6.1. Организация работы кассового аппарата банка

Кассовые операции банка составляют достаточно большой объем работы и характеризуют одну из главных функций банка. Более того, контроль состояния рынка операций с наличностью, который возложен на банковскую систему, является одной из важных предпосылок улучшения экономической ситуации в Украини.
Банки, осуществляя своевременное кассовое обслуживание контрагентов (клиентов), обеспечивают тем самым сохранение их средств, а также способствуют соблюдению эмиссионно-кассовой дисциплини.
Основные аспекты банковской деятельности по этим направлениям изложены в инструкции «Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины», утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 19.02.2001 за № 69.
Все государственные, кооперативные, акционерные, арендные, коллективные, общественные и другие предприятия, организации, учреждения независимо от формы собственности и видов деятельности, а также лица, которые являются субъектами предпринимательской деятельности и имеют текущий счет в банке, обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. При необходимости они могут получить наличные из учреждений банка для расчетов по оплате труда, денежных выплат и поощрений, покупки ценных бумаг, выплаты дивидендов, гонораров, стипендий, пенсий, расходов на служебные командировки, хозяйственные нужды тощо.
Постановлением Правления Национального банка Украины от 18.01.99 за № 14 предусмотрено, что за кассовое обслуживание банк берет с клиента плату в размере, предусмотренном договором на кассовое обслуживание, но не более 1,0% от выданной суммы готивки.
Плату за кассовое обслуживание бюджетных организаций, воинских частей рекомендуется устанавливать в меньших размерах с учетом того, что доходы, полученные от комплексного обслуживания государственного бюджета, покрывают в целом соответствующие расходы банку.
Выдача наличности предприятиям связи на выплату пенсий осуществляется бесплатно на основании того, что Национальный банк подкрепляет кассы банков на эти операции безкоштовно.
Предприятия могут иметь в кассе наличные в пределах лимитов остатка наличности в кассе, устанавливается ежегодно в течение первого квартала, а при необходимости лимиты могут пересматриваться в течение року.
Лимит остатка наличности в кассе для каждого контрагента устанавливается тем банком, в котором открыт его текущий счет. Учреждения банков осуществляют полный контроль за соблюдением действующего порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украины. Проверки осуществляются по данным бухгалтерского учета и по первоначальным денежными документами. При проверке выясняют наличие такого лимита и обеспечения его ежедневного соблюдения, а также соблюдение порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата в банк не выплаченных в срок сумм заработной платы, пособий, стипендий и т.п.. Особое внимание уделяется контролю правильности расходования наличных, полученные в банке, учитывая, что ее использование на другие цели, чем указано в чеке, забороняеться.
Проверяя правильность ведения кассовой книги и своевременность учета поступлений и выдач наличных, устанавливают соответствие записей кассовой книги по суммам, полученных и сданных в банку.
Как видим, учреждения банков активно влияют на организацию налично-денежного обращения Национальный банк Украины, как единственный эмиссионный и кассовый центр государства, организует и регулирует объем и структуру наличной массы согласно основным направлениям денежно-кредитной политики, другие банки осуществляют анализ и прогнозирование наличного обращения, выполняют оперативные функции по реализации единой денежно-кредитной политики на территории региона и ин.
Учитывая сказанное основными задачами банков по наличному обращению являются:
безусловное выполнение актов Верховной Рады Украины, Законов Украины, Указов Президента Украины, нормативных актов Национального банка Украины по вопросам регулирования объема и структуры наличной массы в обращении;
анализ совокупных оценок состояния сбалансированности денежных доходов и расходов населения;
прогнозирования наличного оборота по общему объему и структуре с учетом основных направлений денежной политики и показателей экономического и социального развития;
рациональная организация наличного обращения и больше привлечения наличных денег в кассы банков;
ограничения наличной эмиссии экономически обоснованными требованиями рост оборота наличности;
своевременная выдача наличных субъектам хозяйствования на оплату труда, пенсий, пособий и для других целей;
соблюдения установленного порядка ведения кассовой и эмиссионной работы;
осуществление контроля за экономным и целевым расходованием готивки.
Довольно значительная масса наличных проходит через текущие счета контрагентов, которые открыты в учреждениях банков и используемые для учета движения денежных средств. Для проведения кассовых операций в банке создается структурное подразделение - кассовый аппарат. Руководство банка самостоятельно решает вопрос о структуре кассового аппарата. Но при любых организационных форм его построения кассовый аппарат проводит прием и выдачу наличных, а также осуществляет весь объем сопутствующих операций: перерасчет инкассированной выручки, размен денежных купюр и обмен их на монету, оформление и выдачу денежных чековых книжок.
Операционная касса - это структурное подразделение банков, проводит операции по кассовому обслуживанию клиентов. Остаток денег в операционной кассе ограничено определенным лимитом, определяется по согласованию с соответствующим учреждением Национального банка в зависимости от объема наличного оборота конкретного банка и условий его роботи.
Операционная касса может включать отдельные виды касс, а именно: прибыльную, расходную, вечернюю, пересчетных денежной выручки. Как правило, основной объем наличных в системе банков проходит через приходно-расходные каси.
Работа кассового аппарата проводится в отдельных, специально оборудованных примищеннях.
