График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7. Он должен быть утвержден подписями руководителя кадровой службы и руководителя предприятия не позднее двух недель до наступления нового года. Если в структуре предприятия имеется профсоюзный орган, то график отпусков с данным подразделением должен быть обязательно согласован. Это должно быть засвидетельствовано датой и номером в графе.

Основными графами Графика отпусков, которые должен заполнить кадровик в первую очередь, являются графы 1-6. Графа 4 заполняется на основании личной карточки работника. Графы 7-9 графика отпусков заполняются уже в процессе, когда работники начнут уходить в отпуск. В графе 7 делается отметка после того, как отпуск сотрудника фактически был закончен. Если работника предприятия не устраивает время отпуска, его можно перенести, а в графе 8 указывается ссылка на документ, подтверждающий перенос отпуска (приказ о переносе отпуска, личное заявление сотрудника и др.). Изменение даты отпуска фиксируется в графе 9. В графе 10 указываются необходимые примечания: отпуск не предоставлен или продлен на основании какого-либо приказа (к примеру, больничного листа), или перенесен по семейным обстоятельствам и т.п.

Все изменения в форме Т-7 графика отпусков вводятся с разрешения лица, который утвердил данный документ.