8.3. Аудит использования материальных ресурсов

Анализ материальных ресурсов предполагает анализ состояния складских запасов, с одной стороны, и изучение показателей использования материальных ресурсов - с другой.

Излишки сырья и материалов могут образовываться также в результате:

- необоснованного составления коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приеме, погрузке, транспортировке и разгрузке их на складах, базах, пристанях и железнодорожных станциях;

- завоза сырья и материалов от поставщиков в больших количествах, чем указано в сопроводительных документах, или завоза ценностей вообще без документального оформления (сторонние товары);

- завоза от поставщиков доброкачественного сырья и материалов вместо отходов, показанных в сопроводительных документах;

- завышения веса тары при составлении актов на ее завес;

- внесения в сырье и материалы посторонних или однородных веществ более низкого качества с целью увеличения их количества или веса.

В ходе проверки в первую очередь выясняется состояние складского хозяйства, подбор и расстановка материально ответственных лиц, организация пропускной системы, своевременность проведения инвентаризации и выполнение плана внезапных проверок наличия материальных ценностей и др.

Проверка предусматривает обследование складов и мест хранения материальных ценностей в целях выяснения их пригодности для использования по назначению, соблюдения правил хранения ценностей и правил противопожарной безопасности, наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т.д.

В соответствии с установленными правилами материальные ценности на складах хранятся по группам, видам, артикулам и сортам на стеллажах, в ячейках или в специализированной таре. Номенклатурные номера материальных ценностей указываются на прикрепляемых ярлыках.

Одновременно проверяются система отпуска материалов в производство (цехи основного и вспомогательного производства), правильность определения их количества с помощью весоизмерительных приборов, а также состояние контроля со стороны руководителей цехов, своевременность и точность отражения отпуска в соответствующих первичных и сводных документах.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. Практика показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходящих остатков ("красное сальдо") по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными картотек складского учета и бухгалтерского учета.

"Красное сальдо" свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т.д.

Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.

Расхождения между данными складского и бухгалтерского учета выявляются путем сопоставления остатков по сальдовой книге с остатками, подсчитанными бухгалтерией в оборотных ведомостях по группам материалов.

Обеспечение сохранности материальных ценностей во многом зависит от подбора и расстановки материально ответственных лиц. На такие должности не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах.

Встречаются и такие нарушения, как вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды, вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права, вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам.