6.5. Учет выбытия запасов
Запасы в процессе деятельности учреждения постепенно выбывают, обеспечивая непрерывность последней. Согласно сфер деятельности бюджетных учреждений и направлений использования конечный движение запасов происходит по следующим направлениям:передача в структурные подразделения для потребления (на кафедры, в отделение, к пищеблоков) и т.п.;
потери и недостаток запасов (в результате стихийного бедствия, краж, естественной убыли, гибели животных, молодняка и т.п.);
реализация (избыточных запасов, продукции).
Разрабатывая меры по организации учета выбытия запасов, следует выделить следующие направления:
определения нормативной базы;
организация процесса отпуска со склада (кладовой) запасов;
организация списания запасов;
разработка учетных номенклатур;
выбор носителей учетной информации;
разработка графиков документооборота
организация норм запасив.
В нормативных документов, регулирующих указанный составной направление учета запасов, принадлежит большинство из приведенных в подразделе. 6.1, поэтому дополним этот список Инструкции о применении норм естественной убыли медикаментов, ваты и медицинских пиявок в аптеках, норм потерь стеклянной аптечной посуды на аптечных складах, фармацевтических складах.
Организация норм запасов начинается с изучения потребления материалов, медикаментов, продуктов питания и других запасов. Нормы разрабатываются как учреждением непосредственно, так и внешними субъектами регламентации - центральными органами исполнительной власти по ведомственной подчиненности. Так, нормы питания одного больного определяет Институт питания Министерства здравоохранения относительно диетических столов, в денежном и натуральном выражении на 1 день. Нормы лекарственных средств определяются в соответствии с методологической формы и традиционной лечебной схемы на одного больного. Нормы других материалов регламентируются внутренними нормативными актами учреждения и устанавливаются в расчете на одно структурное подразделение, одну обслуживающую единицу тощо.
Соответствии с установленными нормами на определенную единицу с учетом количества или объема услуг, объектов обслуживания и т.д., планируется общий объем запасов на следующий отчетный период. Указанная работа является подготовительной к составлению сметы, а расчеты по соответствующим видам запасов в разрезе статей экономической классификации расходов прилагаются к проекту сметы в виде документации с функцией обоснования.
В работе по определению необходимых объемов запасов участвует плановый и бухгалтерский отделы, а также отдел материально-технического обеспечения. Представители бухгалтерской службы, привлеченные к этой работе, должны регулировать процесс разработки планов и норм с двух позиций:
во-первых, обеспечение учреждения достаточным объемом материальных запасов для непрерывного, качественного ее функционирования;
во-вторых, предотвращение неэффективную использованию бюджетных средств из-за неэффективных (чрезмерные или ненужные) закупки материальных запасив.
Для организации процесса отпуска со склада (кладовой) запасов необходимо упорядочение схемы «получение - выдачи» запасов, соблюдение при отпуске предварительно установленных лимитов, обеспечения лица, осуществляющего отпуск запасов, информацией о лицах, на которых возложены функции по получению для структурных подразделений запасов ( подразделение, должность, подпись).
Выдача запасов со склада должна осуществляться в установленные часы в течение рабочего дня. Для рациональной организации приема - отпуска запасов со склада (кладовой) заведующий складом должен разработать режим работы склада по согласованию с другими службами и довести его до всех структурных подразделений.
Выдача со склада на нужды учреждения материальных запасов осуществляется через представителей структурных подразделений, имеющих право на их получение (внесены в список материально ответственных лиц, получающих материальные запасы на основании соответствующим образом оформленных документов на отпуск). Отпуск материалов и других запасов осуществляется по массе, объему или количеству соответствии с установленными нормативами и лимитов. При этом заведующий складом (кладовщик) должен учитывать, замерить или считать запасы к отпуску обязательно в присутствии лица, которые отримуе.
При аналогичном порядке осуществляется отпуск запасов при их реализации представителям других организаций. Заметим лишь, что лицо, должен осуществить принятия материальных запасов, кроме документов на отпуск, должна иметь соответствующим образом оформленную доверенность на получение установленного количества определенного наименования материальных цинностей.
Порядок организации работы по списанию материальных запасов не отличается от приведенных мероприятий и направлений в теме «Организация учета необоротных активов», а разработка учетных номенклатур запасов осуществляется в соответствии с общей методики и представляет собой традиционную характеристику ста-ну указанного объекта учета по выделенными составляющими ( табл. 6.1).
