25.2. Організація діловодства в органах внутрішніх справ

Діяльність органів внутрішніх справ пов'язана з оперуванням значними обсягами оперативної та службової інформації. Тому діловодство в органах внутрішніх справ має забезпечувати швидкість і чіткість надходження документів виконавцям, всіляке звільнення співробітників служби кримінальної міліції, міліції громадської безпеки, слідства та інших структурних підрозділів, які виконують основні функції системи, від виконання функцій допоміжного персоналу по роботі з документами.

В основній масі міськрайлінорганів здійснюється централізоване документаційне обслуговування всіх служб та підрозділів, забезпечення особового складу всією необхідною інформацією, що виключає необхідність ведення особистих архівів із копій різних виконаних документів. Дуже важливо, щоб в кожному органі та підрозділі внутрішніх справ забезпечувалось суворе дотримання вимог наказів та інструкцій щодо діловодства та режиму таємності.

Головними показниками, що характеризують документообіг, є кількість інстанцій, котрі проходять документи в процесі роботи з ними, і час, необхідний для їх проходження. Правильна організація документообігу передбачає найменше число інстанцій і найменшу кількість часу, що необхідний для їх проходження. Документи – носії інформації – проходять ряд операцій: прийом кореспонденції; реєстрація документів; розгляд документів керівником органу чи підрозділу внутрішніх справ або особою, яка його заступає; виконання приписів, що містяться в документі (виконання); контроль за виконанням документа; відправлення кореспонденції; збереження документів.

Розглянемо ці операції.

568

Прийом кореспонденції, що надійшла на адресу міського, районного, лінійного органу внутрішніх справ, здійснюється канцелярією (секретарем), а в неробочий час – черговим по органу внутрішніх справ, котрий зобов'язаний прийняти пошту (пакети), зареєструвати її в журналі обліку пакетів і передати в нерозпечатаному вигляді секретарю або начальнику канцелярії. Про надходження пакетів з позначкою "терміново черговий доповідає начальнику органу і в подальшому діє згідно із одержаними вказівками. При прийомі кореспонденції рекомендується дотримувати такого правила: всі прийняті конверти, крім тих, що мають позначку "особисто", а також адресовані громадським організаціям (якщо такі є) органу чи підрозділу внутрішніх справ, розкриваються працівниками секретаріату. При цьому обовязково слід перекопатися в тому, що вони адресовані правильно і в них укладені всі відправлені документи.

Документи відправнику повертають тільки тоді, коли відсутність або пошкодження частини їх не дає змоги розпочати їхнього виконання, неправильно адресовані або помилково укладені.

На цій стадії здійснюється попередній розгляд документів, щоб визначити необхідність їх реєстрації, а також доцільність їх виконання.

Як свідчить практика, керівникам ОВС нерідко надсилаються всі документи, що надходять, незалежно від їхнього змісту.

За підрахунками фахівців, на розгляд цієї кореспонденції багато керівників витрачають протягом тижня близько двох робочих днів. Разом з тим кількість документів, котрі дійсно необхідно вивчати керівникові, складає коло 10% від загального обсягу вхідної пошти. Тому співробітники секретаріату (канцелярії) надсилають частину документів на розгляд і виконання безпосередньо в структурні підрозділи і окремим відповідальним виконавцям. Це повністю відповідає таким методам управління як делегування повноважень, програмно-цільове управління, використання матричних структур і т. ін.

Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання документа шляхом присвоєння йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона має на меті: засвідчити факт отримання документа; взяти на облік і забезпечити схоронність документів; забезпечити довідкову та контрольну роботу.

Реєстрація вхідної кореспонденції є функцією діловодного обслуговування особового складу і створює умови для успішної реалізації таких функцій управлінських апаратів, як контроль виконання та довідкова робота.

Всі вхідні документи в органах внутрішніх справ реєструються централізовано і одноразово. Це означає, що всі документи реєструються як вхідні в даному органі тільки один раз і тільки в секретаріаті (канцелярії). Вони реєструються в день надходження, а вихідні документи – в день підписання. Таємні документи і

569

видання реєструються в окремих журналах. При реєстрації враховуються всі примірники кожного документа і додатків до них. При цьому важлива і термінова кореспонденція реєструється у першу чергу і доповідається керівництву органу внутрішніх справ негайно. Згідно з діючою Інструкцією обовязковій реєстрації підлягають усі документи, що надійшли із вищих органів влади та управління, місцевої державної адміністрації, вищестоящих органів внутрішніх справ, скарги, заяви громадян, повідомлення про злочини, документи, що потребують вирішення або відповіді, а також документи, що мають гриф.

