Реферат: Public Relations

       В условиях резкого обострения конкурентной борьбы и ослабления влияния на ее исход ценовых факторов позиции отдельных компаний в еще большей степени зависят от эффективности и качества труда их персонала.

      Современный менеджмент должен всесторонне учитывать существенный рост значения «человеческого капитала» в деятельности фирм и одновременно-радикальные изменения качества этого капитала. Высшее руководство предприятия, - пишет известный немецкий специалист Эрнст Цандер о последних десятилетиях, - больше уже не имеет исключительной власти в принятии решений. Объем и сложность работы вынуждают делегировать многие полномочия сотрудникам и возлагать на них персональную ответственность.… Изменяется также и отношение наемного работника к руководителю. Демократические принципы проложили дорогу в экономику. Наемные работники стали сознательнее и влиятельнее. Они требуют теперь обращения с собой соответственно с изменившимися обстоятельствами. Они справедливо считают, что принадлежат к той категории идеальных, сознающих свою ответственность граждан, без чьей критики и содействия современная общественная жизнь была бы немыслима.

      Приведенные соображения вполне относятся и к сегодняшней России с тою лишь оговоркой, что здесь их действенность, в отличие от стран запада, обуславливается новой политической обстановкой, приведшей к резкой активизации действий работников всех отраслей экономики, включая и такие формы, как забастовочная борьба, возросшие требования работников к руководству предприятий. В ближайшем будущем российские менеджеры будут, видимо, сталкиваться в сфере управления персоналом с проблемами близкими тем, с которыми имеют дело их западные коллеги.

      Менеджеры персонала все больше вовлекаются в деликатную сферу человеческих взаимоотношений на предприятиях, стремясь гармонизировать их с целью формирования единой эффективно работающей команды. На этом пути они сталкиваются с множеством сложных проблем, значительная часть которых порождена изъянами во внутренних коммуникациях.

      В 70-90-е годы западные теоретики и практики менеджмента много сделали для того, чтобы создать эффективную сеть этих коммуникаций. Основанные на двустороннем движении информации, они крайне важны для включения персонала в процесс принятия решений. Тем не менее, и по сей день в данной области существует немало проблем. Менеджерам, выполняющим основные функциональные обязанности по управлению производством, сбытом, закупками, финансами и т.д., трудно сочетать эту деятельность с осуществлением эффективных коммуникаций со своими подчиненными, руководителями и коллегами. В результате в большинстве случаев менеджеры отдают предпочтение традиционному одностороннему типу внутрифирменных коммуникаций, обеспечивающему движение информации сверху вниз при отсутствии надежной обратной связи, и, тем более, обмена информацией по вертикали и горизонтали. Попытки взвалить на плечи менеджеров задачу организации эффективных коммуникаций в ряде случаев приводят к тому, что компания превращается в своеобразное издательство, выпускающее огромное количество различных информационных материалов для персонала: многотиражек, внутрифирменных бюллетеней, докладов и обзоров, дискуссионных листков, различных документов, а также кино-, видео- и аудио продукции. Эффективность этих информационных материалов, как правило, недостаточно высока.

      Опыт показал, что работу по созданию и развитию внутрифирменных коммуникаций нецелесообразно поручать менеджерам, отвечающим за конкретные участки работы и принятие решений. Организации нуждаются в особой категории специалистов, которые могли бы выполнять эту работу на высоком профессиональном уровне, выступая своеобразными коммуникационными посредниками между менеджером и «синими воротничками ». Эту задачу выполняет в настоящее время менеджмент по связям с общественностью («public relations »).

      «Менеджмент нуждается в понимании отношений и ценностей общественности для достижения целей организации. Сами эти цели определяются средой организации. Специалист в области «public relations» выполняет функции консультанта по отношению к менеджменту и посредника, способствующего переводу частных интересов и целей организации на язык социально значимой политики и действий ».

      Можно назвать конкретные направления деятельности такого консультанта и посредника в сфере управления персоналом:

1) поддерживая репутацию организации, он способствует созданию условий для формирования духа единой команды, ведущего к росту индивидуальной производительности;

2) с помощью «public relations» выполняет функцию «системы раннего предупреждения» организации о неожиданных изменениях внутренней среды;

3)благодаря тем же «public relations» открывает перед организацией новые возможности, так как специалисты по связям с общественностью поддерживают намного более тесные контакты с ее внутренней средой, чем кто-либо другой из числа менеджеров;

4)помогает организации выйти из кризисных ситуаций в отношениях между менеджерами и рабочими;

5)использует «public relations» в качестве действенного инструмента преодоления отрыва высшего руководства компании от ее персонала;

6)ведая связями с общественностью, успешно содействует адаптации персонала к изменениям, происходящим практически непрерывно;

7)будучи специалистом в области «public relations», реализует планы компании в социальной сфере, представляя ее публике как социально ответственный институт общества.

