6.4. Учет в бухгалтерии наличия запасов

Организация бухгалтерского аналитического учета запасов предусматривает разработку следующих направлений:
определения нормативной базы;
организация приема документов от материально ответственных лиц;
организация контроля за сохранностью запасов на складе и контроля за документальным оформлением операций на складе;
организация переоценки запасов;
организация носителей учетной информации.
Нормативная база по указанному направлению и самая, о которой говорилось в предыдущем роздили.
Как уже отмечалось, сопроводительные и транспортные документы поставщиков после фиксирования информации в отделе снабжения и регистрации и проверки данных в бухгалтерии передаются вместе с материальными запасами материально ответственным лицам. В течение месяца материально ответственное лицо формирует первичные документы по поступлению запасов и составляет реестр приема-сдачи документов в двух экземплярах, в котором фиксирует движение материальных запасов согласно информации о номере группы материалов или номенклатурный номер, количество документов, номера первичных документов. Указанные носители информации в установленные сроки передаются в бухгалтерию для проверки. Бухгалтерия в лице бухгалтера материального сектора принимает первичные документы, выполняя:
проверку правильности оформления приходных ордеров;
сверки запасов в приходных ордерах, актах приемки запасов и транспортной и сопроводительной документации;
сверка информации, зарегистрированной в бухгалтерии, переданным данным со склада;
сверки экземпляров накладных (требований), меню-требований на выдачу продуктов питания, заборных карт, поступающих со склада и с места получения запасов в установи.
Для организации четкой, непрерывной работы бухгалтерии по приему первичных документов, касающихся поступления и отпуска материальных запасов, при разработке графиков документооборота следует четко определить дни и сроки выполнения работ по приемке документов со склада и из структурных подразделений и распределить равномерно объемы информации до получения. Кроме того, указанные сроки должны согласовываться с соответствующими информационными материалами в инструкциях к первичным документив.
Как известно из курса «Учет в бюджетных учреждениях», учреждения преимущественно используют сальдовый или оперативно-бухгалтерский вариант учета запасов. Вспомним, что по указанному вариантом в бухгалтерии открываются карточки складского учета материалов ф. М-12. Все карточки регистрируются в Ведомости учета остатков материалов на складе ф. М-14 и выдаются под расписку в реестре на выдачу материально ответственному особи.
Представители бухгалтерии систематически (не реже раза в месяц) проверяют непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц правильность, своевременность и полноту фиксации первичных данных в карточках, о чем делают там отметку. Кроме этого, проверяющие должны выборочно проверить фактическое наличие запасов, в том числе наиболее ценных и дефицитных. При проверке карточек складского учета выявляется также соблюдение норм запасов того или иного наименования. Поскольку карточка содержит информацию об оптимальном размере запасов данного объекта устанавливается описанным способом, проверяющий должен сравнить фактическую и нормативную цифру. В случае возникновения отклонений представитель бухгалтерии предупреждает материально ответственное лицо, на которое возложены функции по ведению карточек, о нарушении оперативного контроля за соблюдением норм и сообщает бухгалтерскую службу о разногласиях для принятия необходимых мер (прекращение поставки или дополнительных закупок). Во время проверки аптек проверяющий должен проверить соблюдение норм отпуска лекарственных средств в отделения (трехдневный запас по наркотическим, пятидневный - ядовитых, десятидневный - обычных лекарственных средств).
В бухгалтерском учете бюджетных учреждений стоимость запасов рассматривается относительно:
балансовой стоимости;
первоначальной стоимости;
справедливой стоимости;
восстановительной вартости.
Балансовая стоимость - это стоимость запасов, по которой они отражаются в балансе. Первоначальная стоимость - это стоимость приобретения, получения, изготовления запасов. Справедливая стоимость - первоначальная стоимость запасов, полученных учреждением бесплатно. Восстановительная стоимость - это измененная первоначальная стоимость запасов после проведения их переоцинки.
Переоценка запасов учреждения может проводиться в соответствии с нормативно-правовых актов Украины (если таковые будут введены) или по решению руководителя учреждения (если запасы морально устарели и в связи с длительным временем их пребывания на хранении в учреждении, их первоначальная (справедливая, восстановительная) стоимость значительно отличается от аналогичных запасов, приобретенных позже).
