4.2. Принципы , требования и элементы организации труда работников бухгалтерской службы

Бюджетные учреждения как субъекты хозяйствования, выполняющих много социальных функций, по своей внутренней структуре представляют собой сложный хозяйственный механизм. Реализация возложенных на них задач возможна в условиях постоянных связей между цепочками или структурными подразделениями и отлаженной системы управления. Важную роль в указанном механизме играет учетный процесс, который, с одной стороны, сочетает в себе составляющие этого механизма на уровне сплошного сбора информационных данных, а с другой - в результате процесса обработки учетной информации обеспечивает руководство учреждения (на выходе из системы бухгалтерского учета) информации , необходимой для принятия управленческих решений. А поскольку осуществление учетного процесса, даже при максимальной его автоматизации, невозможно без труда исполнителей учетных функций - работников бухгалтерской службы и отдельных уполномоченных лиц других структурных подразделений, вопросы организации этой работы выступает как головне.
Отметим, что работа исполнителей учетных функций, безусловно, имеет свои особенности. Прежде всего это высокий информативный уровень, локальный характер труда о пространстве, целостность выполняемых функциональных обязанностей. Учитывая сказанное, можно выделить основные принципы, которым должен соответствовать организация труда в сфере бухгалтерского учета:
научность (использование наработок науки и практики по организации деятельности данной категории работников)
целостность (постоянные поиски путей совершенствования организации труда);
комплексность (применение комплекса организационных, технико-экономических, санитарно-гигиенических, психологических и других мероприятий)
плановость (проектирование комплекса мероприятий по организации труда).
Согласно приведенных принципов выделяют элементы организации труда, или меры, обеспечивающие их реализацию:
четкое адресное руководство процессом организации труда;
профессиональная специализация труда;
кооперирования труда;
нормирования труда;
наличие концепции мотивации праци.
Как уже отмечалось, вопросы организации бухгалтерского учета находятся в ведении главного бухгалтера. В отдельных случаях руководитель бухгалтерского подразделения может передавать указанные функции заместителю. Осуществив разделение всей системы организационных мероприятий по видам - организация технологии учетного процесса, организация обеспечения учетного процесса, организация работы аппарата бухгалтерии, организация развития бухгалтерского учета, главный бухгалтер может передать отдельные полномочия каждому из заместителей, сохранив за собой общее руководство. В любом из выбранных вариантов залогом реализации определенной системы мер четкая адресность относительно функций с их виконання.
Должностное лицо, несущее ответственность за организацию труда в бухгалтерском подразделении, должен отвечать определенным требованиям:
пользоваться авторитетом среди коллег;
иметь высокий уровень профессиональной подготовки;
владеть навыками и знаниями по управлению персоналом, рабочим временным нагрузкой и другими направлениями организации труда;
постоянно повышать профессиональный уровень и изучать и применять передовой опыт международной и отечественной практики, результаты современных научных исследований.
В обязанности такого должностного лица относятся:
определения распределения функций по работников бухгалтерской службы;
установления уровней кооперации труда;
анализ трудового процесса и затрат рабочего времени;
нормирования труда работников бухгалтерской службы;
оптимизация численности персонала бухгалтерской службы;
разработка рабочих организационных регламентов (положение о бухгалтерии, сектор, группа; должностных инструкций)
выработка механизма отбора кандидатов на трудоустройство;
разработка концепции мотивации труда;
организация социального обеспечения;
организация эргономичного забезпечення.
Работа бухгалтерской службы начинается с ее комплектации. Вакансии рабочих мест по соответствующего объема работы требуют заполнения. Процесс приема на работу предусматривает детализацию требований к вакантной должности (счетчик, учетчик, старший бухгалтер, старший экономист, руководитель группы, сектора, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера) и к кандидатуре на ее получение, отбор кандидатов и приймання.
