5.2. Организация учета поступления необоротных активов
Организация учета поступления необоротных активов предусматривает:подготовку работы по закупке необоротных активов;
установление порядка приемки объектов как необоротных активов и их идентификацию;
разработку учетных номенклатур;
выбор первичных документов и организацию их руху.
Учреждения закупают необоротные активы согласно Закону Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства», проводя тендерные торги. С этой целью создаются тендерные комитеты (постоянные или временные), в состав которых в соответствии с Положением о порядке создания и главных функциях тендерных комитетов по организации и проведению процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства, утвержденного Приказом Министерства экономики Украины от 26.12.2000 № 280, рекомендуется включать должностных лиц организации-заказчика с экономического, юридического и финансовых подразделений. Представителем бухгалтерской службы в составе тендерного комитета может быть главный бухгалтер или его заместитель. На указанных работников как на членов тендерной комиссии возлагаются следующие функции:
планирование закупок в течение бюджетного года согласно утвержденному сметного лимита финансового обеспечения и приоритетности закупок;
организация приема, хранения, раскрытия тендерных предложений, обеспечение выбора выгодного тендерного предложения в соответствии с критериями и методикой оценки тендерных предложений, определенным в тендерной документации;
ведение отчетности по осуществлению закупок в соответствии с требованиями действующего законодавства.
Потенциальные объекты учета относят в состав необоротных активов согласно Инструкции по учету основных средств и других необоротных активов бюджетных учреждений. Так, необоротные активы - материальные и нематериальные ресурсы, принадлежащие учреждению, обеспечивая ее функционирование, и ожидаемый срок полезного использования которых превышает один год. В состав необоротных активов входят:
основные средства - необоротные активы, имеющие материальную форму и стоимость которых превышает 500 грн за единицу (комплект)
другие необоротные материальные активы - необоротные активы, имеющие материальную форму, но не вошли в предыдущей группе;
нематериальные активы - активы, не имеющие физической (или материальной) формы и используются учреждением в процессе его хозяйствования и административной деятельности более рик.
Необходимым условием рациональной организации учета необоротных активов является классификация, представляет собой средство выявления и упорядочения связей в системе соподчиненных элементов. Разрабатывая классификацию необоротных активов, нужно руководствоваться общей классификационной схеме в разрезе счетов и субсчетов, поданной в Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденному приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 10.12.99 № 114 (рис. 5.1). Согласно указанной классификации определяются группы, подгруппы и другие делящиеся элементы. Правильно разработанная классификация необоротных активов является основой для дальнейшей организации учета наличия необоротных активов, в частности инвентарного облику.
Чтобы принимать объекты необоротных активов, целесообразно создать постоянно действующую комиссию, в состав которой по приказу руководителя учреждения включить не менее три должностных лица:
представителя подразделения бухгалтерского учета - главного бухгалтера или заместителя;
представителя подразделения строительства и ремонтов необоротных активов - главного инженера или механика;
представителя подразделения материально-технического забезпечення.
В состав комиссии могут войти материально ответственные должностные лица учреждения. Возглавляет комиссию, как правило, главный специалист - представитель подразделения, отвечающего за эксплуатацию необоротных активов, ремонт и строительство. Рекомендуется включать в состав комиссии представителя высшей учреждения. Это позволит комиссии в таком составе принимать необоротные активы, поступающие в учреждения как гуманитарная допомога.
Если комиссия образуется каждый раз, когда учреждение получает необоротные активы, в ее состав могут быть включены должностные лица - представители постачальника.
Принимая объект, комиссия должна определить пригодность его к эксплуатации; принадлежность объекта к той или иной группы и подгруппы согласно разработанной классификации; полноту укомплектованности объекта (в случае Недокомплектация - выявить недостающие части) точную площадь объекта; наличие технической документации и ее полноту и достоверность. На основании проведенного осмотра комиссия составляет типичный акт приема - передачи основных средств 0С-1 (б). Обязательные реквизиты указанного первичного документа таковы:
идентификационный код ЕГРПОУ учреждения;
код ДКУД;
номер документа;
дата составления;
лицо, ответственное за сохранность основных средств;
сдатчик;
получатель;
счет, субсчет;
первоначальная стоимость;
износ;
год выпуска;
дата ввода в эксплуатацию;
номер паспорта;
инвентарный номер.
В акте указывается наименование объекта, его местонахождение в момент принятия (передачи), краткая характеристика объекта, соответствие объекта техническим условиям, необходимость доработки, результаты испытаний объекта и заключение комиссии. В приложении дается перечень технической документации. Акт составляется в двух экземплярах, подписывают его члены комиссии, а утверждает руководитель установи.
Один экземпляр передается в учреждение-поставщика, а еще один вместе с технической документацией - в бухгалтерию учреждения. На акте проставляет свою подпись материально ответственное лицо, которое будет осуществлять хранение необоротных активив.
Принятие необоротных активов после ремонта, реконструкции или оформляется Актом приема - сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов типовой формы 0С-2 (б), который составляет в двух экземплярах и подписывает соответствии уполномоченный представитель учреждения. Факт сдачи выполненных работ фиксирует своей подписью представитель предприятия (организации), выполнявшего работу. Акт содержит следующие реквизиты:
идентификационный код ЕГРПОУ;
код ДКУД;
номер документа;
дата составления;
отдел;
дебет, кредит счетов;
сумма;
инвентарный номер;
наименование объекта;
номер заказа;
количество дней ремонта, период ремонта;
дата принятия в експлуатацию.
В Акте фиксируется также объем выполненных работ, изменения в характеристике объекта, сметная и фактическая стоимость работ. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию учреждения, второй - предприятию, которое выполнило работы по ремонту, реконструкции, модернизации.
Когда необоротные активы поступают в учреждение, материально ответственное лицо на документе поставщика или на акте должно удостоверить своей подписью получение этих ценностей и принятия их на зберигання.
Учетные номенклатуры разрабатываются по следующему перечню:
поступили в эксплуатацию вновь построенные здания, сооружения;
приобретенные внеоборотные активы за счет средств общего фонда;
приобретенные внеоборотные активы за счет средств специального фонда;
безвозмездно полученные необоротные активы;
приходуются остатки необоротных активов, выявленные при инвентаризации.
Графики движения документов разрабатываются по общей методике (табл. 5.1).
| 5.1. Основы организации бухгалтерского учета необоротных активов | 5.3. Организация учета наличия необоротных активов |