6.3. Порядок осуществления операций вечерними кассами

Вечерние кассы принимают деньги от предприятий, учреждений, организаций и населения после окончания операционного дня. Никаких расходных операций (за исключением операций по вкладам и с ценными бумагами) работники вечерних касс не проводять.
Функции операционного работника по приходным операциям вечерней кассы выполняет бухгалтер-контролер, с которым заключается соглашение о полной индивидуальной материальной ответственности за хранение денег, поступающих в вечерней кассы. Бухгалтер-контролер имеет право контрольной подписи от имени учреждения банка приходных документов, а также сопутствующих сведений в сумок с денежной выручкой.
Порядок документооборота и приема денег вечерней кассой достаточно четко регламентировано. Сначала лицо, сдает наличность, заполняет приходный документ на внесение наличности и передает его бухгалтеру-контролеру, который после соответствующей проверки, в свою очередь, передает документ кассиру. Приняв наличные, кассир подписывает все три части объявления о внесении наличности (собственно объявление, квитанцию, ордер) и проставляет на них штамп «Вечерняя касса». Квитанция за двумя подписями (бухгалтера-контролера и кассира), заверенная печатью вечерней кассы, выдается сдатчику готивки.
Закончив прием денег, кассир (вместе с бухгалтером-контролером) сверяют сумму наличности с данными кассового журнала и приходных документов и подписывают журнал.
После окончания объявленного времени работы вечерней кассы деньги, поступившие приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать запирают на два ключа (кассира и бухгалтера-контролера) в сейфе, который опечатывают их печатями и сдают под охрану с распиской в контрольном журнале лиц, их допущено к отпиранию, замыкания и опечатывания денежных сховищ.
В начале следующего рабочего дня работники вечерней кассы продолжают выполнять свои функции. Они принимают сейф от охраны, после чего сдают деньги и приходные документы заведующему кассы под расписку в кассовом журнале вечерней кассы. После проверки соответствия записей в журнале фактической сумме наличных бухгалтер-контролер передает кассовый журнал главному бухгалтеру.
Далее контрольные функции за проведением кассовых операций вечерней кассой выполняет главный бухгалтер банка, который получает от заведующего кассы приходные документы вечерней кассы и подсчитывает по документам общую сумму надходжень.
Элементом внутреннего контроля является факт сверки суммы по документам с общей суммой прибыли по кассовому журналом. О соответствии этих сумм свидетельствует подпись главного бухгалтера в кассовом журнале, который передается для отображения в бухгалтерском учете. Все приходные документы главный бухгалтер возвращает заведующему кассы, а ордера передает операционным работникам для записи на текущих счетах контрагентов (клиентов) банку.
Можно проводить операции в вечерних кассах и без бухгалтера-контролера. В этом случае кассир принимает деньги с использованием кассового аппарата, а потому печать у него вилучаеться.
Контрольный кассовый аппарат пломбирует заведующий кассы, который оставляет себе один ключ управления счетчиком-сумматором, а второй ключ от счетчика выдает касиру.
Принимая деньги, кассир выдает квитанцию с оттиском штампа контрольного кассового аппарата с указанием суммы взноса. По сути, процедура приема денег не зминюеться.
Кассир проверяет заполненную клиентом объявление о внесении наличных. Приняв деньги, подписывает все три документа, и на обратной стороне квитанции и объявления проставляет штамп контрольного кассового аппарата. Оттиск штампа контрольного кассового аппарата с неправильно набранной суммой на приходном документе кассир зачеркивает и за своей подписью на нем делает надпись «Не учитывать». Все приходные документы кассир оставляет в себе.
Общую сумму принятых денег кассир записывает цифрами и словами в контрольной ленте, предварительно вычеркнув из нее все неправильно занесены суммы согласно испорченными документами.
Подсчитав фактическую сумму денег и сверив ее с данными контрольной ленты, кассир производит записи в книге учета показаний счетчиков контрольного кассового аппарата и сумм наличности, принятой вечерней касою.