Выбор носителей учетной информации о выбытии материальных запасов осуществляется в рамках действующей нормативной базы. В частности, к документам и реестров, которыми оформляется указанный вид движения материальных запасов, относятся:
акт списания (ф. С-2);
накладная (требование) (ф. С-3);
меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. С-4);
заборная карта (ф. С-5);
ведомость выборки использованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ф. 1-МЗ)
книга учета протаксованих накладных (требований) (ф. 7-МЗ)
журнал регистрации битой посуды (ф. С-10);
путевой лист (ф. 3);
отчет материально ответственных лиц
лимитно-заборная карта (ф. М-8, М-9);
накладная требование на отпуск (внутреннее перемещение материалов (ф. М-11)).
Акт на списание составляется на малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, инструмент, инвентарь и другие запасы пришли в негодность. В акте указываются следующие данные об объектах учета:
наименования;
номенклатурный номер;
единица измерения;
год приобретения учреждением;
срок пребывания в эксплуатации;
количество;
цена за единицу;
сума.
В акте подробно освещаются причины списания, а также способ уничтожения непригодных запасов в случае, если их реализация невозможна. Акт подписывают члены постоянно действующей комиссии и утверждает руководитель установи.
Накладная (требование) является унифицированной форме и применяется для оформления приема различных материальных ценностей на склад (в кладовую) или выдачи со склада (кладовой). Этот первичный документ может применяться для внутреннего перемещения материальных ценностей. В накладной (требованию) указываются следующие данные:
основание;
кто получает;
код функциональной классификации расходов;
код экономической классификации расходов;
получатель;
отправитель;
вид операции;
название, сорт, размер;
единица измерения;
номенклатурный номер;
количество (требуется и отпущена)
цена;
сума.
Накладную (требование) выписывает бухгалтерия в двух экземплярах и утверждает руководитель учреждения. Первый экземпляр предназначен для получения материальных ценностей со склада, а второй - для учета этих ценностей по месту их використання.
Оформлены распиской получателя накладные (требования) передаются в бухгалтерию с реестром в установленные строки.
Меню-требование на выдачу продуктов питания применяется в случае осуществления одноименной операции на пищевом складе (кладовой). Этот первичный документ содержит информацию о продуктах питания за четырехкратного питание (завтрак, обед, полдник, ужин) в расчете на одного человека (для всех, кто получает поставки) в денежном и натуральном выражении. Укладке меню-требования предшествует подготовка дополнительных носителей информации. Так, в лечебно-профилактических учреждениях ежедневно старшие медицинские сестры отделений составляют «Сведения о наличии больных, получающих питание» по ф. № 22-МЗ, где указывают разделение больных по диеты лечебного питания (согласно назначениям истории болезни) согласно установленным дифференцированных норм питания. Этот документ составляется в одном экземпляре, подписывается заведующим отделением и передается диетсестры пищеблока. Диетсестра составляет общую ф. № 22-МЗ, на основе которой с участием работника бухгалтерии и шеф-повара составляется меню-раскладка ф. № 44-МЗ на питание больных на следующий день, которая передается в бухгалтерию для выписки меню-требования. Меню-требование составляется ежедневно в двух экземплярах, подписывается диетсестра, утверждается руководителем учреждения и передается шеф-повару для забора продуктов питания из пищевого склада (кладовой). При отпуске один экземпляр с распиской шеф-повара остается на складе, второй - у шеф-повара. Меню-требования в установленные сроки передаются с реестром сдачи документов, составленному в двух экземплярах. После принятия документов и их проверки работником бухгалтерии один экземпляр реестра передается материально ответственному лицу с отметкой о соответствии и достоверность его даних.
Заборная карта (ф. № С-5) предназначена для оформления отпуска материальных ценностей, продукции молочной кухни и других запасов, которые отпускаются систематически в течение месяца. Карточка содержит следующую информацию:
материально ответственное лицо;
вид операции;
получатель;
код экономической классификации;
код функциональной классификации;
наименования;
единица измерения;
номенклатурный номер;
количество;
цена;
сумма;
лимит запасив.
