9.4. Аудит расчетов с подотчетными лицами

Для расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71. Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д.

Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Если сотрудник предприятия направляется в командировку, то ему также выдаются деньги под отчет. При этом суточные за время командировки выплачиваются следующим образом:

- если командировка проходит на территории РФ - в российской валюте по нормам, установленным действующим законодательством;

- за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки из РФ за границу.

За день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100 процентов установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются.

В случае выезда в командировку за границу и возвращения из нее в тот же день работнику выплачиваются суточные в размере 50 процентов установленной нормы. При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100 процентов по нормам страны, в которую направляется работник, и, как правило, в валюте страны, из которой работник убывает.

При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится. Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

Если полученные под отчет суммы в иностранной валюте не были израсходованы полностью, то в соответствии с пунктом 4.4 Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов следует:

- вернуть их в той валюте, в которой были получены;

- внести в кассу организации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности;

- погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой - другой, чем получена под отчет (только в том случае, если курс рубля к данной валюте устанавливается ЦБ РФ).

В последнем случае для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования (или страны обмена валюты), подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на другую наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Необходимо помнить о том, что, согласно постановлению Правительства РФ от 1 июля 1995 г. N 661, начиная с 1 января 1995 года затраты, по которым утверждены в установленном порядке нормы и нормативы (расходы на служебные командировки, представительские расходы, расходы на подготовку и переподготовку кадров и др.), списываются на издержки производства (обращения) по фактически произведенным затратам (без учета норм и нормативов).

При составлении расчета по налогу на прибыль налогооблагаемая прибыль увеличивается на сумму расходов, которые были списаны на издержки производства (обращения) сверх установленных норм и нормативов.