Распространено мнение, согласно которому менеджеры персонала, из-за слабого владения навыками коммуникации, оказывают на его поведение недостаточное влияние, явно уступая в этом отношении профсоюзам. Часто последние берут на себя роль коммуникационных посредников между менеджерами и «синими воротничками». Это обстоятельство вызывает недовольство высшего руководства компаний. Оно энергично выступает против монополии профсоюзов на предоставление внутрифирменной информации наемным рабочим. «Ни при каких обстоятельствах управленческая информация не должна передаваться рядовым работникам компаний по каналам профсоюзов. Также ни при каких обстоятельствах менеджеры не должны принимать решения на основе информации, поступающей к ним по профсоюзным информационным каналам».

Наступивший в экономике западных стран в начале 90-х годов спад заметно обострил борьбу между менеджментом и профсоюзами за контроль над сетью внутрифирменных коммуникаций. В этой борьбе менеджмент делает ставку на специалистов в области внутрифирменных «public relations» - профессионалов в сфере коммуникаций. Чтобы эти специалисты действовали эффективно как коммуникационные посредники между менеджментом и «синими воротничками», необходимы определенные условия. Во-первых, менеджерам нужно полностью положиться на специалистов в области «public relations» в деле создания и развития эффективных внутрифирменных коммуникаций. Во-вторых, как менеджерам, так и профсоюзным деятелям следует относиться с доверием к этим специалистам как к квалифицированным и честным коммуникационным посредникам. В-третьих, менеджеры и рабочие должны полностью понять особую важность коммуникаций в сфере трудовых отношений. В-четвертых, менеджерам и рабочим надлежит быть готовыми к предоставлению менеджерам по связям с общественностью правдивой откровенной информации.

Ход экономических реформ в России, включающих процессы приватизации и акционирования предприятий, позволяет с уверенностью прогнозировать появление аналогичных проблем во вновь образуемых компаниях. Трудовые отношения в приватизируемых организациях будут быстро вырастать в одну из наиболее сложных и трудно выполнимых функций менеджмента, требующую особо высокого уровня подготовки в области коммуникаций.

Коммуникации в сфере трудовых отношений предназначены для выполнения ряда задач и достижения конкретных целей. Особое значение имеют следующие.

1.Обеспечение межличностных коммуникаций. Опыт западного менеджмента говорит о том, что различного рода печатная информация играет значительную роль в достижении целей управления персоналом. Однако она не в состоянии заменить личное общение. Развитие такого общения – задача внутрифирменных «public relations».

2.Изменение характера внутрифирменных изданий (многотиражек, биллютеней). Активная деятельность специалистов в области «public relations» привела к тому, что эти издания стали более независимыми, публикуют критические материалы и интересуются мнением читателей. Эти издания, таким образом, превратились в трибуну всей организации и представляют собой двусторонний канал коммуникаций.

3.Обеспечение успешного соперничества формальных коммуникаций с неформальными. Специалисты «public relations» достаточно успешно нейтрализуют каналы слухов, которые часто используются для подталкивания наемного персонала к организации забастовок.

4.Улучшение информированности персонала о политике руководства. Особое значение для рабочих имеет информация о социальных гарантиях, служебных продвижениях и уровне оплаты труда наемного персонала, предоставляемая внутрифирменными «public relations».

5.Оказание содействия работникам компании в ознакомлении с финансовой документацией. Рядовые работники компании далеко не всегда располагают необходимой подготовки для правильного понимания финансовой отчетности и финансовой политики руководства. Специалисты «public relations» некоторых компаний в дополнение к финансовой отчетности готовят видеофильмы для персонала с целью разъяснения финансового положения организации и проводят необходимое обучение.

6.Организация обмена информацией между материнской и дочерней компаниями. В ряде случаев между персоналом обеих компаний отношения складываются не просто. Специалисты в области «public relations» способствуют их гармонизации, используя для этого свои возможности в области коммуникации.

7.Объяснение особенностей новой технологии. Эта задача приобретает все большее значение в связи с постоянным совершенствованием технологии, внедрением автоматизации, роботизации, компьютеризации. Характер этих процессов не всегда понятен рабочим, они часто связывают такие процессы с усилением угрозы безработицы.

8.Повышение эффективности мер в области безопасности. «public relations» располагают возможностью осуществить обучение персонала необходимым мерам безопасности. Такое обучение идет непрерывно и рассчитано как на новичков, так и на достаточно опытных работников.

