- дает четкие определения самому понятию прогул;
- определяет документы и правила, устанавливающие уважительные причины для отсутствия;
- определяет набор действий, которыми необходимо руководствоваться в случаях прогула;
- описывает все возможные ситуации и частные случаи неявки работника, а также инструкции для этих ситуаций.
Прогул
В Российской Федерации понятию «прогул» дается четкое определение в Трудовом Кодексе (п.п. «а», ст. 6, ч. 1, статьи 81). Согласно установленным в данном законе нормам, прогул определяется как отсутствие сотрудника на его рабочем месте в течение рабочего дня, в не зависимости от того, сколько он длится, или же отсутствие работника более 4-х часов подряд за весь рабочий день без уважительной причины.
Уважительная причина
В первую очередь, чтобы установить наличие прогула, нужно определить, что считается уважительной причиной. Так как законодательство не дает четких ответов на этот вопрос, ответ на него находит сам работодатель. В связи с этим, по устоявшимся правилам, уважительными считаются причины, из-за которых работник просто не имел возможности выйти на работу, и которые, соответственно, подтверждены документально. Это могут быть такие причины как посещение врачебного кабинета, родственника в больнице, срочный вызов в учреждение образования (школа, сад, ПТУ и пр.), жилищные аварийные ситуации или ЧП по дороге на работу и т.п.
Стоит отметить также, что документ, который подтверждает уважительную причину, может быть любым. Так, визит к врачу работник может засвидетельствовать не только больничным листом или справкой, но и записью в амбулаторной карте о проведении приема, с подписью врача.
Рабочее место
Еще одним важным моментом, в случаях установления факта прогула, является определение рабочего места. Трудовой кодекс это понятие определяет так: рабочее место связано с деятельностью работника, находится под непосредственным контролем работодателя, работник должен прибыть на рабочее место вовремя и находиться там в рабочее время. Трудовой договор или должностная инструкция обычно указывают, где находится рабочее место каждого из сотрудников.
На практике бывают случаи, когда рабочее место указывается лишь как адрес предприятия, без дальнейшей детализации по отделу, участку, цеху и т.п. В таких случаях, если работник прибыл на территорию предприятия, но не дошел до своего непосредственного места работы, то прогул зафиксировать не удастся.
Теперь, когда мы четко определили, что является прогулом, рассмотрим определенные ситуации и их решения.
1. Сотрудник не явился на работу
Давно начался рабочий день, а работника нет. Первым делом нужно попытаться связаться с ним и выяснить причину неявки. При наличии уважительного обстоятельства, работодатель не проводит оформление факта отсутствия, а лишь делает соответствующую отметку в табеле рабочего времени.
При неуважительной причине прогула, или же из-за невозможности связаться с работником, нужно сразу приступать к оформлению факта его отсутствия на рабочем месте. Алгоритм следующих действий будет такой:
• непосредственный руководитель работника должен составить докладную записку о прогуле. Если работник подчиняется напрямую начальнику организации, то вместо докладной, руководитель составляет распоряжение, в котором указывается на прогул работника, и далее он дает поручение лицам, уполномоченным в дальнейших действиях, оформить факт прогула.
• следующим не обязательным, но желательным действием будет сбор у других работников докладных или объяснительных, в которых они подтверждают, что не видели прогульщика в этот день;
• далее, на основании докладной, составляется акт об отсутствии сотрудника на его рабочем месте, который заверяется подписями не менее трех свидетелей. В акте также отмечается, что причина неявки на работу не установлена.
Оформление акта о прогуле.
Форма соответствующего акта государством не ратифицирована, поэтому организация в праве самостоятельно разрабатывать форму этого документа. Что обязательно должно в нем указываться:
o фамилия, и инициалы отсутствующего сотрудника;
o должность сотрудника;
o дата отсутствия (если прогулян не полный рабочий день, то указывается длительность отсутствия);
o обязательно указываются дата и время составления акта.
После составления акт заверяется подписями лиц, его составившими, а также свидетелями в лице сотрудников организации (не менее трех), которые своими подписями подтвердят факт отсутствия. После подписания акта, его передают в отдел кадрового учета организации. Вместе с актом передается докладная записка непосредственного начальника с резолюцией от руководителя организации.
На основании поданных документов лицо, ответственное за ведение кадрового учета, в учетном табеле рабочего времени отмечает неявку работника кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам) или цифровым кодом «30». Эта отметка ставится, если сотрудник не появлялся на рабочем месте весь день. Когда же сотрудник прогулял 4 и более часа подряд, но в этот день вышел на работу (что, согласно Трудовому кодексу тоже является прогулом), тогда в табеле помечают отсутствие отметкой «Я», или цифровым кодом «01», и указывают количество часов, отработанных сотрудником в этот день.
Ждем, когда сотрудник появится на работе.
Оформление факта отсутствия сотрудника на рабочем месте теперь завершено. Дальше процедура увольнения останавливается, ведь без прогулявшего сотрудника невозможно выяснить причину его отсутствия, а именно, была она уважительной или нет. За время отсутствия на работе сотрудника, ежедневно составляются акты о его отсутствии, а в табеле проставляется код НН (30).
Ни в коем случае не стоит издавать приказ об увольнении по причине прогула, пока сотрудник не появится на работе и не получит требований письменно объяснить свое отсутствие. Также не следует отправлять письмо по почте, даже если будет проведена опись вложений с уведомлением о получении. А все потому, что даже если сотрудник письменно подтвердит получение уведомления, но не напишет объяснительную, то увольнение может быть признанно незаконным, если, конечно, работодатель не докажет, что прогул был без уважительной причины, что доказать на практике весьма сложно.