Детализация требований к вакантной должности по существу отражает положение должностной инструкции. Формируя эти требования, можно выделить обязанности или функции должностных лиц, квалификационные требования и спектр профессиональных навыков и знаний. При наличии кандидатур на определенную должность следует убедиться, что они фактически отвечают требованиям, которые выдвигает учреждение или организация. Отбор кандидатур осуществляется одним из следующих методов:
собеседованием;
анкетированием;
тестированием;
комбинованим.
Анкета, как и тесты, должна быть подготовлена должностным лицом, отвечающим за организацию бухгалтерского учета в учреждении, с участием руководителей соответствующих групп учета. Анкеты и тесты могут быть разными и содержать от 10 до 50 позиций (вопросов или тестов). При наличии многих кандидатур указанные методы достаточно эффективными и экономичными, поскольку позволяют быстро очертить круг потенциальных працивникив.
Как правило, после анкетирования или тестирования кандидат на должность проходит собеседование, которое представляет собой обмен информацией между представителями бухгалтерской службы (должностного лица, отвечающего за организацию бухгалтерского учета, и руководителя группы по соответствующему направлению учета, где есть вакантная должность) и кандидатом на трудоустройство . В процессе собеседования представители бухгалтерской службы должны определить:
способности кандидата (способен кандидат успешно работать в должности, в отделе, организации);
мотивацию кандидата (настроен кандидат успешно работать в должности, в отделе, организации).
Оценить кандидата нужно сразу после спивбесиди.
Для обеспечения бухгалтерской службы квалифицированными кадрами главный бухгалтер или его заместитель должен установить связь с профильными учебными заведениями разных уровней аккредитации. Подготовкой будущих специалистов к работе в каждом бюджетном учреждении или организации становится проведение производственной практики на ее бази.
Профессиональное разделение труда или специализация предполагает идентификацию конкретных функций по соответствующих исполнителей. Специализация является средством улучшенного выполнения работы по качественных и количественных характеристик процесса при одинаковых затрат труда.
Относительно процесса бухгалтерского учета специализация определяет:
разделение труда по направлениям учета;
разделение труда по видам робит.
Первый раздел предусматривает выделение оптимального количества направлений учета, к которым, как отмечалось, относят:
учет доходов общего фонда;
учет доходов специального фонда;
учет денежных средств;
учет расчетов с дебиторами и кредиторами;
учет расчетов с работниками, служащими;
учет расчетов со стипендиатами;
учет запасов;
учет необоротных активов тощо.
Указанные направления превращаются в условно самостоятельные составляющие процесса учетных работ, которые влияют на формирование внутренней структуры бухгалтерской службы, поскольку на основе определенного круга направлений учета формируются группы, секторы, отделы как горизонтальные образование аппарата бухгалтерии.
На практике сектора являются первичными горизонтальными цепочками и образованиями 1-го уровня. В практике бюджетных бухгалтерий выделяют от 2 до 5 секторов (расчетный, материальный, финансовый и т.д.). Группы, сформированные внутри секторов, осуществляют учет по конкретным направлениям. При этом одной группе может отвечать один (в случае многих и регулярных операций) или несколько напрямкив.
Разделение труда по видам работ осуществляется как за горизонтальными уровневыми структурами бухгалтерской службы, так и по вертикали. Согласно общей схеме технологии учетного процесса, а следовательно, выделение соответствующих операций, осуществляется разделение бухгалтерской работы внутри элементарных (низких) структурных цепочек (групп). Указанный разделение происходит по квалификационным характеристикам работников: сложность работ должна быть сопоставлена с уровнем знаний и навыков или квалификационной категорией работника. Когда речь идет о разделении видов работ, нужно учитывать индивидуальные особенности работника, уровень его информативной грамотности т.д.. Четкое соблюдение адресности выполнения соответствующих работ по горизонтали способствовать дальнейшему совершенствованию профессионального уровня працивникив.