9.Обеспечение персонала информацией о деятельности руководства. В условиях, когда отдельные производства компании размещены в разных районах страны или мира, информация о деятельности центрального руководства приобретает особое значение для координации действий и мотивации персонала предприятий.

10.Разъяснение персоналу структуры и функций управления. Основные уровни управления, причины и характер перемещений менеджеров отражаются во внутрифирменной информации. Она преследует цель разъяснить персоналу компании сущность и особенности деятельности менеджеров на различных уровнях управления.

11.Систематическое информирование акционеров компании. Информация о планах руководства в области управления акционерным капиталом также имеет особое значение для той части персонала, которая состоит из акционеров компании.

12.Информирование персонала о системе вознаграждений. Люди, работающие в компании, должны иметь полное представление о том, как и за что они вознаграждаются.

13.Информация об имеющихся вакансиях. Она приобретает особое значение для персонала международных и крупных национальных компаний, располагающих возможностью предложить своим рабочим и служащим работу по специальности в другом районе страны или мира в одном из филиалов или одной из дочерних фирм  компании.

14.Обеспечение эффективной обратной связи. Специалисты «public relations» оказывают содействие в организации систематического общения нижестоящих менеджеров и «синих воротничков» с высшим руководством компании, формируя у последних чувство ответственности и причастности к принятию решений.

15.Оглашение действующих правовых норм и инструкций. Внутрифирменная служба «public relations» проводит среди персонала компании разъяснительную работу, оповещая о системе правового регулирования и законодательства, поскольку она касается деятельности компании, а также в связи с новыми распоряжениями и инструкциями ее руководства.

Для всех рассмотренных выше функций внутрифирменных «public relations» характерен один общий принцип: все работники должны быть уверены в том, что их мнение очень важно для руководства компании и они могут высказать его свободно и открыто, а руководство всегда готово их выслушать.

Стоит подчеркнуть, что в своеобразных условиях России отечественные службы внутрифирменных «public relations» могут использовать определенные аспекты опыта партийных и комсомольских организаций, действовавших в прошлом на предприятиях (речь идет не о содержании, а о формах и методах их работы с кадрами).

Для выполнения своих функций специалисты в области внутрифирменных «public relations» располагают достаточно эффективными средствами. К их числу относятся уже упоминавшиеся внутрифирменные издания. В Великобритании, к примеру, насчитываются сотни компаний, выпускающих такие бюллетени и другие внутрифирменные издания. Последние могут представлять собой небольшие журналы или биллетени, многотиражные и стенные газеты, информационные листки. Популярностью пользуются информационные доски. Их размещают в помещениях организации для того, чтобы возможно больше людей могло ознакомиться с соответствующей информацией. Она может быть весьма разнообразной и не обязательно исходящей от вышестоящего руководства. Характер информации зависит от типа информационной доски. Есть такие, на которых можно помещать любую информацию. В ряде случаев доски разделяют на ряд секций, каждая из которых предназначена только для определенного вида информации. Процедура размещения объявлений на этих досках состоит из нескольких этапов: информацию в любом виде передают менеджеру «public relations»; последний придает этой информации необходимый внешний вид и тиражирует ее в необходимом количестве; он же размещает эту информацию на досках.

Более сложным в техническом отношении средством внутрифирменных коммуникаций являются видеокассеты и внутреннее телевидение. Внутрифирменная информация может транслироваться на телеэкран в записи или методом прямого эфира. Фирмы, уделяющие коммуникациям серьезное внимание, применяют этот канал межличностной коммуникации весьма эффективно.

Ряд компаний охотно использует внутрифирменные радиостанции. Примером может служить компания «Юнайтед бисквитс», которая столкнулась с широко распространенной неудовлетворенностью условиями работы рабочих-иммигрантов, занятых на ряде производств с высоким уровнем шума. Руководство компании решило установить радиостанцию в цехах таким образом, чтобы она перекрывала шумы и в одно и тоже время воспринималась лишь небольшими группами работающих. Радио передачи включали в себя трансляцию обзора новостей, спортивных соревнований, а также внутрифирменной информации. Все девять фабрик компании – в Лондоне, Манчестере и Глазго – обслуживались одной радиостанцией. Позднее радиоточки были установлены на каждой из девяти фабрик.

Действенным средством коммуникации можно считать и внутрифирменный информационный телефон. Информация различного рода записывается на магнитофон, и любой желающий может ознакомиться с ней, воспользовавшись таким телефоном. С его помощью можно высказать любое предложение, пожелание или критическое замечание. Все записывается.

