5.3. Организация учета наличия необоротных активов
Организация учета наличия необоротных активов предусматривает организацию материальной ответственности инвентарного и аналитического учета, а также контроля за использованием не-оборотных активов. Основной задачей организации наличия необоротных активов учреждения (организации) является обеспечение сохранности этой категории ее активив.Организация материальной ответственности заключается в выработке оптимального механизма юридической ответственности, который заключается в том, что работник обязан возместить полностью или частично материальный ущерб, которые произошли по его вине. Вопросы материальной ответственности регулируется следующими нормативными актами:
Кодексом законов Украины о труде (ст. 130-138)
Законом Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 № 217/95-ВР;
Порядком определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 № 116;
Перечнем работ, при выполнении которых может применяться коллективная (бригадная) материальная ответственность, условия ее применения и Типового договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденным Приказом Министерства труда Украины от 12.05.96 № 43;
Перечнем должностей и работ, замещаемые или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевода или применения в процессе производства и Типовым договором о полной индивидуальной ответственности, утвержденным Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов от 28.12.77 № 447/24;
Порядком заключения письменных договоров о полной материальной ответственности рабочих и служащих за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения или для других целей, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 03.05.77 № 889.
Вспомним, что по месту хранения все необоротные активы должны находиться на ответственном хранении у материально ответственных осиб.
Механизм организации материальной ответственности предусматривает следующие шаги:
заключения сделки;
инструктаж;
организацию контроля за хранением активив.
Согласно нормативной базы сделки заключаются по двум видов материальной ответственности: полной и частичной (табл. 5.2).
Материальная ответственность по степени охвата делится на коллективную и индивидуальну.
Возлагая функции по хранению необоротных активов и других материальных и денежных средств на соответствующее должностное лицо, учреждение в лице руководителя заключает с работником письменный договор о полной материальной ответственности при условии, что работник достиг восемнадцатилетнего возраста. В этом документе подается наименование работы, уточняется связь указанных позиций с соответствующими функциями относительно определенного вида ценностей, определяются обязательства работника этого вида ценностей, а также обязательства администрации и т.д.. (Доп. 8). Необходимым условием заключения договора о коллективной материальной ответственности является согласование его с профсоюзным комитетом учреждения или организации (в частности относительно объективной необходимости применения именно данной формы ответственности) и создание работникам, которые берут на себя ответственность за сохранение соответствующих материальных ценностей, необходимых условий для нормальной работы и обеспечения полной сохранности переданных им ценностей (доп. 9).
На должность, функциональными обязанностями которого предусмотрено хранение денежных или товарно-материальных ценностей, запрещено принимать лицо, судимость за их розкрадання.
Материальная ответственность закрепляется указанием в приказе об учетной политике фамилии, имя, отчество работника, названия его должности и сферы материальной ответственности. Время в бухгалтерии должен быть сформирован отдельный список материально ответственных лиц по структурным подразделениям с указанием фамилии, имя, отчество, вида ценностей, даты проведения плановых инвентаризаций (табл. 5.3).
Инструктаж каждого материально ответственного лица осуществляет работник бухгалтерии, подробно знакомит ее с обязанностями и правами принимающей материальной ответственности, согласно Кодексу законов о труде Украины, а также Уголовного и Административного кодексов; порядком осуществления учета и хранения ценностей согласно действующей нормативной базой; порядком и сроками проведения годовой инвентаризации; обязанностями администрации по материально ответственного лица; порядком возмещения причиненных убытков и тому подобное. В случае необходимости материально ответственным лицам выдаются экземпляры соответствующих нормативных актов, регулирующих вопросы учета, хранения необоротных активов и вопросы материальной ответственности. О факте проведения инструктажа каждого материально ответственного лица в журнале регистрации делается запись с указанием даты, фамилий и должностей обоих причастных к этому делу сторон, заверяется их пидписами.
Помимо договора о полной материальной ответственности существует еще один документ, который закрепляет за работником обязанности по сохранности ценностей. Этот документ называется доверенности. Организуя материальную ответственность в этом случае, нужно руководствоваться следующими нормативными актами:
Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 № 99;
Приказом Министерства статистики от 21.06.96 № 192 «Об утверждении типовых форм первичного учета № М-2»;
Приказом Министерства статистики от 21.06.96 № 193 «Об утверждении типовых форм первичного учета № М-2а, М-3»;
Приказом Министерства статистики от 07.10.96 № 291 «Об утверждении типовых форм первичного учета № М-2б»;
Правилами изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета, утвержденными Приказом Министерства финансов Украины от 25.11.93 № 98.
