9.2. Учет денежных средств в кассе

Учет наличных денежных средств является достаточно сложным направлением, поскольку охватывает наибольшее количество составляющих. В частности, к этапам организации указанного объекта относятся:
определения нормативной базы;
организация кадрового отбора кассиров учреждения;
организация материальной ответственности;
организация хранения наличных средств в кассе учреждения;
организация доставки наличных средств в кассу;
организация определения расчетных показателей лимита кассы;
организация учетных номенклатур;
организация выбора носителей учетной информации;
организация движения носителей учетной информации.
Организация кадрового отбора сотрудников на должность кассира предусматривает выработку критериев, по которым будет осуществляться отбор. Формируя главные требования к такому работнику, нужно учитывать следующее:
возрастной ценз (поскольку лицо, занимающее должность кассира, несет полную материальную ответственность, которая определяется в письменной форме, претендент на должность должен иметь полные восемнадцать лет)
профессиональные ограничения (кандидату желательно иметь опыт учетной работы и работы с деньгами)
правовые ограничения (учитывая пребывание должности кассира в кругу полной материальной ответственности исключается возможность приема на работу лица, по судебному приговору лишен права занимать должность кассира).
Желательно также наличие постоянной прописки по месту жительства в данном населенном пункте. Знакомясь с биографией кандидата, стоит внимательно изучить его трудовой деятельности. Организация материальной ответственности предусматривает подробный инструктаж по материальной, административной и уголовной ответственности, которую несет кассир (о чем подробно говорилось ранее) и наступления которого влечет применение штрафных санкций относительно учреждения (табл. 9.1) и подписания соглашения о полной материальной видповидальнисть.
В отличие от первых двух направлений организации учета наличных средств, ответственность за которые несут соответствующие работники бухгалтерской службы, следующие два находятся в ведении администрации учреждения. Так, кассовое помещение должно быть расположено в зоне расположения бухгалтерской службы. Комната, отведенная под кассу, должна быть оборудована соответствующим образом, в частности на окна установлены решетки, входная дверь обиты металлическими листами или изготовленные из металла и оснащены надежными замками. В этой комнате должно быть установлена сигнализация, оборудованы окно для осуществления выплат кассиром и получения средств работниками. В помещении кассы должно быть сейф (желательно с двумя замками), в котором будут храниться наличные и другие денежные средства и документы. Ключи от сейфа под расписку передаются кассиру, а дубликат хранится у главного бухгалтера в сейфи.
Доставка наличных денег в кассу зависит от объема наличных оборотов и может быть осуществлена:
собственными силами учреждения;
службой инкассации уполномоченного учреждения банка;
Государственной службой охраны при Министерстве внутренних дел Украини.
При организации доставки наличных средств собственными силами администрация учреждения должна обеспечить кассиру транспорт и сопровождение (работник учреждения - шофер, младший кассир, другое должностное лицо). Если объем наличных средств является достаточно весомым, для доставки наличных привлекают специальные инкассаторские службы, с которыми в начале года администрация заключить соглашения. В случае не выполнения указанных требований организации, сохранения и доставки наличных средств кассир имеет право требовать их полной реализации. Ответственность за кражи и потери наличных денежных средств, понесенных в результате отсутствия надлежащих условий их сохранности во время транспортировки и хранения, которые должны быть обеспечены руководством учреждения, полностью ложится на последних соответствии с действующим законодательством Украини.
Организация определения расчетного показателя лимита кассы предусматривает проведение подготовительных организационных работ по установке размера наличности, может остаться в кассе учреждения на конец рабочего дня. Напомним, что лимит кассы устанавливается бюджетным учреждениям учреждениями банков и органами Государственного казначейства, которые их обслуживают. Лимит кассы устанавливается ежегодно на основании заявки-расчета, которая подается в соответствующей обслуживающей учреждения в двух экземплярах. Для подготовки показателей по лимиту кассы проводится тщательное изучение кассовых оборотов за любые три месяца прошлого года по таким составляющим:
наличной выручкой (поступления в кассы учреждения или организации, кроме сумм, полученных из учреждений банков или органов казначейства)
выплаты наличные на различные нужды (кроме выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивидендов). На основе указанных показателей производится расчет таких производных показателей:
среднедневной выручки (сумма наличной выручки, деленная на количество рабочих дней учреждения или организации за эти три месяца)
среднедневная выдача наличности (сумма наличных выплат, деленная на количество рабочих дней учреждения на протяжении рассматриваемых трех месяцев).
Найденные показатели являются основой при определении размера лимита кассы. Когда планируют увеличить лимит кассы по сравнению с расчетной суммой, готовят отдельные цифровые расчетные и текстовые обоснования на осуществление последних действий, которые прилагаются к заявке-розрахункау. Обоснование должно содержать четкий перечень событий, которые потенциально требовать увеличения лимита кассы, и расчет по влияния каждой из них на общее збильшення.
Организация учетных номенклатур по направлению «Учет наличных денежных средств» осуществляется традиционно по двум транзакциями:
внесения денежных средств в кассу;
выдача денежных средств из кассы установи.
Организация носителей учетной информации по их выбору регулируется Приказом Министерства статистики от 15.02.96 № 51 «Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций». Согласно указанного нормативного документа в первичных носителей учета наличных средств относят:
приходный кассовый ордер (ф. КО-1);
расходный кассовый ордер (ф. КО-2);
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3, КО-3а)
Кассовую книгу (ф. КО-4);
Книгу учета принятых и выданных кассиром денег (ф. КО-5, ф. 440).
Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличности в кассу. Он состоит из двух частей - собственно кассового ордера и квитанции и кроме общих реквизитов содержит следующие собственные:
номер документа;
дата составления;
корреспондирующий счет;
код аналитического счета;
код целевого назначения
фамилия, имя, отчество лица, вносящего наличные средства в каси.
Кроме того, приходный кассовый ордер содержит информацию относительно основания получения наличных средств кассой. Аналогичные реквизиты содержит расходный кассовый ордер за исключением двух последних, логически заменяются фамилия, имя, отчество лица, получающего средства из кассы, и основания получения последних. Кассовые ордера выписывает работник бухгалтерии и подписывает главный бухгалтер, а дальше они передаются в кассу для осуществления соответствующих расходно-доходных операций.
Информация о выписанных кассовых ордеров фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по таким позициям:
дата;
номер документа;
сумма;
примитка.
Для ведения общей регистрации кассовых ордеров заводится форма КО-3а, для целевой функциональной регистрации на год открываются два журнала по форме КО-3.
Кассовая книга применяется для определения общих наличных оборотов за день и вывода остатка наличных средств на конец рабочего дня. До начала осуществления записей кассовая книга соответствующим образом оформляется: страницы нумеруются, книга брошуруеться, на последней странице указывается общее количество страниц, которая удостоверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. В книге фиксируется информация по функциональным реквизитами кассовых ордеров (номер документа, от кого получено или кому выдано, номер корреспондирующего счета, сумма), источник поступления средств и по собственным расчетным реквизитам кассовой книги (вместе за день, остаток на конец дня; частности на зарплату ). Каждый лист состоит из двух частей: первого экземпляра отчета и отрывного отчета, получаемого заполнением листа в сборе с лицевой стороны под копирку. Кассовый отчет составляется в конце рабочего дня и вместе с оправдательный документами его копия передается в бухгалтерию для осуществления записей в мемориальном ордере № 1.
Книга учета принятых и выданных кассиром денег используется в больших бюджетных учреждениях, в практике которых применяется форма организации выплат заработной платы или стипендий через доверенных лиц или при наличии нескольких кассиров в кассе установи.
В книге фиксируется:
дата операции;
остаток наличности у кассира на начало дня;
сумма, выданная кассиру;
подпись кассира о получении;
полученные суммы за день прибыльными операциями;
сумма, сданная кассиром старшему кассиру;
подпись старшего кассира о получении денег;
остаток наличности на конец дня.
В конце рабочего дня кассир обязан отчитаться за наличными оборотами и сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром грошей.
Кроме указанных носителей учетной информации о бюджетных учреждений для достижения высшего уровня аналитичности учетной информации в состав общих учетных носителей приказом Государственного казначейства Украины от 6.10.2000 № 100 введено карточку аналитического учета наличных операций. В карточке помимо общей информации отображается на основе отчетов кассира сумма остатка на конец месяца, дня, наличные расходы и поступления в течение каждого дня и остатки на его конец за фондами, коды экономической классификации и коды программной классификации. Карточка аналитического учета наличных средств открывается ежемесячно по каждому учреждению. Организация движения носителей учетной информации осуществляется в соответствии со схемой, приведенной на рис. 9.1.

9.1. Основы организации учета денежных средств и расчетов 9.3. Учет денежных средств на текущих и регистрационных счетах