25. і.Поняття документаційного забезпечення управління і діловодства, їх правові та організаційні аспекти

Досить часто вирази "документаційне забезпечення управління" та "діловодство використовують як синоніми. Незважаючи на певні підстави для такого підходу, знак рівності ставити між ними не можна.

Документаційне забезпечення управління – можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню ^фіксації та оформленню) доку-ментаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Діловодство – це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

Таким чином, співвідношення між цими визначеннями полягає в тому, що перше, безумовно, ширше за друге і що друге є частиною першого, виконуючи роль організаційно-правового технологічного інструменту побудови документаційного забезпечення управління.

Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів і, насамперед, його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи, в тому числі органів внутрішніх справ (як ми вже визначилися), в наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана і т. ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників апарату управління, мотивації його діяльності, раці-

562

ональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого документаційного забезпечення (і діловодства).

Виконання завдань удосконалення управління неможливе без організації на науковій основі документаційного забезпечення діяльності державного апарату вже тому, що в загальному обсязі управлінської праці діловодні операції складають 25–60 % (залежно від специфіки роботи конкретного апарату управління).

Основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в органах внутрішніх справ, є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства являє важливий напрям наукової організації праці працівників апарату управління, засіб оптимізації процесу управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Управління в сфері правопорядку не виняток. І з цього випливає актуальність удосконалення діловодства в системі МВС України.

Причини зростання обсягів управлінської інформації, що досить відчутно і в органах внутрішніх справ, можна розділити на дві групи:

1) об'єктивні, які залежать від збільшення масштабів і зростаючої складності керованих систем та вирішуваних ними завдань;

2) суб'єктивні, що залежать від форм та методів реалізації функцій управління.

Суб'єктивні причини зростання обсягів управлінської інформації, в свою чергу, розпадаються на дві основні складові:

а) відсутність науково обгрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління;

б) недосконалість технології роботи з документами в процесі управління.

Ці причини пояснюють і низьку в багатьох випадках якість управлінської документації. Вирішення перерахованих, суб'єктивних за своєю природою, питань роботи з документами розглядається як один із найважливіших, до того ж таких, що обіцяють швидке одержання позитивного ефекту, резервів удосконалення управління.

Проблеми діловодства в системі органів внутрішніх справ тією чи іншою мірою порушують різні навчальні дисципліни, в основному в плані забезпечення конкретного напрямку предметної діяльності (профілактична, адміністративна, оперативно-розшукова, кримінально-процесуальна та інші види діяльності в органах внутрішніх справ). Під час виконання певних функцій по цих напрямах діяльності співробітнику доводиться розробляти та виконувати безліч різних документів, значна частина яких управлінські. Ефективне виконання цих функцій неможливе без знання сучасного понятійного апарату діловодства, його технології, правових та організаційних аспектів.

563

Основним поняттям у цій сфері, безумовно, є документ. Цей термін на території України був уведений на початку XVIII сторіччя. Тоді під ним розуміли доказ привілеїв, прав, угод. Відтоді смисл терміна "документ" принципових змін не зазнав.

У найбільш відомому варіанті документ – це "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання у часі й просторі"'.

Офіційне визначення документа в Україні таке:

"Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ – це документ, що містить вихідну інформацію.

Вторинний документ – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів"2.

У процесі управління документ виконує такі функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну.

Управлінська діяльність органів внутрішніх справ фіксується в основному управлінськими (організаційно-розпорядчими) документами, до яких відносяться:

організаційні документи (статути, положення, настанови, інструкції).

В них містяться приписи, спрямовані на організацію системи управління (наприклад, Положення про Міністерство внутрішніх справ України, Інструкція про роботу дільничного інспектора міліції і т. ін.);

розпорядчі документи (накази, вказівки). За допомогою цих документів суб'єкт управління здійснює керівництво підлеглими об єктами шляхом передачі управляючої, тобто розпорядчої, документації;

довідково-інформаційні документи (листи, акти, довідки, рапорти, доповідні записки та ін.).

Перші дві групи відносяться до правових документів, оскільки інформація, що в них міститься, має юридичні наслідки, третя – до неправових документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи органів внутрішніх справ шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю за виконанням документів та здачею їх в архів.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

' Див.: Наказ МВС України від 22 липня 1993 р. № 435. -С. 70.

2 Див.: Закон України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р. – Ст. 27.

564

Документування управлінської діяльності – це запис за установленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання (здачі в архів) або відправлення. Іншими словами, документообіг, тобто організація роботи з документами, являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх схоронності, передача справ до архіву.

Документування і документообіг взаємозв'язані, хоча виконуються різними категоріями службовців. Створюють і виконують документи фахівці – оперативний та інспекторський склад органів внутрішніх справ. Організовує роботу з документами допоміжний персонал (працівники канцелярій, секретаріатів).

Діловодство – це забезпечуюча функція управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності органів внутрішніх справ здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені перед органами внутрішніх справ: охорона громадського порядку і боротьба зі злочинністю. Саме це визначає місце і роль діловодства у системі функцій органів внутрішніх справ.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв'язання питань (на основі колегіальності або єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу і визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована система передбачає, що всі документи – вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом 100 тис. документів і більше, а також в тих, де є територіальне уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

Змішана система передбачає, що важливіша внутрішня документація та переписка керівництва реєструється в канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

В органах внутрішніх справ використовуються всі три системи діловодства: централізована (невеликі міськрайліпоргапи), децентралізована (великі міськрайліноргаиі і такі, що мають у своій структурі міські, селищні та лінійні відділи-ві/іділеііпя міліції), змішана (МВС, УМВС, УМВСТ).

