Организационно-правовая форма компании влияет на порядок утверждения годового отчета. Для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ эти процедуры различны. Рассмотрим каждый из вариантов.
Для учредителей
ООО утверждают годовую отчетность на общем собрании участников или учредителей. Фирмы обязаны проводить его как минимум один раз в год. Конкретные сроки должны быть указаны в уставе организации.
Обратите внимание: собрание нельзя проводить раньше двух и позже четырех месяцев после окончания года. Так сказано в статье 34 Закона № 14-ФЗ.
О грядущем собрании фирма должна уведомить каждого учредителя заказным письмом. По итогам собрания следует составить два документа – протокол и решение. Их формы официально не утверждены. Протокол должен содержать сведения о дате, времени и месте проведения собрания. В нем также нужно указать фамилию, имя, отчество председателя и секретаря, перечислить учредителей и размеры их долей в уставном капитале и повестку дня. Наконец, важно не забыть отразить в документе результаты собрания.
На основе протокола оформляют решение об утверждении годовой бухгалтерской отчетности ООО. Дата составления этого документа и будет датой утверждения отчета на титульном листе бухгалтерского баланса.
Для акционеров
Чтобы утвердить годовой отчет, АО должно провести общее собрание акционеров. Для подготовки к этому мероприятию у акционеров есть больше времени, чем у участников общества с ограниченной ответственностью. В пункте 1 статьи 47 Закона № 208-ФЗ сказано, что собрание необходимо провести не раньше чем через два и не позже чем через шесть месяцев по окончании года. Конкретный срок также должен быть прописан в уставе организации.
О том, что фирма проводит собрание, необходимо не позднее чем за 20 дней до его начала уведомить каждого акционера заказным письмом. В письме обязательно нужно указать полное название, юридический и фактический адрес фирмы, дату и место проведения собрания, повестку дня, порядок ознакомления акционеров с бухгалтерской отчетностью и другими документами (например, аудиторским заключением).
Акционерным обществам гораздо сложнее утвердить отчеты, чем их коллегам с «ограниченной ответственностью». Для начала достоверность отчетных данных организации должна подтвердить ревизионная комиссия. Затем не позже чем за 30 дней до проведения годового собрания акционеров отчетность надо утвердить на совете директоров АО. Если такой управляющей структуры в организации нет, баланс должен предварительно утвердить ее руководитель.
Утверждение отчета акционерного общества (как и ООО) оформляют протоколом и решением на его основе. Кроме обязательных реквизитов, перечисленных в протоколе для ООО, в аналогичной бумаге акционерного общества должно быть указано как общее количество голосов акционеров, так и количество участвующих в собрании. Дату, указанную в решении, проставляют на титульном листе баланса.