Доверенность выдается работнику учреждения для получения товарно-материальных ценностей и денежных средств. Доверенность - документ строгой отчетности, содержит следующие реквизиты:
наименование предприятия-получателя и его адрес;
идентификационный код ЕГРПОУ;
наименование предприятия-плательщика и его адрес;
номер счета;
МФО;
наименование банка;
сроки действия доверенности;
серию и номер доверенности;
дату выдачи;
кому выдана доверенность;
реквизиты документа, удостоверяющего личность;
от кого получает ценности;
по какому документу;
перечень ценностей, которые предстоит получить (наименование, единица измерения, количество).
Окончательно оформленную доверенность, подписанную руководителем и главным бухгалтером, утверждают печатью и выдают лицу, должен получать соответствующие ценности. Сведения о выданной доверенности вносятся в Журнал регистрации доверенностей (табл. 5.4). Учитывая особый статус этого первичного должностного документа лицо, которое осуществляет учет, регистрацию и выдачу доверенностей, имеет насквозь пронумеровать его страницы и прошнуровать. Подготовлен так Журнал скрепляется печатью учреждения и подписями ее руководителя и главного бухгалтера.
Лицо, которому выдается доверенность, инструктируют по ее использованию, особое внимание уделяется следующим вопросам:
порядка использования доверенности;
срока ее использования;
порядка отчетности об использовании или возврате неиспользованной довирености.
Чтобы зафиксировать факт проведения инструктажа, целесообразно воспользоваться журналом регистрации проведения инструктажа, отметив там фамилия, имя и отчество должностного лица, которое осуществляло инструктаж, и должностного лица, которое было проинструктированы, и дату проведения инструктажа. Об использовании доверенностей или возврат неиспользованных доверенностей в журнале регистрации делается запись о номерах документов на полученные ценности или указывается дата возврата доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности с надписью «Неиспользованные» сохраняются в течение соответствующего срока. Списание бланков доверенностей - использованных или возвращенных как неиспользованные - осуществляется по акту.
Организация индивидуального учета состоит прежде всего в разработке системы кодирования инвентарных номеров. Вспомним, что инвентарный учет осуществляется по инвентарным объектам. Инвентарным объектом считается законченное конструктивный устройство со всем принадлежащим к нему оборудованием. Итак, речь идет о конструктивно выделенный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или целостный комплекс конструктивно объединенных предметов, составляющих одно целое и вместе выполняют определенные функции. Например, инвентарным объектом является каждое отдельное здание вместе со всеми необходимыми для ее эксплуатации внутренними коммуникациями: системой отопления помещения, включая и котельную установку (если последняя находится в самом здании); внутренней сетью водогазопроводу и канализации со всеми устройствами; внутренней сети силовой и осветительной электропроводки; всей осветительной арматурой; внутренними телефонными и сигнальными сетями и вентиляционными устройствами общесанитарного назначения; подъемниками (лифтами) и т.д.. Если здания стоят рядом друг с другом и имеют общую стену, но каждое из них составляет самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами. Земля и здания, расположенные на ней, являются отдельными необратимыми активами при условии, что их стоимость можно отделить. Надворные постройки (ограждения и т.п.), которые обслуживают здание, составляют вместе с ним один инвентарный объект, если их можно отнести к определенному помещения этого здания. В противном случае указанные сооружения образуют отдельный инвентарный объект. Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное назначение, образуют отдельный инвентарный объект.
Каждому инвентарному объекту (кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов, малоценных необоротных материальных активов, материалов длительного использования и имеющих специфическое назначение) присваивается инвентарный номер, который имеет восемь знаков. Первые три знака - номер субсчета, четвертый - номер подгруппы, остальные четыре - порядковый номер предмета в группе. Скажем, инвентарный номер 10320004 означает, что данный инвентарный объект относится к группе 103 «Здания и сооружения», подгруппы 2 «Дома, полностью или преимущественно предназначенные для проживания» и имеет порядковый номер 0004 (общежитие № 4 вуза).
Для белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви и малоценных необоротных материальных активов устанавливаются номенклатурные номера, имеющие семь знаков. Первые три - это номер субсчета, четвертый - номер группы, остальные три - порядковый номер предмета в подгруппе. Например, номенклатурный номер 1141003 соответствует группе 114 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь», подгруппе 1 «Белье», в которой согласно порядковым номером предмета должны халат больничный серии ХБ132.
Инвентарный номер фиксируется на соответствующем инвентарный объект необоротных активов с помощью жетонов, которые прикрепляются к этому объекту, например краской, которая наносится на него, или иным способом, но так, чтобы не испортить внешний вид объекта. На первой и семнадцатого страницах каждой книги инвентарный номер записывают чернильной или шариковой ручкой. При этом номер не должен пересекать текст книги. Белье, постельные принадлежности, одежду, обувь и малоценные необоротные активы аккуратно маркируются специальным штампом (несмываемой краской), на котором указывается наименование учреждения, а в случае сдачи предметов в эксплуатацию - еще и год и месяц выдачи. Инвентарные и номенклатурные номера, присвоенные объектам необоротных активов, сохраняются за ними все время, пока они находятся в учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированы в течение трех лет не должны присваиваться новым объектам, поступающих в этот период.