Разделение труда по вертикали предусматривает определение объема и видов работ для средней первоначальной звена руководящей структуры (руководителей групп, секторов) и высшего звена (главного бухгалтера, главного экономиста, заместителей главного бухгалтера). Поскольку движение учетной информации по вертикали осуществляется преимущественно снизу вверх с тенденцией к обобщению, уровень руководства определяет уровень обобщения. Так, руководители групп могут фиксировать информацию в мемориальных ордерах на основании данных первичного учета, предварительно проверенных, принятых и обработанных техническими исполнителями - Счетчик, розрахунковцямы, счетчиками и др.. Руководители секторов или заместители главного бухгалтера готовят отчетность в фонды, органов казначейства, налоговых органов, высших структур по соответствующим топологическими направлениям. Главный бухгалтер, осуществляя общее руководство, как правило, отвечает за ведение книги «Журнал-Главная» и готовит отдельные отчетные форми.
Вспомним, что бухгалтерский учет как во времени, так и в пространстве имеет все характерные особенности процесса, а потому специализация труда требует дальнейшего кооперирования. Кооперирования заключается в установлении взаимосвязей между отдельными исполнителями и их группами, занятых выполнением отдельных, но связанных между собой процессов. Заметим, что чем глубже уровень специализации применяется в той или иной организационной структуре, тем шире сфера кооперации, так как большее количество непосредственных исполнителей требуют логического взаемопогодження или объединения.
По бухгалтерской работы задачи кооперирования заключается в сочетании трудовых усилий работников, выполняющих учетные функции. При этом согласно выделение двух категорий исполнителей, занятых в учетном процессе, - работников учетной службы и работников других структурных подразделений, которые выполняют отдельные учетные операции, рассматривают такие организационные уровни кооперирования труда:
внутренний, заключается в установлении связей между работниками бухгалтерской службы и ее звеньями;
внешний, предусматривает кооперирования труда работников других структурных подразделений и аппарата бухгалтерии.
По поводу форм кооперирования учетной работы заметим, что поскольку специалазация, или разделение труда, первична среди форм организации труда учетных работников, речь может идти только о сложной кооперацию.
Кооперирование труда позволяет поддерживать в работе согласования между индивидуальными и коллективными исполнителями учетных функций, обеспечивать непрерывность процесса бухгалтерского учета, качественность и своевременность предоставления соответствующей информационной базы для принятия управленческих решений, а также сокращать трудовые затраты, что, в свою очередь, обеспечивает оптимальное использование учетных кадрив.
Для определения объемов учетных работ по численности работающих в целом и по секторам, группам используют систему норм и расчетных показателей. Указанная система норм базируется на трех методах анализа трудового процесса и затрат рабочего часу.
Экспертный метод оценки трудоемкости работ - экспертизу проводит специальная комиссия в составе высококвалифицированных специалистов по бухгалтерскому учету, планированию и финансив.
Опытно-статистический метод - исследование заключается в сравнении трудоемкости аналогичных работ на основе статистических данных из индивидуальных планов (заданий работников бухгалтерской службы).
Расчетно-аналитический метод - анализируются данные об использовании рабочего времени, полученных непосредственным измерением или моментными наблюдениям (фотография, фотохронометраж, хронометраж).
Расчетные показатели должны обеспечить отыскания оптимальных конкретных значений трудоемкости, численности и т.д.. Действующую систему норм, которая была разработана в 1970-х годах, можно разделить на три группы:
нормы и показатели, используемые для внедрения разделения труда;
нормы и показатели, используемые для кооперирования труда;
нормы и показатели определения численности списочного состава персоналу.
Нормы разделения праци.
1. Норма обслуживания - количество единиц, объектов, которые обслуживает один работник (группа работников):
Ноб = 9450 / Нч.о, (3.1)
где 9450 - месячный фонд рабочего времени одного списочного работника, мин;
Нч.о - норма времени на один объект обслуживания,
Нч.о = Чс.о (
4.1. Организационное построение бухгалтерии как отдельного участка бюджетных учреждений 4.3. Организация работы главного бухгалтера