2. Сотрудник появился на работе
Вручаем акт, требуем объяснительную.
При первом же появлении сотрудника на рабочем месте, ему предоставляют для ознакомления копию актов за каждый день прогула. Вместе с этим, руководитель требует у работника письменное объяснение по факту прогула. Этот документ необходим для выяснения причины отсутствия работника, и без него увольнение за прогул является весьма рискованным. Сотрудник имеет право обжаловать такое решение и работодатель, кроме как восстановить сотрудника, будет обязан выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул. В Трудовом кодексе РФ не прописан порядок, как необходимо требовать объяснительную записку, поэтому, в большинстве случаев, все ограничивается устной просьбой.
• Работник отказывается писать объяснительную.
В конфликтной ситуации или когда работник враждебно настроен, требование предоставить объяснительную записку лучше оформить письменно и вручить работнику под подпись, а при отказе в получении, составить соответствующий акт о факте отказа (должен быть заверен двумя свидетелями). Необходимо также указать дату требования, ведь работнику для подготовки объяснительной записки Трудовой кодекс выделяет два рабочих дня (ст. 193). Следовательно, по прошествии двух дней, если сотрудник не представил объяснительную, несмотря на то, что получил соответствующее требование, работодатель имеет право составить акт об отказе работника давать объяснение.
• Работник пишет объяснительную.
Но, как правило, сотрудники предоставляют объяснительную записку. В таких случаях, работодатель должен решить, является ли причина прогула уважительной или нет.
- Причина признается уважительной.
Если руководство организации придет к выводу, что указанные в объяснительной записке причины являются уважительными, то следственная процедура по факту прогула считается завершенной, а все собранные документы (докладные, акты, объяснительные) прилагаются к личному делу работника. Сотрудник продолжает трудиться, а дни неявки оплачиваются только в случаях, когда документ, представленный для подтверждения уважительной причины, подлежит законной оплате (больничный лист, повестка и т.п.)
- Причина признается неуважительной.
В случаях, когда причину прогула руководство признает неуважительной, то на законных основаниях можно уволить провинившегося сотрудника. Стоит заметить, что увольнение является крайней мерой наказания в таких случаях, а Трудовой кодекс РФ разрешает руководителю применять и более мягкие виды наказаний – замечание, выговор.
3. Увольнение
Если руководство пришло к решению уволить сотрудника за прогул, то издается соответствующий приказ.
Оформление приказа.
• Приказ оформляется по установленной форме N Т-8.
• В приказе напрямую указывается, что сотрудник увольняется за прогул, и приводится ссылка на статью 81 Трудового кодекса РФ, п.п. "а" п. 6 ч. 1.
• Приказ подписывает руководитель организации, либо другое уполномоченное на то лицо.
• В приказе указывается дата издания приказа и день увольнения.
Обращаем внимание! Даже при длительном отсутствии работника приказ издается не первым днем прогула (задним числом), а числом, когда приказ фактически издан. Однако, если работник после появления трудился на рабочем месте, то днем увольнения будет считаться последний день, когда сотрудник вышел на работу, т.е. не последний день перед прогулом, а последний день, когда сотрудник появился на работе. Если сотрудник, после представления объяснительной, продолжал выполнять свои обязанности, то дата увольнения будет такая же, что и дата приказа. В других случаях рабочий день перед прогулом и будет днем увольнения.
• Сроки для издания приказа
Увольнение в случаях прогула по неуважительной причине является дисциплинарным взысканием. Согласно Трудовому кодексу работодатель может наложить на сотрудника взыскание не позднее шести месяцев после свершения, или не позже одного месяца после обнаружения. В ситуациях с прогулом день обнаружения и день свершения являются одним днем, что подтверждается актом об отсутствии работника, поэтому у работодателя есть один месяц, чтобы уволить сотрудника.
• Ознакомление сотрудника с приказом
Затем, как приказ подписан, нужно ознакомить с ним увольняемого сотрудника, который должен подписью подтвердить свое ознакомление. Если работник отказывается подписывать запись об ознакомлении, то сотрудник кадровой службы, уполномоченный провести ознакомление, должен сделать соответствующую запись об этом, и заверить ее своей подписью.
• Запись в табеле.
После издания приказа об увольнении в табель учета рабочего времени вносятся изменения, путем зачеркивания отметки «НН» или цифрового кода 30 одной чертой и проставления сверху отметки «ПР» или кода 24. Это исправление заверяется подписью сотрудника, ведущего табельный учет, и других лиц, которые его составляют и утверждают (руководитель, бухгалтерия и т.п.)
4. Завершающий этап, оформление документов.
После ознакомления с приказом необходимо оформить трудовую книжку работника, личную карточку, а также произвести выплату заработной платы и компенсацию за неиспользованный отпуск.
В трудовой книжке и личной карточке делается запись о том, что сотрудник уволен за прогул на основании п.п. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ. Днем увольнения сотрудника также указывается последний день его выхода на работу.
При получении трудовой книжки на руки работник должен расписаться в ней под записью об увольнении, еще работнику нужно поставить свою подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек. Наличие подписей защитят работодателя от претензий со стороны уволенного работника по поводу выдачи трудовой.