Заметим, что номера инвентарных объектов (как инвентарные, так и номенклатурные) является фактически их кодами. Разработка таких номеров учитывая представленную в плане счетов типичную классификацию необоротных активов бюджетных учреждений (через систему счетов, субсчетов и подгрупп по субсчетам) сводится в основном к определению предметов в группе. При этом следует учитывать следующие положения:
для субсчетов, не отнесенных к подгруппам, четвертый знак обозначается нулем;
для предметов одного наименования, качества материала и цены устанавливается один номенклатурный номер.
Организация аналитического учета начинается с выбора носителей информации соответствующего уровня. Так, Инструкцией по учету основных средств и других необоротных активов бюджетных учреждений рекомендуется использовать такие реестры аналитического учета:
Инвентарную карточку учета основных средств в бюджетных учреждениях 0С-6 (бюджет)
Инвентарную карточку учета основных средств для бюджетных учреждений (для животных и многолетних насаждений) 0С-8 (бюджет)
Инвентарную карточку группового учета основных средств в бюджетных учреждениях 0С-9 (бюджет)
Опись инвентарных карточек по учету основных средств 0С-10 (бюджет)
Инвентарный список основных средств 0С-11 (бюджет)
Ведомость начисления износа на основные средства 0С-12 (бюджет).
Инвентарная карточка формы 0С-6 (бюджет) содержит следующие реквизиты:
идентификационный код ЕГРПОУ;
код ДКУД;
свой собственный номер;
полное название объекта и его назначение;
наименование завода-изготовителя;
местонахождение объекта;
материально ответственное лицо;
паспорт, чертежи, модель, тип, марку
номер заводской, дату выпуска;
дату и номер акта о вводе в эксплуатацию;
инвентарный номер;
синтетический счет, субсчет;
первоначальную стоимость;
износ;
последний год начисления износа;
наименование признаков, характеризующих объект;
основной объект;
наименование важнейших приспособлений и приемов, относящихся к основному объекту;
номер накладной на внутреннее перемещение;
дату накладной;
должность, фамилия, имя, отчество, подпись лица, заполняла картку.
Кроме этого, в карточку заносится информация о драгоценных металлах, отметка об оприходовании, отметка о выбытии, данные о реконструкции, модернизации, капитальный ремонт.
Инвентарные карточки открываются в одном экземпляре на основании актов приема - передачи в бухгалтерию учреждения или централизованной бухгалтерии по объектам или по группам. Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в секторе или группе, отвечает за ведение учета необоротных активов, в виде картотеки, систематизированной по определенным признакам. Выбор признаков систематизации и определения принципов размещения карт является одной из задач организации учета наличия необоротных активов. Инструкция по учету основных средств и других необоротных активов бюджетных учреждений содержит общие рекомендации по размещению таких карт: раскладывают по соответствующим субсчетам и группами, разделяя к тому же за материально ответственными лицами, а в централизованных бухгалтериях - дополнительно за обслуживаемыми учреждениями. Учитывая довольно широкую классификационную схему разделения необоротных активов целесообразно рассматривать такие дополнительные признаки группировки карточек:
по состоянию (в эксплуатации; в запасе, на консервации);
по характеру собственности (собственные и арендованные).
При этом в случае группировки по состоянию можно выделять еще и такие, скажем, подгруппы:
за необратимыми активами, которые находятся в эксплуатации - карты можно разделить по структурным подразделениям, а далее - по материально ответственным лицам;
за необратимыми активами, находящимися в запасе - группировка карточек может осуществляться по местам хранения и по материально ответственным лицам;
за необратимыми активами, законсервированных - по местам хранения и по материально ответственным особами.
Первый уровень комплектации карт возможен по такому признаку, как дата открытия карты: карты, открытые до первого числа текущего месяца карточки, открытые в текущем месяце; карточки, закрыты в текущем месяце. Целесообразно также карточки на объекты, находящиеся в капитальном ремонте, сосредоточивать в отдельных ячейках картотеки.
Инвентарная карточка формы 0С-8 (бюджет) имеет несколько иной набор реквизитов, которые характеризуют специфические объекты необоротных активов:
идентификационный код ЕГРПОУ;
код ДКУД;
свой собственный номер;
полное наименование и назначение объекта;
от кого поступил;
местонахождение;
инвентарный номер;
учетную книжку, паспорт номер ...;
дату рождения (насаждения);
идентификационный код ЕГРПОУ;
код ДКУД;
инвентарный номер;
идентификационный код ЕГРПОУ;
инвентарный номер;
наименование объекта;
инвентарный номер;
| 5.2. Организация учета поступления необоротных активов | 5.4. Организация учета износа и ремонта необоротных активов |