Для хранения наличных операционной кассы в банках назначен денежные хранилища. В денежных хранилищах также хранятся средства резервных фондов Национального банка Украины, иностранная валюта, золото (драгоценные металлы), другие цинности.
Каждая отдельная шкаф, металлический стеллаж, полка, на которых размещены деньги (ценности) в денежном хранилище, замыкаются заведующим кассы. Ключи хранятся в отдельной шафи.
Учет принятых в хранилище денежных билетов, монет и других ценностей ведется в книге учета наличных операционной кассы и в книге учета денег в резервных фондах.
Ответственным за хранение денег (ценностей), находящихся в денежных хранилищах, является руководитель банка, его главный бухгалтер и заведующий каси.
Каждый из этих работников имеет отдельный ключ от денежного хранилища и личную печать. Только этими тремя ключами открываются и закрываются денежные хранилища, и только наличие всех трех печатей свидетельствует о опечатывания хранилища. Круг служебных обязанностей этих работников по обеспечению сохранности денег (ценностей) достаточно четко определены инструкцией № 1 НБУ. Так, их присутствие является обязательным, когда с разрешения руководителя в хранилище заходит кто-либо из работников банку.
Прежде чем закрыть хранилище они должны проверить соответствие фактического наличия резервных фондов операционной кассы данным бухгалтерского учета и остаткам, указанным в книге учета наличных операционной кассы и книге учета денег в фондах. Они также проверяют, ценности, подлежащие хранению в хранилище, занесено в хранилище. Подписи ответственных лиц подтверждают правильность остатков, выведенных в книгах.
Опечатывания денежного хранилища после окончания рабочего дня производится в присутствии представителя отдела охраны банка. О принятии опечатанного денежного хранилища он расписывается в контрольном журнале лиц, допускаемых к отпирания, замыкания и опечатывания денежных хранилищ, предварительно сверив оттиски печатей с образцами. Контрольный журнал лиц, допускаемых к отпирания и опечатывания денежных хранилищ, сохраняется у заведующего каси.
Перед отпиранием денежных хранилищ ответственные работники в присутствии представителя охраны проверяют, нет ли повреждений дверей, замков и т.д., после чего расписываются в контрольном журнале о принятии хранилищ от охраны.
В течение рабочего дня хранилища, сейфы и шкафы должны быть закрыты, а при наличии там ценностей, кроме того, опечатаны печатями лиц, ответственных за сохранение цинностей.
Ко всем денежных хранилищ, сейфов, металлических шкафов, в которых хранятся деньги и ценности, банк дубликаты ключей. Они вкладываются в пакет, который обшивается тканью и опечатывается печатями трех должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Вместе с сопроводительным письмом, подписанным теми же лицами, пакет передается на хранение в отдел безопасности банка или в ближайшее учреждение банку.
Проверка дубликатов ключей производится в случае поломки или утери ключа, которым пользуются постоянно, а также во время ревизий, проверок и при изменении должностных лиц, ответственных за хранение цинностей.
Во всех банках кассиры обеспечиваются металлическими печатями, которые необходимы для опломбирование пачек с денежными билетами, мешков с монетой (клише). На них, а также на печатях ответственных за хранение денег в кассе и других работников банка проставляется оттиск наименование банка (номера по электронной почте), порядкового номера печати (клише).
Все печати, ключи, клише, именные штампы регистрируются в специальном журнале, который ведет сам руководитель или лицо, назначаемое его письменного распоряжения (кроме кассира и заведующего кассы).
Как мы уже упоминали, порядок организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины регламентируется инструкцией № 1 Правления Национального банка Украины. Она разработана в соответствии с Законом Украины «О банках и банковской деятельности» и она определяет порядок осуществления Республиканским банком Крыма, территориальными управлениями и учреждениями всех других банков эмиссионных и кассовых операций, инкассации денежной выручки, перевозка и пересылка ценностей, выполнения операций с иностранной валютой и документами в иностранной валюте, драгоценными металлами, контроля за хранением ценностей и соблюдением эмиссионно-кассовой дисциплини.
На кассовую работу добираются надежные работники. В каждом учреждении банка на кассиров, инкассаторов, водителей открывают личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на работу, автобиография, копия приказа о назначении на должность, выписка из протокола о сдаче зачета на знание инструкции № 1, а также договор о полной материальной ответственность и фотокартка.
Работники учетно-операционного аппарата осуществляют проверку всех расчетно-денежных документов и обеспечивают отражение операций на счетах бухгалтерского учета. Этот аппарат возглавляет главный бухгалтер банка, который в своей работе руководствуется «Положением об организации бухгалтерского учета и отчетности в банковских учреждениях Украины», утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 30.12.98 за № 566 (зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 01.02.99 № 56 / триста тридцать четвёртое). Именно на главного бухгалтера, который подчиняется непосредственно руководителю банка, возложен контроль за использованием средств, независимо от источника их формирования. Учетно-операционный аппарат банка работает по принципу ответственных виконавцив.
По операционными работниками закрепляется ведение соответствующих счетов, в том числе и текущих счетов контрагентов. Конкретные обязанности работников учетно-операционного аппарата определяются главным бухгалтером банку.
Принцип ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать расчетно-денежные документы, распространяется и на кассовый аппарат.
ГЛАВА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ кассовой работы в банках УКРАИНЕ 6.2. Порядок осуществления кассовых операций приходными кассами