Частина документів, які створюються в органі або надходять до нього, не реєструються. Це – первинні документи бухгалтерського матеріального і статистичного обліків та звітності, по-здоровчі листи і телеграми, проспекти, запрошення, прейскуранти, програми, порядок денний, сповіщення, заявки, а також документи, що надходять в орган для відома, дозволи на відрядження, виклики на навчання та більша частина документів, які не потребують виконання.

При реєстрації на першому аркуші документа ставиться штамп, дата його надходження, порядковий номер за журналами обліків.

Після реєстрації секретаріат доповідає про документ для розгляду керівника органу внутрішніх справ, його заступників, начальників структурних підрозділів згідно з розподілом функціональних обов'язків та переліком вирішуваних ними питань.

Начальник міськрайліноргану внутрішніх справ особисто розглядає документи, що надходять із вищих органів державної влади і управління, місцевої державної адміністрації і вищестоящих органів внутрішніх справ, скарги, заяви та інші документи з найбільш важливих питань діяльності'органу в цілому, по котрих необхідно приймати рішення особисто керівником. Вказівки щодо виконання документа даються керівником, який його розглядав, у формі резолюції на вільному від тексту місці першого аркуша документа. Резолюція має містити такі дані: адресат (указання прізвища та ініціалів виконавця чи виконавців), стисле указання про порядок і термін виконання документа, особистий підпис керівника і дата резолюції. Резолюція розміщується під кутом до лінії рядку документа. Якщо у резолюції виконання документа доручається декільком працівникам, то на першому місці вказується відповідальний виконавець. В цьому випадку документ вручається відповідальному виконавцю, котрий зобов'язаний забезпечити якісне і в установлений термін виконання вказівки керівника.

При розгляді документа декількома керівниками вони можуть дати дві й більше резолюцій. Наступні резолюції не повинні дублювати попередні і складаються в тому випадку, коли в них деталізується порядок виконання документа і уточнюються конкретні виконавці.

570

Для переносу змісту резолюції в реєстраційний журнал (картку) документ повертається в секретаріат, а потім передається виконавцю під розписку останнього про одержання документа в реєстраційному журналі (картці). Терміни проходження документа в органі внутрішніх справ від моменту отримання до вручення безпосередньому виконавцю не повинні перевищувати двох днів. Термінові документи вручаються виконавцю протягом одного дня. Виконавець повністю відповідає за своєчасність виконання документа та його схоронність. Документи, що одержані для виконання, треба зберігати в спеціальних папках, а папки в зачинених та опечатаних сейфах (залізних ящиках). Виконані документи здаються в секретаріат з відміткою про виконання та доповідь керівництву.

Виконання документів полягає в перевірці викладених у документі фактів, виконанні приписів, збиранні інформації, підготовці проекту управлінського рішення або листів-відповідей, їх доповіді керівництву, а також погодження, візування, передрукування остаточного варіанту, підписання (затвердження), реєстрація вихідного документа. Творчі операції виконують, як правило, особи оперативно-начальницького складу органів внутрішніх справ. Діловодний персонал здійснює технічні операції (реєстрація, конвертування, експедиція та машинописні роботи). Машинописні роботи з цілком таємними і таємними документами мають здійснюватися друкаркою, яка допущена до роботи з такими документами, в ізольованому приміщенні з обліком усіх надрукованих примірників у спеціальному журналі (картотеці).

Контроль за виконанням документів у зв'язку з важливістю цієї стадії в документообігу розглядатиметься в наступному підрозділі

Відправлення кореспонденції включає такі операції: реєстрація документа в журналі обліку вихідних документів, написання на конверті адреси, вкладання документів у конверти, заклеювання документів, зважування, маркування та проставлення вартості відправлення, складання реєстру, здача кореспонденції на підприємство зв'язку. При відправленні важливо перевіряти правильність оформлення та адреси документів, наявність додатків, вказаних в основному документі. Виявлення якихось помилок виключає відправлення документа, і він повертається до виконавця. Одночасно декілька документів, що надсилаються одному адресату, вкладаються в один конверт, а на кожному листі з декількома адресатами підкреслюється найменування того адресата, котрому надсилається даний примірник листа.

