3.3. Державні нотаріальні архіви

Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється Положен­ням про державний нотаріальний архів [18]. Згідно із ст. 23 Закону державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах, містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (до 75 років) цен­тралізованого зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний архів, подання методичної та практичної допо­моги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

Державний нотаріальний архів є юридичною особою, що має пе­чатку із зображенням Державного герба України і своїм найменуван­ням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, якого призна­чає на посаду і звільняє з неї управління юстиції. Державні нотаріаль­ні архіви є складовою Національного архівного фонду України.

17

Основні завдання державного нотаріального архіву:

комплектування документами, склад яких передбачений Поло­

женням [18];

забезпечення збереження та використання документів, що знахо­

дяться на зберіганні;

підготовка та своєчасне передавання документів на зберігання

до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог

головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.

Державний нотаріальний архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

згідно з цими графіками приймає документи не пізніше двох років

після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворю­

вачів;

забезпечує збереження документів;

здійснює експертизу цінності документів, що розміщуються в

архіві;

здійснює контроль за збереженням документів у фондоутворю­

вачів, подає їм методичну та практичну допомогу щодо впорядку­

вання документів і підготовки їх до здачі в архів;

видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів,

які зберігаються в архіві, з додержанням вимог ст. 8 Закону;

веде облік документів, переданих за запитами органів, згідно із

Законом;

реєструє заповіти, що прирівнюються до нотаріально посвідче­

них, веде алфавітні книги їх обліку.

Державний нотаріальний архів з метою виконання покладених на нього завдань має право:

вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами,

приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів

відповідних рад народних депутатів додержуватись правил робо­

ти з архівними документами, здійснювати контроль за їх збере­

женням та використанням;

давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компе­

тенції архіву;

перевіряти стан зберігання нотаріальних документів;

18

у разі потреби залучати до перевірки документів працівників

органів нотаріату як експертів і консультантів;

інформувати Міністерство юстиції України про стан архівної ро­

боти та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.

Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, при­ватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.