалтерский учет ведется с применением вычислительной техники в среде автоматизированной бухгалтерской системы – данные первичных документов вводятся в программу, учетный регистр распечатывается и хранится на бумажном носителе. По окончании месяца на каждой странице учетного регистра подводятся итоги, итоговые записи синтетических и аналитических регистров сверяются.

Правильность отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица составившие и подписавшие их.

После утверждение годового бухгалтерского баланса учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организация.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита от несанкционированных исправлений.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в учетных регистрах, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.