Експедиція секретаріату має вести щоденний облік кількості кореспонденції, що надходить та відправляється. При великому обсязі переписки облік доцільно вести за видами відправлень (листи, телеграми, бандеролі).

Збереження документів – це завершальна стадія діловодства. Завданням збереження документів є їх систематизація, за-

571

безпечення схоронності та можливості використовувати їх в процесі управлінської діяльності. Для цього всі службові документи органів та підрозділів внутрішніх справ після їх оформлення та виконання групуються в справи за номенклатурою.

Номенклатура справ являє собою систематизований список найменувань справ органу внутрішніх справ і його структурних підрозділів, які підлягають заведенню в наступному році, з вказівкою термінів збереження. Вона має охоплювати весь обсяг документації, пов'язаний з діяльністю даного органу чи підрозділу внутрішніх справ. Вести справи та журнали, що не включені до номенклатури справ, категорично забороняється. Тільки реєстраційні журнали, алфавітні та інші картотеки, покажчики, довідники в номенклатуру справ можуть не включатися.

Номенклатура справ є способом групування виконаних документів за тематичними комплексами (справами), забезпечує єдність діловодної індексації, облік, схоронність, припустимість подальшого використання, визначає терміни збереження документів. Номенклатура справ складається за структурним або вироб-ничо-галузевим принципом. Розділами номенклатури служать структурні підрозділи або основні напрями діяльності органу чи підрозділу. При її розробці враховуються склад вхідних та вихідних документів, кількість документів за напрямами (підрозділами) роботи міськрайліноргану, основні потоки інформації та схеми постійних зв'язків з іншими органами та установами і всередині органу внутрішніх справ.

При складанні номенклатури треба враховувати не тільки структурні підрозділи або основні напрями діяльності органу внутрішніх справ, але й тематичний зміст комплексу документів, поєднаних в одній справі.

Справою називається сукупність документів, які відносяться до певного напряму (ділянки) діяльності органу внутрішніх справ, що поміщені в окрему обкладинку (папку), з указанням найменування, номера за номенклатурою, грифу таємності, дати заведення та завершення, кількості аркушів, що в ньому містяться, і терміну зберігання.

Заголовок справи має повністю відповідати назві, вказаній в номенклатурі, і в лаконічній формі відображати зміст документів, що в ньому формуються. Категорично забороняються назви типу: "Різні матеріали", "Загальна переписка", "Різне" та ін.

Справи формуються тільки із виконаних документів. Документи в справах формуються в суворій послідовності за строками їх надходження та виконання. Запити і відповіді підшиваються в одній справі, причому документ, що містить відповідь, підшивається після запиту.

При формуванні справ не дозволяється:

1) підшивати у справи невиконані документи та документи, що підлягають поверненню, запити, по котрим не дані відповіді;

572

2) підшивати у справи чернетки, копії вихідних документів, не завірені виконавцем та секретарем;

3) підшивати в одній справі декілька примірників одного і того ж документа; поєднувати в одній справі документи постійного та тимчасового зберігання.

Документи підшиваються у справи таким чином, щоб можна було вільно ознайомитися з текстом, датою, резолюцією, діловодним індексом. Особливо цінні документи для схоронності помішуються у конверт, котрий підшивається до справи. У справах постійного і тривалого зберігання складається опис документів. У кінці закінченої справи підшивається чистий аркуш, на якому цифрами та прописом зазначається кількість підшитих аркушів, дата та підпис особи, відповідальної за оформлення справи. Документи підшиваються міцною ниткою в 3–4 проколи. Кінці нитки виводяться на зворотний бік останнього аркуша справи і скріплюються сургучною печаткою на паперовій наклейці так, щоб вона захоплювала нитки, залишаючи їх кінці видимими. У кожній справі підшивається не більш як 250–300 аркушів. Якщо число документів перевищує вказаний обсяг, то заводиться другий том справи за тим же номером номенклатури.

