Построение отдела кадров должно осуществляться по следующим основным принципам:
• Оптимизация структуры отдела.
В состав отдела помимо обычных (традиционных) подразделений, таких как сектор найма сотрудников, сектор кадрового делопроизводства, подготовки кадрового резерва и т. п., целесообразно включить современные и важные структуры, ведущие обработку кадровой информации, карьерного роста сотрудников, подбора топ-менеджеров, маркетинга и экономики кадров и др.
• Специализация кадровых работников отдела.
Каждый сотрудник отдела, имея годовые и квартальные планы своей работы, специализируется в конкретном виде своей деятельности (набор персонала, его обучение, мотивация или ротация и т. п.) с обязательной стажировкой в подразделениях своей фирмы. Целью таких стажировок является более глубокое понимание специфики работы каждого отдела компании, естественно, с более глубоким отражением этой специфики в дальнейших кадровых решениях.
• Аналитичность работы отдела.
Вопросы обработки кадровой информации, оценки ее полноты и достоверности, регулярности представления ее на самые разные уровни управления являются необходимым условием эффективности работы отдела. В сборе и обработке кадровой информации необходимо максимально возможное применение современных информационных технологий, а также применение социометрических замеров, социологических опросов, анализа общественного мнения.
Другие профессиональные кадровые подразделения, такие как учебный центр, группа оценки персонала, редакция бюллетеня (журнала) и др. В современных условиях рыночной конкуренции, внедрения инновационных технологий особое значение имеют создание и работа корпоративных учебных центров (университетов, колледжей) с соответствующей организационной и учебно-методической структурой.
Как правило, успешные компании имеют в своем составе специалистов по кадровой работе с персоналом высшего органа управления компании (совета директоров, наблюдательного совета и т. д.). Чаще всего в этой роли выступают советники (помощники) генерального директора по кадровым вопросам, которые имеют свой фронт работы, свои задачи, соответствующие статьи расходов.
С целью построения кадровой вертикали целесообразно установить институт уполномоченных по кадровой работе от руководителей подразделений компании для постоянного взаимодействия кадровой Службы с линейными подразделениями. Как правило, такие представители подразделений определяются их руководителями и утверждаются генеральным директором. Кадровая служба регулярно информирует этих уполномоченных лиц о принятых кадровых действиях на данном этапе, включает их в практическую кадровую работу подразделений в случаях, когда не требуется личного участия их руководителей.
Внешние кадровые Службы (кадровые агентства, консультационные фирмы, обучающие организации), с которыми постоянно взаимодействует кадровая служба компании. Главная задача такого взаимодействия — определять качество работы таких фирм и организаций (на основании тендеров, конкурсов), использовать их в своей работе для снижения стоимости кадровых расходов (вместо штатных работников).
Организационно такое взаимодействие может выглядеть как работа одного из сотрудников кадровой Службы, обязанного отслеживать уровень работы таких структур, заключать договоры в случае взаимодействия и решать другие аспекты возможной совместной работы.
Необходимая информационная структура кадровой работы:
- Обеспеченность инструктивно-распорядительными документами.
• Кадровая политика (стратегический кадровый план) на текущий год (или с перспективой на 2-3 года), включая смету кадровых расходов. Этот документ готовится кадровой Службой, согласовывается со всеми подразделениями, утверждается высшим руководством компании, а генеральный директор контролирует ход его исполнения. Это главный кадровый документ компании.
• Положение о кадровой работе компании. Документ определяет порядок построения кадровой работы, место и роль подразделений компании и профессиональных кадровых Служб в управлении персоналом, порядок отчетности, контроля.
• Положение об отделе кадров (управлении по работе с персоналом), других кадровых подразделениях.
• Статус сотрудника компании, кодекс профессионального поведения сотрудника. Это документы, в дополнение к положениям Трудового кодекса определяющие для каждого сотрудника компании его основные права, возможности, порядок поведения, обучения, взаимодействия с коллегами, клиентами, конкурентами.
• Документы, определяющие выполнение конкретных кадровых решений: график заседания совета директоров по кадровым вопросам, сроки аттестаций, план обучения, ротации кадров, обучения резерва и т. п.
• Кадровые технологии. Это документы, определяющие порядок исполнения и контроля за достижением цели по конкретным кадровым позициям: наем новых сотрудников, оценка итогов работы, мотивация, ротация, обучение сотрудников, корпоративные праздники и ритуалы и др.
Порядок анализа и обработки кадровой информации
Целесообразен еженедельный анализ (формат кадровой отчетности на еженедельном оперативном совещании у первого руководителя), ежеквартальный (оценка текущей кадровой ситуации с анализом увольнений, наказаний, обучения и развития сотрудников, работы с персоналом конкретных руководителей подразделений), ежегодный (стратегический анализ с оценкой хода выполнения кадровой программы компании, тенденциями, проблемами и решениями в области кадров).
Таким образом, оценка инфраструктуры кадровой работы осуществляется по следующим критериям:
• наличие нужного числа высококлассных специалистов в кадровой Службе и их специализация;
• обеспеченность этих работников ресурсами, необходимыми документами и регулярно поступающей информацией;
• наличие алгоритма взаимодействия подразделений кадровой Службы с отделами и службами компании, включая помощь линейным руководителям.