Утром следующего дня кассир отчитывается перед заведующим кассы, который, в свою очередь, выполняет все процедуры контроля сумм, прошедших через кассовый аппарат, и передает контрольную ленту и приходные документы главному бухгалтеру. Главный бухгалтер (или его заместитель) подсчитывает по документам общую сумму поступлений и сравнивает ее с результатами записи в контрольной ленте. Обязательным контрольной процедурой является проверка главным бухгалтером порядковых номеров контрольной ленты от первой до последней операции. Контроль главного бухгалтера завершается подписанием контрольной ленты и передачей ее и всех приходных документов в бухгалтерию для осуществления записей в кассовом журнале, который подписывает тот же работник бухгалтерии, провел записи, а также главный бухгалтер.
Приходные документы возвращаются заведующему кассы, а ордера передаются операционным работникам для зачисления внесенных сумм на соответствующие текущие счета контрагентов. Кассовый журнал и контрольная лента передаются для отражения в бухгалтерском учете. Контрольные ленты подшиваются вместе с приходным кассовым журналами или с кассовыми документами.
Вечерние кассы создаются для улучшения обслуживания клиентов и для привлечения наличных средств. Именно поэтому банки значительное внимание уделяют вопросам приема вечерними кассами сумок (мешков) с денежной наличностью от инкассаторов Национального банка, железнодорожных станций и предприятий связи.
Следует отметить, что деятельность вечерних касс прямо связаны с функциями касс пересчета, которые функционируют как при вечерних кассах, так и окремо.
Схема движения наличных средств, поступающих от инкассаторских бригад, в вечерних кассах достаточно четко определена и происходит по следующим етапами.
1. Старший бригады инкассаторов сдает кассиру сумки (мешки) с наличностью в присутствии всех инкассаторов этой бригады; водитель автомашины должен находиться в помещении банка или в автомашине до окончания приема сумок с цинностями.
2. Сдавая сумки (мешки) инкассаторы предъявляют бухгалтеру-контролеру накладные к сумкам с денежной выручкой, а к сумок с валютными ценностями - сопроводительные ведомости и явочные картки.
3. Бухгалтер-контролер вечерней кассы проверяет соответствие записей в накладных (сопроводительных ведомостях) и явочных карточках и регистрирует предъявлены инкассаторами сумки (мешки) в журнале учета принятых сумок, мешков с наличностью и порожних.
4. По мере регистрации бухгалтер-контролер передает кассиру накладные (сопроводительные ведомости), а по данным записей в явочных карточках устанавливает количество и номера пустых сумок (которые не были использованы в процессе инкассации), подлежащих возврату в кассу, и проверяет соответствие количества сумок их сдают инкассаторы в кассу, данным справки о выдаче инкассаторских сумок, мешков и явочных карточек. Завершив первичные процедуры контроля, бухгалтер-контролер явочные карточки возвращает инкасаторам.
5. Кассир, принимая сумки, проводит контроль их внешних параметров (целостность пломб и их соответствие заверенным образцам, соответствие номеров сумок, сданных инкассаторами, номерам, указанным в накладных).
6. Приняв за каждым заездом (маршрутом) сумки и мешки, бухгалтер-контролер и все инкассаторы бригады подписывают два экземпляра журнала принятых сумок и мешков с наличностью и пустых сумок и второй экземпляр, скрепленный печатью вечерней кассы, выдают старшему бригады инкасаторив.
7. Кассир под контролем бухгалтера-контролера подсчитывает количество сумок, которые сдают в денежное хранилище (сейф), и сверяет ее соответствие количеству, указанному в журнале учета принятых сумок и мешков с наличностью и пустых. Сейф запирают двумя ключами, один из которых хранится у кассира, второй - у бухгалтера-контролера.
