11.6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій Місце вчинення нотаріальних дій

За загальним правилом нотаріальні дії вчиняються у приміщенні державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, у приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, чи у при­міщенні виконкому місцевої ради. В окремих випадках, коли грома­дянин не може з'явитись у зазначене приміщення, а також коли цьо­го потребують особливості посвідчування угоди, нотаріальні дії мо­жуть бути вчинені поза зазначеними приміщеннями.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори чи поза приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі нота­ріальних дій вказується місце вчинення нотаріальної дії (вдома, у лі­карні, на підприємстві, в установі, організації та ін.) і зазначається адреса й причини, з яких нотаріальну дію було вчинено поза зазна­ченими приміщeннями (ст. 41 Закону).

Строки вчинення нотаріальних дій

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подання нота­ріусу всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладене, якщо необхідно витребувати додаткові відомості чи документи від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направити документи на екс­пертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен пере­конатись, що у заінтересованих осіб відсутні заперечення проти вчи­нення цієї дії.

У цьому разі строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії, не повинен перевищувати одного місяця.

За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладене на строк щонайбільше десять днів. Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нота­ріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчен­ня якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

233

Законодавством України можуть бути встановлені також інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій (ст. 42 За­кону).

Підстави для відмови у вчиненні нотаріальних дій

Підстави для відмови у вчиненні нотаріальних дій визначаються ст. 49 Закону.

Нотаріус чи інша посадова особа відмовляють у вчиненні нота­ріальних дії, якщо вчинення такої дії суперечить закону; ці дії підля­гають вчиненню іншим нотаріусом або іншою посадовою особою; за вчиненням нотаріальної дії звернулася недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень; коли угода, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, передба­ченим у її статуті чи положенні.

Нотаріус не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Нотаріус повинен викласти причини відмови в письмовій формі (на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії) і у триденний строк винести мотивовану постанову про таку відмову і роз'яснити порядок її оскарження в суді (ст. 50 Закону).

Порядок оскарження нотаріальних дій і відмови в їх вчиненні

Відповідно до ст. 50 Закону відмова у вчиненні нотаріальних дій або неправильне її вчинення може оскаржуватися в суді. Такі спра­ви розглядає суд у порядку окремого провадження. Суд може визна­ти незаконними вчинені конкретні нотаріальні дії та скасувати їх або зобов'язати нотаріуса вчинити ті чи інші нотаріальні дії, якщо в їх вчиненні було неправомірно відмовлено.

Відповідно до ст. 50 Закону і ст. 285 ЦПК України заінтересова­на особа має право подати скаргу на дії нотаріуса чи посадової осо­би до суду за місцем знаходження державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Скарги на дії посадових осіб консульських установ розглядаються в порядку підлеглості (ст. 13 Консульського статуту).

Скаргу на нотаріальні дії чи відмову в їх вчиненні мають право подавати особи, щодо яких мало бути вчинено нотаріальну дію, або громадяни чи юридична особа, які брали безпосередню участь у вчи­ненні нотаріальної дії, що оскаржується.

234

Право на порушення цієї категорії справ має також прокурор, який у цьому разі подає заяву на захист прав і законних інтересів інших осіб (ст. 285 ЦПК України).

Для подання зазначених скарг законодавством передбачений де­сятиденний строк, який обчислюється з наступного дня після вчи­нення оскарженої дії або відмови в її вчиненні.

Скарги подають до суду через нотаріуса, який вчинив нотаріаль­ну дію. Нотаріус повинен передати скаргу зі своїми поясненнями щодо сутності скарги до суду протягом трьох днів з дня одержання скарги чи заяви. Судом у порядку окремого провадження такі заяви розглядаються за умови, що у заявника відсутній спір про право ци­вільне.

Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії

Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, є обов'язковим правилом нотаріальної діяльності. Нотаріус повинен пересвідчитися, що саме ця особа є заінтересова­ною і саме стосовно неї вчиняється нотаріальна дія. Особу встанов­люють за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина Украї­ни; паспорт громадянина України для виїзду за кордон; дипломатичний або службовий паспорт; посвідчення особи моряка; посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є грома­дянином України; національний паспорт іноземця або документ, що його замінює; свідоцтво про народження неповнолітніх, які не досяг-ли 16 років; посвідчення водія; посвідчення інваліда або учасника Ве­ликої Вітчизняної війни; посвідчення, видане за місцем роботи гро­мадянина; довідка про звільнення з місць позбавлення волі та ін.).

Якщо за громадянина, який через фізичну ваду, хворобу або з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, нотаріус встановлює осо­бу громадянина, який бере участь у нотаріальній дії, і особу грома­дянина, який підписується за нього.

Однією з обов'язкових умов вчинення нотаріальних дій є пере­вірка дієздатності громадян і правоздатності юридичних осіб, а та­кож перевірка повноважень представника.

Перевіряючи дієздатність громадян, нотаріус повинен встанови­ти вік осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Для цього

235

нотаріус витребовує документи, де зазначено вік заінтересованої особи. Нотаріус під час бесіди з особами, які звернулися до нього, повинен звертати увагу на їхню поведінку для того, щоб перекона­тись у відсутності обмеження дієздатності або незвичності поведін­ки. Завжди, коли учасником нотаріальної дії є неповнолітня, не­дієздатна чи обмежено дієздатна особа, нотаріус повинен перевіри­ти повноваження їхніх законних представників, тобто переконатись, що особа справді є батьком, усиновителем, опікуном або піклуваль­ником, на підставі свідоцтва про народження, запису в паспорті чи рішення виконкому місцевої ради.

Нотаріус зобов'язаний перевіряти також правоздатність юридич­них осіб, які звертаються до нього за вчиненням нотаріальних дій. Для встановлення цього нотаріус ознайомлюється зі статутом юри­дичної особи і перевіряє, чи відповідає нотаріальна дія, що вчиняєть­ся, правам, які надані цій юридичній особі статутом. Такі повнова­ження підтверджуються дорученням.

Перевірка справжності підписів на документах

При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), нотаріус перевіряє справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

Нотаріально посвідчувані угоди, а також заяви та інші докумен­ти підписують у присутності нотаріуса. Якщо угода, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що саме він підписав документ.

Якщо громадянин через фізичну ваду або з інших поважних при­чин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності, а також у присутності но­таріуса угоду, заяву чи інший документ може підписати інший гро­мадянин. Причини, з яких заінтересований у вчиненні нотаріальної дії громадянин не міг підписати документ, зазначаються в посвідчу-вальному написі. Угоду не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус після вчинення нотаріальної дії зачитує йому текст документа, про що на документі робиться відпо­відна відмітка. Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підпи­сує документ.

236

Якщо за вчиненням нотаріальної дії звернувся глухий, німий або глухонімий громадянин, але письменний, він сам прочитує документ і підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчи­ненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письмен­на особа, яка може порозумітися з глухим, німим або глухонімим громадянином і посвідчити своїм підписом, що зміст угоди, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

Вимоги до нотаріальних документів

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій доку­менти, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, текст яких неможливо прочи­тати через пошкодження, а також написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в докумен­тах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути за­стережені підписом посадової (або уповноваженої на те) особи і пе­чаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка вида­ла документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написа­не, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все написане в них у первісному напи­санні, наприклад документи, залиті чорнилом, потерті тощо.

На нотаріально оформлюваних документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються нотаріусом, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, де прокреслення не до­пускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нота­ріусом перед підписом відповідних осіб (учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву тощо) і повторені в посвідчувально-му написі. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного до­кумента, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчинен­ням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису.

Якщо документи, які посвідчуються, видаються або посвідчу-ються, викладені на двох і більше аркушах, вони повинні бути про­шиті, а аркуші пронумеровані й скріплені підписом і печаткою но­таріуса.

