9.3. Учет денежных средств на текущих и регистрационных счетах
Большинство денежных активов бюджетных учреждений, как и большинства субъектов хозяйствования - юридических лиц, хранящиеся на счетах в финансовых учреждениях. Учет денежных средств на счетах текущих регистрационных и личных предусматривает проведение мероприятий по следующим направлениям:определения нормативной базы;
организация открытия счетов в учреждениях банков и органах казначейства;
организация своевременного осуществления операций по денежным средствам на счетах организаций;
организация учетных номенклатур;
организация выбора носителей учетной информации;
организация движения носителей учетной информации.
Бюджетные учреждения в зависимости от метода финансового обеспечения их деятельности могут иметь регистрационные (личные) или / и текущие рахунки.
Текущие счета открываются в учреждениях уполномоченных банков, бюджетным учреждениям согласно Инструкции о порядке открытия и использования счетов в национальной и иностранной валюте. Для открытия текущих счетов главный бухгалтер учреждения готовит и подает в учреждение банка следующий пакет документов:
заявление на открытие счета установленного образца, которое подписывает руководитель и главный бухгалтер;
копию надлежащим образом зарегистрированного устава (положения), заверенную нотариально или органом, который регистрирует. Положения, которые утверждаются постановлениями Кабинета Министров Украины или указами Президента Украины, нотариального удостоверения не требуют. Учреждения и организации, которые действуют на основании законов, уставы (положения) не подают;
копию документа, подтверждающего взятие предприятия на налоговый учет, заверенную налоговым органом, нотариально или уполномоченным работником банка:
карточку с образцами подписей лиц, которым в соответствии с действующим законодательством или учредительными документами предприятия предоставлено право распоряжения счетом и подписания расчетных документов, заверенную нотариально или вышестоящей организацией в установленном порядке. В карточку включается также образец оттиска печати учреждения;
справку о регистрации в органах Пенсионного фонда Украины;
копию справки о внесении предприятия в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины, засвидетельствованную нотариально или органом, который выдал справку;
копию страхового свидетельства, подтверждающего регистрацию предприятия в Фонде социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины как плательщика социальных страховых взносов, удостоверенную нотариально или органом, который его выдал, или уполномоченным работником банку.
Воинские части, учреждения, предприятия и организации Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Государственного комитета по делам охраны государственной границы Украины, Министерства внутренних дел Украины, Управления государственной охраны Украины и других органов исполнительной власти, которые имеют в своем подчинении воинские формирования (далее - военные части (учреждения), могут иметь в учреждениях банков следующие счета:
текущие в случае осуществления воинской частью (учреждением) хозяйственной деятельности;
текущие бюджетные для наличных виплат.
Когда открывается текущий счет, подается пакет указанных документов с заменой устава на копию свидетельства о государственной регистрации в органах исполнительной власти, уполномоченных осуществлять государственную регистрацию, заверенную нотариально или последним органом.
Открытие текущего бюджетного счета осуществляется учреждением банка на основании предоставленного воинской частью (учреждением) разрешения на открытие счета и подтверждения разрешения, полученного учреждением банка непосредственно от финансового органа выделяет бюджетные средства, а также заявления об открытии счета и карточки с образцами подписей и оттиском печати. Разрешения на открытие счетов составляются на бланках, изготовленных в типографиях, с защитной сеткой и оснащенных централизованной нумерацией, подписываются двумя лицами и заверяются отражением пачаткы распорядителя бюджетных средств. Бланк разрешения состоит из четырех частей: разрешения, подтверждения разрешения, сообщения и корешка.
Разрешение на открытие счета финансовым органом соответствующего распорядителя бюджетных средств выдается той воинской части, учреждению, предприятию или организации, которой должен открываться счет. Одновременно финансовый орган распорядителя бюджетных средств направляет через специальный связь или заказным письмом учреждении банка, в которой должен быть открыт счет, подтверждение разрешения на открытие счета вместе с экземпляром сообщения об открытии счета учреждением банку.
Если воинская часть (учреждение) имеет такое же наименования, что и распорядитель бюджетных средств, который финансирует воинскую часть (учреждение), то разрешение на открытие счета этой воинской части (учреждении) должен быть выдан тем самым финансовым органом, который выдал разрешение распорядителю бюджетных средств, финансирует воинскую часть (учреждение) .
Образцы подписей предоставляются учреждении банка на карте установленной формы в двух экземплярах с подписями командира (начальника) - первый подпись и начальника финансового органа (главного или старшего бухгалтера) - вторая подпись. Карточка должна содержать образец оттиска гербовой печати воинской части, учреждения или организации, которой открывается счет. Использование печатей, предназначенных для специальных целей (для пакетов, пропусков и т.п.), недопустимо. Образец оттиска гербовой печати является одновременно подтверждением подписей должностных лиц владельца счета. Если владелец счета не имеет гербовой печати, то карточка с образцами подписей должно быть заверена подписями и оттиском гербовой печати высшего организации.