8. Итоговым документом проведенной работы является составление справки о принятых вечерней кассой сумки (мешки) с наличными и порожни.
При выполнении всех указанных процедур проводится контроль дефектности сумок и, если обнаруживаются нарушения (внешние дефекты или несоответствие сумм, указанных в накладных и явочных карточках), кассир в присутствии бухгалтера-контролера и инкассаторов, сдавшие эти сумки (мешки), раскрывают их и перечисляют деньги.
После завершения работы составляется акт в трех экземплярах с подписями всех лиц, присутствовавших при подсчете денег с указанием даты и времени раскрытия сумки и ее номера, описанием дефектов и указанием суммы, она обнаружена пидрахунком.
Первый экземпляр акта остается в делах банка вместе с сопроводительным документом, второй - с сообщением о факте недостачи и вещественными доказательствами (поврежденной сумкой, пломбой, упаковкой и т.д.). Передается правоохранительным органам (при условии выявления недостачи), а третий направляется организации, сдавшего наличные инкасатору.
Банки могут установить порядок сдачи наличности в вечернюю кассу без участия инкассаторских бригад. В этом случае каждому субъекту хозяйственной деятельности банк выдает четное количество инкассаторских сумок. Образцы пломб банк подтверждает подписями должностных лиц и печатью банка. На сдачу наличных клиенты выписывают к каждой сумки сопроводительную ведомость в трех экземплярах (первый вкладывается в сумку, второй и третий предъявляются бухгалтеру-контролеру вечерней кассы). Процедура приема наличных аналогичная выполняется при участии инкассаторских бригад. После окончания приема сумок кассир выдает представителю предприятия копию сопроводительной ведомости, подписанное кассиром и бухгалтером-контролером и заверенная печатью кассы. Пустые сумки, которые не были использованы, возвращаются под расписку в отдельной книзи.
Несколько иной порядок установлен для приема сумок с выручкой железных дорог и предприятий связи.
Представители этих организаций, доставив в банк сумки с выручкой, раскрывают в присутствии работников вечерней кассы страховой мешок и передают бухгалтеру-контролеру два экземпляра дорожной ведомости на сбор выручки железнодорожных станций (или реестр предприятий связи) и конверт с накладными к сумкам, а кассиру - сумки с выручкой. Кассир проверяет сумки на предмет дефектности, а бухгалтер-контролер устанавливает соответствие принятых сумок и накладных к ним записям в дорожной ведомости или реестре. По факту приема сумок выдается расписка банка на других экземплярах дорожных ведомостей или реестров за подписями бухгалтера-контролера и кассира вечерней кассы, скрепленных печатью банку.
Первые экземпляры указанных документов используются как регистрационные журналы учета принятых сумок с деньгами и хранятся в банке в отдельной справи.
Об общем количестве принятых от станций железных дорог и предприятий связи сумок и объявленную сумму вложенных в них денег делаются соответствующие записи в справке о принятых вечерней кассой сумки (мешки) с наличностью и пустые сумки.
По итогам работы вечерней кассы утром следующего дня кассир и бухгалтер-контролер сдают:
1) сумки с проинкасованою денежной выручкой, накладные и сопроводительные ведомости, а также пустые сумки - в кассу пересчета;
2) мешки (сумки) с наличностью касс банка при предприятиях и накладные к ним под расписку в справке о принятых вечерней кассой сумки с наличными и пустые сумки - заведующему кассы. Сопоставив фактическое наличие денег данным сопроводительной ведомости, заведующий кассы подписывает эту ведомость и накладную к ней и передает накладную в операционную кассу для зачисления денег на счет контрагента, а сопроводительную ведомость - для включения в кассовых документов дня.
Перечисление наличных, принятой вечерней кассой, проводится кассами перерахунку.
Порядок выполнения операций вечерней кассой показано на рис. 6.2.

6.2. Порядок осуществления кассовых операций приходными кассами 6.4. Организация и порядок работы кассы пересчета