565

У 70-ті роки діловодство стало об'єктом правового регулювання в масштабах колишнього СРСР. Основна причина – однакова організація діловодства в усіх органах та установах згідно з європейськими та світовими стандартами. З цією метою у 1974 році була створена Єдина дфжавпа система діловодства (ЄДСД, російська абревіатура – ЄГСД). Формально ЄДСД і супутні їй ДЕСТи (російською –..ГОСТьі) тепер в Україні не діють, але фактично їхні положення використовуються при створенні відповідних нормативних документів.

Так, наприклад, "Інструкція з діловодства в органах, підрозділах внутрішніх справ, навчальнихі .закладах, науково-дослідних установах, установах виконання покарань, на підприємствах і в організаціях системи МВС України' (оголошена наказом МВС України від 22 жовтня 1992 р. № 435) не тільки не суперечить, але й відтворює найбільш" принципові правила і нормативи ЄДСД та ДЕСТів.      -    ./_,

Вона ж є основоположним документом, визначаючим організацію діловодства в органах внутрішніх справ3. Ця інструкція складається з 12 розділів, котрі передбачають:

1. Загальні положення.

2. Порядок підготовки і оформлення документів, їх погодження та візування.

3. Організація роботи з документами.;

4. Порядок обробки та відправлення вихідної інформації.

5. Реєстрація і порядок зберігання наказів, вказівок, рішень колегії та оперативних нарад.    /

6. Реєстрація і порядок зберігання угод, договорів.

7. Порядок друкування та розмноження документів,

8. Організація контролю за строками виконання документів.

9. Складання номенклатури справ, формування і оформлення справ.                        .

10. Відбір документів і справ на зберігання і знищення.

11. Знищення документів. /

12. Облік обсягу документообігу.

До інструкції'додаються також "Правила складання управлінської документації", "Зразки найбільш поширених видів документів", "Короткий словник термінів і визначень, що вживаються в діловодстві" і "Форми облікової документації, зразки бланків, штампів".

Крім загальної інструкції з діловодства, розробляються інструктивні матеріали за окремими ділянками і питання роботи з документами. Наприклад, з питань режиму таємності в діловодстві (наказ МВС України від 6 березня 1997 р.), документування

Названа інструкція не охоплює лише питань діловодства у внутрішніх військах МВС України, які регламентовані окремою інструкцією, розробленою на підставі названої інструкції. Певні особливості має діловодство в Укрбюро Інтерполу.

566

засідань Колегії Міністерства, здійснення перевірок, які проводяться апаратом МВС (наказ МВС України від 2 липня 1993 р. № 389), архівного діловодства (наказ МВС України від 16 червня 1992 р. № 350) і т. ін.

До числа керівних документів з діловодства відносяться Положення про структурні підрозділи (наприклад, Положення про Штаб МВС України, затверджене наказом МВС України від 9 грудня 1991 р. № 501), посадові інструкції (наприклад. Інструкція по роботі дільничного інспектора міліції, яка затверджена наказом МВС України від 16 січня 1992 р. № 22), а також функціональні (посадові) обов'язки.

Нарешті, до числа інших керівних документів з діловодства, котрі носять неправовий характер, відносяться методичні листи, переліки, посібники, що розробляються архівними та іншими підрозділами.

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами, секретаріати, канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів і підрозділів внутрішніх справ (приймання та відправлення кореспонденції; реєстрація вхідних та вихідних документів; розмноження; розподіл документів для доповіді керівництву; фіксування в облікових формах стадій проходження та виконання документів; ведення контролю за строками виконання документів; ознайомлення особового складу з наказами та вказівками; підбір документальних матеріалів, необхідних для роботи особовому складу; документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань керівництва; оформлення справ і підготовка їх до здачі в архів; забезпечення схоронності документів; забезпечення роботи архіву органу чи підрозділу).              :•.

Крім того, секретаріат має виконувати певне коло обов'язків щодо організаційно-методичної роботи (методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в підлеглих підрозділах; розробка методичних рекомендацій (функціональних обов'язків) допоміжного персоналу; розробка форм бланків, обліково-довідкових форм, обкладинок справ і т. ін; складання довідників, списків співробітників та номерів телефонів, списків постійних кореспондентів; вирішення організаційно-технічних питань діловодства.

У ряді випадків секретаріати органів внутрішніх справ виконують обов'язки по документуванню внутрішньої діяльності органу чи підрозділу (готують проекти наказів та вказівок керівництва).

Важливе місце в діяльності секретаріату відводиться забезпеченню нормального документообігу.

Головна роль у діловодстві належить керівнику органу, підрозділу, котрий визначає виконавців, порядок, а іноді й строки виконання вхідних документів, контролює зміст, форму і підписує вихідні.

567

Керівник зобов'язаний:

забезпечувати необхідні умови співробітникам для роботи з документами;

здійснювати контроль за якістю та своєчасністю виконання документів;

створювати умови, які виключають розголошення державної та службової таємниці, що міститься в документах, їх втрату та псування.

Необхідним елементом організаційного забезпечення діловодства є постійне вдосконалення діяльності інспекторського та керівного складу органів внутрішніх справ по підготовці проектів документів і подальшій праці з ними до моменту надання їм необхідних правових властивостей. Ефективність цієї діяльності значною мірою визначається діловодною культурою співробітників.

Інспекторський склад, зокрема, зобов'язаний:

вміти правильно оформляти документи;

дотримувати правил роботи з документами, що мають гриф;

своєчасно виконувати документи.