Если в учреждении банка открыты два счета под одним и тем же наименованием воинской части или учреждения, то в карточку с образцами подписей и оттиском печати по обоим счетам включается один и тот же образец оттиска гербовой печати, присвоенный этой воинской части или установи.
Разрешение на открытие счета, заявление на открытие счета и карточки с образцами подписей и оттиском печати подаются в учреждение банка той должностным лицом воинской части, учреждения или организации, которой предоставлено право первой или второй подписи на денежных документах по этому счету. Лицо, подает в учреждение банка указанные документы, предъявляет свое удостоверение, паспорт или документ, который его заменяет. Срок действия текущих счетов, открытых уполномоченными учреждениями банков, постийний.
При подчиненности бюджетных учреждений по метода финансового обеспечения органам Государственного казначейства, вышеуказанным субъектам хозяйствования открываются регистрационные счета распорядителей средств в соответствующих органах казначейства. Для осуществления указанной операции главным бухгалтером готовится такой пакет документов, который в дальнейшем передается в районный или городского отделения Государственного казначейства (по местонахождению учреждения): Module . заявление на открытие счета в системе органов Государственного казначейства, подписанную руководителем и главным бухгалтером;
справку о внесении в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины с указанием идентификационного кода
копию утвержденного положения или устава об учреждении, предприятии, организации, заверенную высшим учреждением или нотариально;
доведен до распорядителя средств ежеквартальный объем ассигнований, предусмотренный в бюджете Украины, с разбивкой по разделам, главам, параграфам и статьям бюджетной классификации;
утвержденную смету доходов и расходов с поквартальной распределением;
карточку с образцами подписей лиц, которым согласно законодательству Украины предоставлено право распоряжения счетом и подписи платежных и других расчетных документов, и оттиска печати;
отчет об исполнении сметы расходов учреждения (ф. 2) на дату закрытия финансирования на текущие бюджетные счета в учреждении уполномоченного банка;
отрывок личной карточки распорядителя средств (в случаях изменения адреса и органа Государственного казначейства).
Регистрационные счета открываются на один бюджетный год и ежегодно поновлюються.
С целью регулирования правоотношений, связанных с выполнением государственного бюджета, органы Государственного казначейства заключают договоры с распорядителями бюджетных средств, на основании которых осуществляют их расчетное обслуживание согласно установленных лимитов и утвержденной сметы доходов и расходов (приложение 11).
Важными вопросами по данному направлению организации учета денежных средств на текущих и регистрационных счетах, требующие урегулирования со стороны главного бухгалтера учреждения и уполномоченного учреждения банка или органами Государственного казначейства во время проведения описанной процедуры открытия счетов, выступают также:
договоренность о сроках получения выписок по счетам (ежедневно, раз в три дня, раз в неделю);
доведения до сведения указанных учреждений главным бухгалтером бюджетного учреждения фамилии, имени, отчества работника, который будет осуществлять операции по счетам учреждения, с обеспечением последнего доверенности на проведение данных операций;
договоренность с банком о графике осуществления операций, сроков сдачи наличной выручки;
решения способа инкассации и доставки наличных средств из учреждения в банк и навпаки.
Организация своевременного осуществления операций по денежным средствам требует определения основного состава расходно-доходных операций, к которым относятся:
получения учреждением ассигнований из Государственного или местных бюджетов;
получение наличных средств со счета в кассу учреждения;
перечисления средств со счета за товары, услуги, работы, предоставленные установи.
Организация обеспечения получения учреждением ассигнований из Государственного или местных бюджетов предусматривает безусловное выполнение таких требований со стороны распорядителя средств в лице главного бухгалтера: Module . своевременное составление и передача к рассмотрению сметы учреждения и плана ассигнований главным распорядителем средств;
своевременное и полное представление пакета отчетности об исполнении бюджета;
полнота и своевременность отражения всех фактов хозяйственной деятельности в системе первичного, текущего и итогового этапов бухгалтерского учета; Module . четкая организация внутреннего контроля за использованием бюджетных средств;
соблюдения порядка перечисления указанных средств;
достоверность данных отчетов и информации об исполнении бюджета;
соблюдения распорядителями бюджетных средств требований относительно принятия ими бюджетных обязательств;
целевое использование средств.
Реализация указанных положений в рамках деятельности учреждения в целом и работе бухгалтерской службы в частности позволит бесперебойного получения средств из общего фонда Государственного и местных бюджетов видповидно.