237

Нотаріальні акти

При вчиненні кожної нотаріальної дії нотаріус видає певні доку­менти або посвідчує документи, що підтверджують вчинення конк­ретної нотаріальної дії. Документ або його посвідчення, які вказу­ють на те, що нотаріальну дію було вчинено, називають нотаріаль­ними актами.

Законодавством передбачаються різні форми вчинення нотарі­альної дії (ст. 48 Закону). На підтвердження права на спадщину, пра­ва власності на частку у спільному майні подружжя, придбання жи­лого будинку з прилюдних торгів, а також посвідчення фактів, що громадянин живий, про перебування його в певному місці, тотож­ності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прий­няття на зберігання документів або передавання заяв від одних юри­дичних та фізичних осіб іншим видаються свідоцтва. Видача свідоц­тва свідчить про вчинення зазначених нотаріальних дій. Форми перелічених свідоцтв затверджені наказом Міністерства юстиції Ук­раїни "Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і зас-відчувальних документах" від 07.02.94 № 7/5.

При посвідченні угод, засвідченні правильності копій документів і виписок з них, справжності підписів на документах, правильності перекладу документів з однієї мови на іншу, посвідченні часу пред'яв­лення документа, видачі дублікатів на відповідних документах вчи­няється посвідчувальний напис за формами, затвердженими зазначе­ним наказом Міністерства юстиції України.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний розбірливо, чітко, без підчисток, вільні місця необхідно прокреслювати, допис­ки та інші виправлення мають бути застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів допускається застосуван­ня штампів з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформленому документі, він може бути продовжений або викладе­ний повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьо­му разі аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з по-свідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з його печаткою.

Прийняття в депозит грошових сум або цінних паперів підтвер­джується видачею квитанції. Про вчинення морського протесту свід­чить акт про морський протест. Протест векселів підтверджується

238

актом про протест векселя про несплату. У разі пред'явлення чеків до платежу і посвідчення несплати чеків вчиняють посвідчувальний напис.

При вжитті заходів охорони спадкового майна складається опис цього майна, що свідчить про вчинення цієї нотаріальної дії. Про вчинення виконавчого напису свідчить власне вчинення виконавчого напису.

Накладаючи заборону на відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки та іншого неру­хомого майна, нотаріус вчиняє напис на відповідних документах і реєструє заборону в реєстрі заборони чи арештів.

При видачі дубліката документа на ньому робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Для підтвердження вчинення цієї нотаріальної дії робиться відмітка на примірнику документа, що зберігається у справах державного но­таріального архіву, державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса.

Нотаріальне діловодство

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріаль­ного діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції Украї­ни від 03.02.94 № 45. Ці правила встановлюють єдиний для держав­них і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловод­ства та оформлення службових документів. Мова нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР "Про мови в Ук­раїнській РСР" від 28.10.89. Якщо особа, яка звернулася за вчинен­ням нотаріальних дій, не знає мови, якою ведеться діловодство, тек­сти оформлених документів повинен перекласти нотаріус або пере­кладач.

Нотаріальне діловодство охоплює ведення документування уп­равлінської діяльності установ державного нотаріату, приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції, складання і оформлення служ­бових документів, контроль за виконанням документів, складанням номенклатури і формуванням справ.

Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів запровадже­но спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документального забезпечення нотаріальної діяльності. Ці бланки використовують тільки нотаріуси і тільки для

239

виготовлення нотаріальних документів. Бланки призначені для зруч­ності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також з ме­тою запобігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляють­ся всі примірники нотаріальних документів, за винятком примірни­ка, який залишається у справах державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає се­рію і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціаль­ного бланку. Серію і номер використаного бланку нотаріус зазна­чає також у реєстрі реєстрації нотаріальних дій.

Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в реєстрі нотаріаль­них дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій затверджені на­казом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.

Розрізняють два види нотаріальних реєстрів для реєстрації нота­ріальних дій (форма № 1) і реєстрації заборони відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого май­на, a також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчи­ми органами (форма № 2).

Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса.

Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від по­чатку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. З метою додержання таємниці нотаріальних дій згідно зі ст. 8 Закону нотаріуси можуть видавати виписки з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, господарсько­го суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі спра­вами, що перебувають в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотарі­альних дій про заповіти видаються лише після смерті заповідача.

Реєстри мають бути прошнуровані, їх аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадо­вої особи, уповноваженої на те начальником відповідного управлін­ня юстиції. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печат­кою управління юстиції.

Оплата вчинюваних нотаріальних дій

Оплата вчинюваних нотаріальних дій регулюється ст.ст. 19 і 31 Закону, згідно з якими витрати в нотаріальному процесі становлять:

240

державне мито, що стягується за вчинення нотаріальних дій

державними нотаріальними конторами і виконкомами місце­

вих рад, а також за видачу дублікатів нотаріально посвідчених

документів (ст. 19 Закону; Декрет Кабінету Міністрів України

"Про державне мито");

плата за вчинення приватними нотаріусами нотаріальних дій

відповідно до ст. 31 Закону за домовленістю між нотаріусом і

громадянином чи юридичною особою (у п. 1 Указу Президен­

та України "Про впорядкування справляння плати за вчинен­

ня нотаріальних дій" зазначено, що розмір такої плати не може

бути менший за розмір ставок державного мита, яке справ­

ляється державними нотаріусами за аналогічні нотаріальні дії);

оплата додаткових послуг правового характеру, які надають

приватні нотаріуси, що стягується за домовленістю обох сторін

(ст. 31 Закону); оплата фактичних витрат, пов'язаних з виїздом

державного нотаріуса за межі нотаріальної контори для вчи­

нення нотаріальних дій (п. 4 ст. 3 Декрету Кабінету Міністрів

України "Про державне мито") та інші витрати (п. 93, 99, 157

Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріуса­

ми України).

Державне мито — це грошова сума, що стягується відповідно до закону в державний бюджет із заінтересованих осіб за вчинення відповідних нотаріальних дій. Розмір державного мита визначаєть­ся відповідно до Декрету Кабінету Міністрів "Про державне мито".

Чинним законодавством передбачається звільнення окремих осіб від сплати державного мита (перелік таких осіб визначається ст. 4 Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито").

Державне мито за угодою, згідно з якою одна сторона звільня­ється від сплати державного мита, сплачується повністю другою сто­роною (якщо вона не звільнена від сплати мита).

Контрольні питання

Поняття нотаріату в Україні, його завдання.

Правові засади нотаріальної діяльності. Значення Закону України

"Про нотаріат" (1993 р.) у реформуванні нотаріальної діяльності.

Вимоги до посади нотаріуса.

Стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльні­

стю.

Кваліфікаційні комісії нотаріату, їх склад, повноваження.

241

Свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю: порядок

видачі, підстави для анулювання.

Права і обов'язки нотаріусів.

Організація діяльності державних нотаріальних контор.

Державний нотаріальний архів.

Приватна нотаріальна діяльність: порядок реєстрації і підстави для

припинення. Страхова застава. Службове страхування.

Організація діяльності посадових осіб виконкомів місцевих рад

щодо вчинення нотаріальних дій.

Роль управлінь юстиції щодо організації діяльності нотаріальних

органів.

Українська нотаріальна палата, її завдання.

Поняття компетенції нотаріальних органів. Предметна компетенція.

Компетенція державних і приватних нотаріусів щодо вчинення но­

таріальних дій.

Посвідчення заповітів і доручень, що прирівнюються до нотаріаль­

но посвідчених.

Територіальна компетенція нотаріальних органів.

Загальні правила вчинення нотаріальних дій.

Підстави для відмови у вчиненні нотаріальних дій. Оскарження но­

таріальних дій і відмови в їх вчиненні.

Оплата вчинюваних нотаріальних дій.

Нотаріальні акти. Нотаріальне діловодство.

242