Организация переоценки запасов начинается с образования соответствующего органа в пределах учреждения. Традиционно переоценка запасов учреждения проводится комиссией по переоценке, которая назначается приказом руководителя учреждения и в состав которой входят:
заместитель руководителя учреждения (председатель комиссии);
главный бухгалтер или его заместитель (в учреждениях, в которых штатным расписанием должность главного бухгалтера не предусмотрена - лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета);
руководители групп учета (в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями) или другие работники бухгалтерии, которые учитывают запасы;
лица, на которых возложена ответственность за сохранность запасов, и другие должностные лица (по усмотрению руководителя учреждения).
Комиссия осуществляет переоценку каждой отдельной единицы запасов и устанавливает новые цены. Документы, подтверждающие новую цену, не нужны. На однотипные предметы цены устанавливаются одинаковыми в пределах одного установи.
По результатам переоценки комиссия составляет акт об изменении стоимости запасов, утверждает руководитель установи.
Ответственность за организацию работы комиссии возлагается на руководителя учреждения, а за объективность определения реальной стоимости запасов - на руководителя учреждения и председателя комиссии. Непосредственное участие в работе комиссии (изучение ценового поля аналогичных материальных запасов, обоснование установленной стоимости и т.д.) осуществляют работники бухгалтерии.
Организация носителей учетной информации заново состоит из разработки учетных номенклатур выбора носителей учетной информации, рабочих инструкций и графиков движения носителей учетной информации (рис. 6.3).
К носителей учетной информации, применяемые при ведении аналитического учета в бухгалтерии, относятся:
книга количественно-суммовой учет (ф. С-6);
карточка количественно-суммовой учет (ф. С-7);
книга учета животных (ф. С-8);
описание карточек по учету запасов (ф. С-14);
оборотная ведомость (ф. С-11).
Книга количественно-суммовой учет применяется в случае количественно-суммовой варианта учета запасов. Предназначена для аналитического учета материальных ценностей как в количественном, так и суммовом измерениях. В книге для каждого наименования (сорта) запасов открываются отдельные аналитические рахунки.
Книга открывается на год на основании остатков на начало года. В книге течение года фиксируется информация о следующем:
содержание операции;
цену запасов;
обороты по кредиту и дебету (относительно количества и суммы)
остатков на конец року.
Записи в книге производятся на основании первичных документов. Книга количественно-суммовой учет имеет автоматизированный вариант.
Карта количественно-суммовой учет (форма С-7) должна выполнять функции, аналогичные предварительного реестра, и применяется преимущественно в централизованных бухгалтериях.
Книга учета животных (форма С-8) применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, а также по видам животных на откорме. Движение указанных объектов учета отражается в денежном (сумма) и натуральном (количество, масса, кг) вимирах.
В централизованных бухгалтериях книги учета животных формы С-8 открываются при каждой обслуживаемой установою.
Оборотная ведомость (форма С-11) используются для сверки данных складского и бухгалтерского учета. Оборотная ведомость открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом, в количественном и стоимостном выражении. По каждому субсчету выводятся общие суммовые итоги, которые должны соответствовать показателям синтетического учета. В ведомости фиксируется информация о следующем:
номенклатурный номер;
наименование запасов;
единицы измерения;
остаток на 1 число месяца
оборот за месяц (количество, сумма).
Заметим, что за сальдового варианта учета запасов оборотная ведомость ведется только в суммовом вирази.
Описание карточек по учету запасов ф. С-14 применяется для регистрации открытых карточек аналитического учета в случаях, когда учет бухгалтерских операций ведется не в книгах, а на карточках. Регистрация осуществляется на момент открытия карты. Учет карточек ведется относительно:
порядкового номера открытия карты;
наименование аналитического счета;
даты открытия карты;
номера открытия страниц картки.
Остальные составляющие направлении организации носителей учетной информации разрабатывается и детализируется по общей методике.
6.3. Организация складского учета запасов 6.5. Учет выбытия запасов