9.4. Организация учета расчетов с прочими дебиторами

В процессе осуществления хозяйственной деятельности бюджетные учреждения вступают в финансово-имущественные отношения, в результате которых образуется дебиторская задолженность - сумма долгов, принадлежащих учреждению или организации, от юридических или физических лиц. К основным категориям дебиторов бюджетным учреждениям относятся:
подотчетные лица;
лица, возмещают убытки, причиненные учреждению;
поставщики в порядке плановых платежей;
другие поставщики, расчеты с которыми дарятся по принципу авансовых платежив.
Согласно указанных направлений учета выделяют направления организации учета расчетов с другими дебиторами.
Учет расчетов с подотчетными лицами предусматривает выполнение следующих задач:
определение круга штатных должностей, имеющих право получать средства под отчет;
установление лимита подотчетных сумм к получению по каждому структурного подразделения учреждения;
организация расчета подотчета;
определение механизма выдачи денег под отчет и порядка отчетности за потраченными подотчетными коштами.
Установка перечня должностей, имеющих право получать средства под отчет, осуществляется на основе рассмотрения штатного расписания с учетом цели расходования и запланированных мероприятий в год. Направлениям расходования подотчетных средств относятся хозяйственные расходы, расходы на командировки и расходы на научные экспедиции. Мероприятия, которые учитываются как потенциальный первоисточник образования указанных расходов, включают конференции различного уровня (международные и всеукраинские), научные экспедиции по планам работ научно-исследовательских учреждений, стажировки за рубежом, изучение опыта организации работы учреждений аналогичного профиля за рубежом, участие в семинарах, совещаниях и тому подобное. Рассматривая процедуру определения перечня должностей в контексте данных положений, стоит обратить внимание на приоритетность высшего уровня квалификационных характеристик и возможность повышения последней в результате участия условной должностного лица в вышеуказанных мероприятиях. Согласно указанному потенциальными к включению в перечень должностями выступают:
руководитель учреждения и его заместители (служебные командировки для участия в совещаниях высокого уровня, изучение опыта управления и организации работы учреждений аналитического профиля и т.д.);
главный бухгалтер и его заместители (служебные командировки для участия в семинарских занятиях, предоставление отчетности главными распорядителями средств и т.п.);
ведущие специалисты учреждения по профилю (научные командировки для участия в конференциях, научных экспедициях; стажировок)
заместители руководителей структурных подразделений по хозяйственным вопросам, экспедиторы (для осуществления закупок отдельных материальных запасов; служебные командировки по доставке товарно-материальных ценностей в учреждение).
Определение лимита подотчетных сумм к получению в разрезе структурных подразделений предусматривает изучение потребностей в последних с учетом запланированных мероприятий по каждому структурного подразделения. Лимит подотчетных сумм устанавливается на определенный период, как правило, на квартал. За основу расчета берутся условно известны суммы по командировкам, количество командировок и лиц, объем необоротных материальных запасов будут приобретены через подотчетных осиб.
Организация расчета авансовой суммы предусматривает организацию работы бухгалтера, осуществляющего данную операцию в части:
обеспечение инструктивными материалами, главным из которых является Приказ Министерства финансов Украины от 13.03.98 № 59 «Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу»;
разработки рабочей инструкции на основе указанного нормативного документа;
обеспечение информацией о стоимости билетов на транспорте по маршруту к месту прибытия и найма жилья;
обеспечение информацией о ценовые границы на соответствующую категорию материальных запасов, планируемых к придбання.
Механизм выдачи денег под отчет и отчетность по результатам их расходования регулируется в целом Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине. Согласно указанному документу выдача наличных из кассы учреждения под отчет осуществляется при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее полученным ею подотчетным суммам. Выдача подотчетных сумм производится кассиром на основе выписанного бухгалтерией расходного ордера, который, в свою очередь, составляется на основании приказов о командировках или распоряжений по результатам проведенных расходов по отчетным средствам. Заинтересованное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет за потраченными суммами с добавлением оригиналов всех оправдательных документов (счетов, проездных билетов, квитанций, удостоверения и т.п.). Отчет подается вместе с неиспользованным остатком наличности в следующие сроки:
в течение трех дней после возвращения из командировки;
в течение следующего рабочего дня после получения наличных средств под отчет на хозяйственные потреби.
