6.4. Характеристики ефективного контролю

Поведінка людей — безумовно, не єдиний чинник, який визначає ефективність контролю. Щоб контроль виконував своє справжнє завдання, тобто забезпечував досягнення мети організації, він повинен мати кілька важливих якостей.

Для того щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто віддзеркалювати загальні пріоритети організації та підтримувати їх. Діяльність у сферах, які мають стратегічне значення, необхідно контролювати не дуже часто. Про одержані результати контролю не обов'язково оповіщати доти, доки відхилення від прийнятих стандартів не стануть надто великими. Але якщо керівництво вважає, що деякі види діяльності мають стратегічне значення,

230

>>>231>>>

то в кожній такій сфері обов'язково має бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо цю діяльність важко виміряти.

Кінцева мета контролю полягає не в тому, аби зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб виконати поставлені перед організацією завдання. Щоб зробити контроль ефективним, необхідно ретельно слідкувати за тим, щоб засоби контролю не стали важливішими, ніж мета організації. Якщо контрольний механізм не спрацьовує, найчастіше причина полягає в тому, що необхідно вдосконалювати структуру прав і обов'язків, а не процедури контролю. Отже, щоб бути ефективним, контроль має бути інтегрованим з іншими функціями керівництва.

Як підсумок, контроль можна вважати ефективним лише тоді, коли організація фактично досягає бажаної мети і спроможна сформулювати нові цілі, які забезпечують її майбутнє. Для того щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності, об'єктивно вимірювати та оцінювати те, що справді важливе.

Також контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у винятково високій швидкості або частоті його проведення, а в годинному інтервалі між проведенням вимірів і оцінок, що адекватно відповідає явищу, яке підлягає контролю. Отже, система ефективного контролю дає необхідну інформацію до того, як настане криза.

Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються. Незначні зміни планів іноді пов'язані з необхідністю суттєвих змін у системі контролю. Як правило, найефективніший контроль — це найпростіший контроль тих цілей, для яких він застосований. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль, вони більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що якщо система контролю занадто складна і люди, які з нею взаємодіють, не розуміють і не підтримують її, вона не може бути ефективною. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють із системою контролю та реалізують її. Якщо контроль потребує непропорційно великих витрат і зусиль, він буде неефективним. Для того щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку, необхідно розглядати як довгострокові аспекти контролю, так і короткострокові.

Існує тверде правило, що контроль, який коштує більше, ніж він дає для досягнення мети, не покращує контроль над ситуацією, а спрямовує роботу хибним шляхом, що є втратою контролю.

231

>>>232>>>