Пункт 41

Говоря о представительских расходах и затратах на прием и обслуживание делегаций, необходимо отметить, что производить такие расходы следует только целевым образом. При этом расходы должны подтверждаться первичными документами.

Добавим, что целесообразно порядок отнесения таких затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) отразить в приказе об учетной политике предприятия, либо в ином отдельном приказе и при фактически возникающих расходах этим приказом строго руководствоваться.

Представительские расходы, по нашему мнению, можно отнести на себестоимость при следующих условиях:

1) представители другой организации должны фактически прибыть на предприятие;

2) представители организации должны прибыть для проведения переговоров;

3) переговоры должны проходить в рамках уже заключенного договора (контракта) либо с целью установления взаимного сотрудничества.

При этом, необходимо составлять плановую смету представительских расходов по приему делегаций в целях избежания конфликтных ситуаций с налоговыми органами. Необходимость плановой сметы представительских расходов обусловлена письмом Минфина РФ N 94 от 6 октября 1992, где указывается, что представительские расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах смет предприятия, составленных на отчетный год, утвержденных советом (правлением). Плановая смета представительских расходов по приему делегаций должна быть утверждена уполномоченным на то органом предприятия.

Напомним, что в целях ведения бухгалтерского учета в расходы на продажу (счет 44) включаются все представительские расходы без ограничения. В целях налогового учета представительские расходы подлежат корректировке в соответствии с установленными нормами главы 25 Налогового Кодекса РФ.

Смета представительских расходов может содержать самые различные статьи расходов, однако, порядок списания фактически произведенных расходов в пределах установленной сметы различный. На себестоимость могут относиться расходы, определенные письмом Минфина РФ "О затратах, включаемых в себестоимость" N 94 от 6 октября 1992 г. и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата; место; программа проведения мероприятия; состав приглашенной делегации; участники со стороны предприятия; величина расходов.

Отметим, в составе представительских расходов учитываются расходы по приему и обслуживанию также участников, прибывших на заседания совета (правления) и ревизионной комиссии организации. Данное обстоятельство также следует учитывать при формировании сметы представительских расходов.