Справи з моменту їх заведення до здачі в архів зберігаються в канцелярії. Приміщення канцелярії має бути обладнане таким чином, щоб забезпечити схоронність документів, що там містяться. Справи зберігаються в органі внутрішніх справ протягом року, після чого здаються в архів. Справи з термінами зберігання більше трьох років здаються в оперативні архіви МВС України, УМВС, УМВСТ.

У міськрайлінорганах внутрішніх справ для зберігання архівних справ виділяються окремо обладнані кімнати. Архів закріплюється за певним співробітником, котрий є відповідальним за схоронність архівних матеріалів, веде пошук необхідних документів, видає справи і дає щодо них необхідні довідки.

Справи, журнали, видання, спецлітература та інші матеріали, які втратили практичне значення і не мають історичної та наукової цінності, після закінчення строку підлягають знищенню.

На відібрані для знищення матеріали експертна комісія міськрайліноргану складає акт в одному примірнику, котрий затверджується начальником органу і надсилається в УМВС. До одержання відповіді про результати розгляду акта знищення матеріалів забороняється.

Діловодство по заявах, скаргах та пропозиціях ведеться згідно з Інструкцією про порядок розгляду пропозицій, заяв, скарг і організації прийому громадян в органах внутрішніх справ .

Реєстрація заяв та скарг громадян здійснюється в алфавітному журналі або на картках. Реєстраційна картка складається з двох розділів: матеріалів, що знаходяться на виконанні (за стро-

4 Див.: Наказ МВС України від 2 квітня 1992 р. № 200.

573

ками виконання) та алфавітного за прізвищем заявника. Вся пе-реписка ведеться за вхідним номером отриманого листа, а виконані матеріали формуються в окремі справи.

В органах внутрішніх справ для пошуку необхідної документальної інформації застосовуються різні пошукові системи, в тому числі перфокартотеки, які не потребують певного порядку розстановки карток. Існує декілька типів перфокарт. Карти з крайовою перфорацією найбільш прості у використанні. Кожній ознаці відповідає один отвір чи їхня комбінація, котрі при наявності на картці відповідної ознаки вирізаються. При пошуку у отвори, що відповідають розшукуваним ознакам, вводиться спиця або набір спиць і масив карт припідіймається. Карти з вирізами випадають із загального масиву. Основне поле карти використовується для запису інформації. Якщо його площа не дає змоги нанести необхідний обсяг інформації, карта комбинується з мікрофотокопією тексту документа.

Суперпозиційні перфокарти являють собою таблиці, які • розділені на клітини, число яких відповідає числу об'єктів зберігання інформації. Одна карта заводиться на одну ознаку, і у відповідних клітинах усіх карт, які містять цю ознаку, пробивається отвір. При багатоознаковому пошуці карти, які відповідають заданій комбінації ознак, накладаються на екран з джерелом світла. Наскрізні отвори лишаються тільки у карт, які володіють даною комбінацією ознак, про що свідчить клітина карти, що просвічується. Крім названих, можуть застосовуватись щілинні перфокарти з багаторядною інформацією, вирізи в котрих здійснюються шляхом поєднання сусідніх отворів за певним кодом. Для пошуку необхідної інформації масив карт помішується в спеціальний селектор. Карти-ґрати, навпаки, містять усі отвори, крім одного, що відповідає розшукуваному об'єкту." Таким чином, повний масив карт не має жодного наскрізного отвору. За відсутністю хоча б однієї карти, що може статись, якщо документ переданий комусь і карта вилучена, буде просвічуватись отвір, що відповідає відсутньому документу.

Машинні перфокарти застосовуються для обробки не тільки короткострокової (обчислювальної), але й довгострокової (документальної) інформації.

Науково-технічна революція робить свій внесок і в удосконалення техніки діловодства. В найближчому майбутньому на озброєння органів внутрішніх справ надійдуть автоматизовані системи підготовки та передачі інформації (електронна пошта, електронні засоби підготовки документів, системи проведення службових нарад з використанням ЕОМ, телекомунікаційний зв'язок і т. ін.). Це дасть змогу реально скоротити управлінський персонал, перетворити діловодство в органах внутрішніх справ у сучасну, високомеханізовану діяльність.

574