В арсенале средств внутрифирменных  «public relations» и ящики для предложений и замечаний, размещаемые в разных местах с тем, чтобы персонал ими активно пользовался. Американские компании наряду с достаточно традиционными каналами коммуникации внедрили метод «открытых дверей». Суть его в том, что каждый менеджер в своей деятельности должен придерживаться правила: «дверь моего кабинета открыта для всех». Это правило требует устранения многочисленных психологических барьеров, возводящихся по соображениям престижа, из-за отчужденности и высокомерия, невнимания к людям и т.д.

Для новичков, пришедших на работу в компанию, существует специальная информационная литература, предназначенная для того, чтобы помочь правильно воспринять цели и культуру корпорации. Этой цели служит описание истории компании, основных направлений ее деятельности, структуры управления и функций менеджмента. Обычно такого рода информация оформляется в виде буклета, который вручается каждому новичку.

Западные компании, располагающие квалифицированными специалистами в области «public relations», организуют специальные конференции для персонала разных уровней и на разных предприятиях компании. Могут проводиться и общенациональные конференции. Они, помимо обмена мнениями и информацией, активно используется и для поддержания у персонала духа «единой команды».

Компании, имеющие большое количество отделений, филиалов или производственных точек, практикуют визиты высшего руководства на места. Часто такие визиты приурочиваются к каким-либо важным событиям в жизни того или иного отделения или филиала. Проводятся подобные визиты и с целью обмена опытом, когда работники производственного отдела компании посещают отдел сбыта или финансовый отдел с тем, чтобы ознакомиться с характером и особенностями деятельности соответствующего отдела. Большое значение специалисты в области  «public relations» придают организации совместных мероприятий для персонала (празднование дней рождения, различных памятных дат в жизни компании, спортивные состязания между командами, представляющими различные отделы и подразделения компании, и т.д.).

Для популяризации деятельности компании организуются внутрифирменные музеи, постоянно действующие и временные выставки. Они предназначены для ознакомления персонала и сторонних посетителей с историей и современным этапом деятельности компании, ее продукцией, практикой менеджмента и маркетинга.

Многие компании создают клубы по интересам, спортивные клубы, поддерживают различные формы коллективных увлечений сотрудников. Примером такой деятельности могут служить знаменитые ежегодные парады цветов, проводимые 2 января. Многие фирмы стремятся принять в них участие, и их сотрудники и члены их семей готовят к этому празднику оригинальные композиции из цветов.

Уже упоминавшиеся аудио- и видеоматериалы предназначаются для новых работников или тех, кто собирается стать акционером собственной компании.

В арсенале современных «public relations» есть и другие весьма эффективные методы осуществления внутрифирменных коммуникаций. Со многими из них российские менеджеры достаточно хорошо знакомы, более того, имеют определенный практический опыт их применения еще в том или ином виде в рамках прежней централизованной системы управления. В большинстве случаев, однако, эти методы использовались, скорее, для достижения определенных идеологических и политических целей, нежели для решения конкретных задач роста эффективности работы персонала благодаря лучшему доверию и взаимодействию между управляющими и управляемыми, созданию и поддержанию «духа единой команды».

Говоря о «public relations» как функции менеджмента, надо учитывать, что имеется в виду создание гибкой и эффективной системы внутрифирменных коммуникаций, а не изолированное использование одного или нескольких методов. Эффективные внутрифирменные коммуникации служат действенным инструментом выхода на более высокие уровни мотивации – такие, как социальный уровень, уровни уважения и самореализации.

Все принятые в менеджменте концепции мотивации подчеркивают важное значение коммуникаций в обеспечении высокого уровня мотивации персонала. Согласно теории двух факторов Фредерика Гердберга, к числу собственно мотивационных факторов относится такой, как «признание и одобрение хорошо выполненной работы», а к ряду так называемых поддерживающих факторов – «межличностные отношения с коллегами», «межличностные отношения с подчиненными».

Среди методов удовлетворения потребностей высших уровней, согласно концепции А.Маслоу, предусматриваются: создание на рабочих местах духа единой команды; проведение периодических совещаний с подчиненными; обеспечение позитивной обратной связи их положения с достигнутыми результатами; привлечение подчиненных к формулировке целей и выработке решений; обеспечение обучения и переподготовки персонала; оценка и поощрение за достигнутые подчиненными результаты.

Взаимосвязь между внутренними коммуникациями и мотивацией очевидна. В современном менеджменте «управление людьми через управление их побуждениями» может осуществляться прежде всего с помощью эффективных коммуникаций. 

Литература:

1.      Худяков «Внутрифирменные «public relations»»\ журнал «Маркетинг» № 11, 1997г.

2.      Яновский ««public relations» в системе управления»\ журнал «Маркетинг» № 9, 1997г.

3.     Котлер «Маркетинг Менеджмент»\ С Петербург, 1998г.