Организация оптимального регламента получения наличных средств учреждения с ее регистрационных и / или текущих счетов возможно за выполнение следующих условий:
соблюдение правил оформления денежного чека с обязательным четким формированием сути операции указанного целевого направления средств;
своевременного представления в уполномоченное учреждение банк календаря выдачи заработной платы, к которому учреждение включает основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты;
полноты расчета и своевременного представления (за 55 дней до начала квартала) в органы Государственного казначейства кассовой заявки для получения наличных;
своевременности предоставления надлежащим образом оформленной заявки на выплату наличных с указанием ФИО материально ответственного лица, получать наличные средства, и ее паспортных данных, суммы подоходного налога с граждан, суммы начислений в социальные фонды, другие налоги и обязательные платежи, которые удерживаются и начисляются на фонд заработной платы, суммы к выдаче, цели использования и кода бюджетной классификации расходов с приложением необходимых сопроводительных документов (платежных поручений на перечисление сборов и платежей).
Установление четкого порядка перечисления денежных средств со счета учреждения - потребителя товаров, услуг, работ возможно в случае решения следующих задач:
своевременное заключение и передача для утверждения смет и планов ассигнований учреждения;
полное освещение информации при составлении Реестра обязательств распорядителя средств бюджета, Реестр финансовых обязательств распорядителей средств бюджета и Справки о суммах финансовых обязательств, полное их оформление и своевременное представление в органы Государственного казначейства;
подготовка и представление вместе с указанными информационно-справочными документами соответствующего пакета оправдательных документов;
соблюдение принципа целевого использования бюджетных средств;
своевременное представление учреждением финансовой отчетности об исполнении смет доходов и расходов и использования бюджетных средств;
строгое соблюдение финансовой дисциплины и экономии бюджетных коштив.
Чтобы обеспечить выполнение данных организационных процедур, нужны четкое распределение функциональных обязанностей по реализации последних и разработана система внутреннего текущего контролю.
Организация учетных номенклатур по данному направлению осуществляется в соответствии с общей методики с выделением рассмотренных далее трансакций как объектов облику.
В части пополнения денежных средств на счетах:
получено ассигнования главным распорядителем средств / распорядителем средств второго уровня из общего фонда для перевода подведомственным учреждениям;
получено ассигнования из общего фонда распорядителем средств для проведения расходов учреждения;
получено на текущий, регистрационный специальные счета учреждения средства, поступившие от реализации необоротных активов и других материальных ценностей;
получено на текущий, регистрационный специальный счета для учета средств, полученных как плата за услуги, полученных по другим источникам собственных поступлений, для учета депозитных сумм из кассы учреждения;
получено краткосрочный кредит в банке;
поступили средства на текущий, регистрационный специальный счет для учета средств, полученных как плата за услуги, полученных по другим источникам собственных поступлений; других поступлений специального фонда от плательщиков и других дебиторов и кредиторов в порядке безналичных платежей ;
поступили авансы от заказчиков по договорам на выполнение научно-исследовательских работ;
поступившие суммы от заказчика на оплату счетов за выполненные учреждением НИР по договорам;
поступили средства от реализации продукции и изделий, подсобных сельскохозяйственных (учебных) хозяйств и производственных (учебных) мастерских и ин.
В части использования денежных средств, находящихся на счетах учреждения:
переведены средства распорядителем средств высшего уровня распорядителям средств низшего уровня;
отозваны средства распорядителями высшего уровня;
перечислены согласно договору; Module . суммы поставщикам за материальные ценности в порядке плановых платежей;
перечислены средства поставщикам согласно предъявленным счетам за материальные ценности предварительной оплатой;
перечислены средства поставщикам согласно предъявленным документам за материальные ценности после поступления последних;
перечислены средства в оплату расходов (коммунальных, електроносиив, по заказу транспорта и т.п.);
получены в банке чековую книжку;
возвращены депозитные суммы со счетов учреждения;
выдано со счетов в кассу учреждения денежные средства на ее нужды (выплата заработной платы и стипендий , выплата аванса на командировку, хозяйственные нужды и т.п.)
перечислены со счетов суммы взносов по расчетам по страхованию и Пенсионным фондом;
перечислены со счетов учреждения суммы удержанных налогов в соответствии с действующим законодательством;
перечислено с текущего регистрационного счета организациями по выполненные ими заказы для научно-исследовательских и конструкторских работ;
перечислено с текущего, специального, регистрационного счетов для учета средств, полученных как плата за услуги общим виконавцям.
Организация выбора носителей учетной информации регулируется постановлением Правления Национального банка Украины «Об утверждении Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте », Приказом Государственного казначейства Украины« Об утверждении Инструкции о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления »и Приказом ГУГКУ« Об утверждении Порядка составления карточек и книг аналитического учета бюджетных учреждений ».
Согласно указанных нормативных документов основными платежными документами, через которые осуществляется зачисление или списание денежных средств со счетов, выступают:
мемориальный ордер;
платежное поручение;
платежное требование-поручение;
платежное требование;
расчетный чек
аккредитив
| 9.2. Учет денежных средств в кассе | 9.4. Организация учета расчетов с прочими дебиторами |