По полученным авансовым отчетам и оправдательный документами бухгалтер после проверки достоверности последних и целесообразности расходов осуществляет расчет суммы к возмещению, которая заносится в авансовый отчет. Авансовый отчет визируется руководителем, после чего осуществляется окончательный расчет с подотчетным лицом. Напомним, что согласно ст. 127 Кодекса законов о труде в случае несвоевременного возврата денежного аванса подотчетным лицом руководитель учреждения имеет право не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата сумм неизрасходованных авансов, издать приказ (распоряжение) об удержании этой суммы из зарплаты работника при условии принятия аргументации оснований и размера удержаний останним.
Организация расчетов с подотчетными лицами охватывает также традиционные для организации технологии учетного процесса направления:
организацию учетных номенклатур, основными из которых выступают выдача наличных средств под отчет; возврат сумм неизрасходованных авансов; удержания из заработной платы суммы неиспользованного аванса;
организацию выбора носителей учетной информации, круг которых очерчен вышеуказанными нормативными документами;
организацию движения носителей учетной информации в рамках общей схемы, изображенной на рис. 9.3.
Организация учета расчетов с работниками по поводу возмещения причиненных им убытков учреждении включает определение механизма возмещения убытков и технологии учетного процесса. Механизм возмещения убытков учреждении, нанесенных виновным лицом, определяется Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 № 116 «Об утверждении Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей», Законом Украины от 6.06.95 № 217/95 -ВР «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней или валютных ценностей» и Приказом Министра финансов Украины; Главного Управления Государственного казначейства Украины от 30.10.98 № 90 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса». Соответствии с указанными документами, на основании установления факта причиненных убытков по вине определенных должностных лиц, составляется акт о недостатке соответствующего вида товарно-материальных ценностей, денежных средств или денежных документов. При установлении недостач и потерь, возникших вследствие злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь подается гражданский иск. На основании актов инвентаризации, протоколов заседания инвентаризационной комиссии руководителями учреждения принимается решение о возмещении виновным лицом нанесенного ущерба в размере, установленном действующим законодательством (доп. 12). Приказом должен быть определен способ внесения сумм возмещения (в кассу учреждения или на ее счет) и срок внесения средств, за исполнением которого следит соответствующий работник бухгалтерии. При нарушении сроков погашения задолженности виновным лицом через кассу бухгалтер осуществляет удержания из заработной платы данного лица долями в пределах возможного общего объема утримань.
Организация технологии учетного процесса по указанному направлению предусматривает:
организацию учетных номенклатур, в которые входят такие операции: отнесение суммы убытков на виновных лиц, погашения задолженности виновными лицами, перечисления соответствующей доли суммы (возмещенных убытков) в бюджет;
организацию выбора носителей учетной информации, которая регулируется вышеуказанными нормативными документами по учету кассовых операций и операций на счетах в уполномоченных учреждениях банков или органов Государственного казначейства;
организацию движения носителей учетной информации, который осуществляется по заданной схеме (рис. 9.4).
Организация учета расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей и путем авансовых выплат предусматривает следующее: выбор формы расчетов, оптимальной для данной бюджетного учреждения; достижение договоренности о сроках выплат с учетом минимизации промежутка времени между моментом списания денежных средств со счетов учреждения и получение товарно-материальных ценностей или передачей учреждением товарно-материальных ценностей, и получением за них денежных средств, организацию адресной картотеки поставщиков для обеспечения проведения взаемозвирок; организацию технологии учетного процесса по традиционным направлениям.
9.3. Учет денежных средств на текущих и регистрационных счетах 9.5. Организация расчетов с другими кредиторами