Заборная карта выписывается бухгалтерией на несколько наименований материальных ценностей, принадлежащих к одному коду экономической классификации. Заборная карта выписывается в двух экземплярах: первый - для получателя, второй - для склада. Срок использования карты установлен такой: 15 дней - в случае ежедневного отпуска или месяц - в случае периодического отпуска материальных ценностей. Отпуск материальных ценностей осуществляется со строгим соблюдением лимита, если такой встановлено.
Понадлимитований отпуск материалов оформляется выпиской отдельной накладной (требования) ф. № С-3. Аналогично оформляется и замена одного материала другим, для чего в заборной карточке делается примечание «Див. требование № ____ »и соответственно уменьшается остаток лимита. Данные об изменениях лимита вносятся в ранее выданную заборная карта. При этом ранее установленный лимит перечеркивается и вверху надписывается новый лимит. Исправление подтверждаются подписью лица, установила лимит и внесла змини.
Количество материальных ценностей, которые отпущены, проставляется материально ответственным лицом в обоих экземплярах. В заборной карте на отпуск продуктов молочной кухни дополнительно проставляется количество тары, которую возвращено получателем. Материально ответственное лицо ставит свою подпись в заборной карте получателя, а на заборной карте склада ставит свою подпись получатель. По окончании месяца или после использования лимита (за лимитированного отпуска) заборные карты вместе с другими приходно-расходными документами сдаются в бухгалтерию для отражения в учете.
Ведомость выборки использованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету ф. № 1-МЗ, составляется на основании накладных (требований) ежедневно работником аптеки, который осуществляет выдачу лекарств. Записями фиксируется выборка каждого наименования по группам (ядовитые, наркотические средства, спирт этиловый, дефицитные и дорогие лекарственные средства), количество, порядковый номер накладной (требования), общий объем выборки. Ведомость подписывает заведующий аптекою.
Книга учета протаксованих накладных ф. 7-МЗ ведется для регистрации принятых накладных (требований) в порядке нумерации. Книга до начала ее ведения должна быть прошнурована, пронумерована и заверена подписью главного бухгалтера на последней странице. В крупных медицинских учреждениях при необходимости для каждого отделения могут быть отведены отдельные страницы. Накладные (требования) на получение лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, должны быть выделены при регистрации в книге ф. № 7-МЗ, как правило, подчеркиванием. В конце месяца в книге подсчитывается сумма по каждой группе материальных ценностей и общая сумма по мисяць.
Журнал регистрации чистой посуды ведется на складе столовой и в пищеблоке. Должностные лица, осуществляющие ведение журнала, фиксируют информацию о дате факта битья посуды, наименования предметов, количество (прописью), подписи лиц. Постоянно действующая комиссия следит за правильностью ведения журнала и на основе его данных ежемесячно или ежеквартально составляет акт на списание битой посуды, который утверждает руководитель установи.
Путевой лист типовой ф. № 3, заполняют соответствующие должностные лица: диспетчер, заправщик, механик, - выдается водителю ежедневно. Он содержит следующую информацию:
задача водителя
работу водителя и автомобиля;
движение топлива;
результаты работы автомобиля.
Перед выездом автомобиля из гаража до дорожного листа вносятся показания спидометра, фактическое время выезда автомобиля из гаража, марка топлива, расход топлива, количество выданного горючего и остаток при выезде. При возвращении автомобиля в гараж заполняются графы относительно показа спидометра, фактического времени возвращения автомобиля, остатка топлива и расход фактични.
Окончательно оформленный путевой лист передается в бухгалтерию для проверки и последующей регистрации в учете информации о списании топлива.
Лимитно-заборные карты (ф. № М-8, № М-9) и накладная (требование) (ф. № М-11) подобные указанных одноименных первичных документов как по оформлению, так и по качеству движения.
Заметим также, что для синтетического учета выбытия и перемещения запасов используются:
накопительная ведомость о выбытии и перемещении малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф. 439 (б) - мемориальный ордер № 10;
сведения накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания ф. 411 (б) - мемориальный ордер № 12;
накопительная ведомость расхода материалов ф. 396 (б) - мемориальный ордер № 13.
Графики документооборота составляются по общей методике, определенной в разд. 3 и табл. 6.2. Общую схему движения носителей информации наглядно рис. 6.4.
| 6.4. Учет в бухгалтерии наличия запасов | Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ТРУДА , ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И СТИПЕНДИЙ |