7.1. Контроль как функция управления

В системе управления предприятием и его подразделениями важную роль играет контроль. В широком смысле контроль - это проверка соответствия фактических характеристик (процессов, деятельности, объектов) установленным требованиям (ограничением). Контроль является обязательной функцией управления любой сложной системой. На предприятии контролю подлежат все материальные и денежные потоки, производственные процессы, деятельность людей, затраты ресурсов и результаты. Такой глобальный контроль позволяет выяснить, насколько деятельность подразделений всех иерархических уровней соответствует действующему регламенту, установленным заданием и насколько она ефективна.
В процессе контроля собирается и анализируется необходимая информация, выявляются отклонения фактических показателей от установленных (плановых, стандартных) и их причины. Наряду с термином «контроль» довольно распространенное понятие «контроллинг», которое, будучи близким по смыслу, охватывает широкий круг функций. Однако эти функции четко определены лишь на отдельном предприятии (контроль, анализ, обеспечение информацией всех заинтересованных менеджеров, координация, а часто и планирование).
Контроль на предприятии имеет разные направления и формы. Это прежде всего контроль материалов и продукции на всех стадиях ее обработки, а также технологических процессов. Этот вид контроля тесно связан с технологическим процессом, поэтому у нас он традиционное название технического контроля. Технический контроль является важной составляющей системы управления качеством продукции на каждом пидприемстви.
Большое дисциплинирующее значение имеет контроль трудовой дисциплины, соблюдение организационного регламента и качества выполнения своих функций работниками (качества труда).
Особую роль в системе внутреннего контроля выполняет контроль результатов производства и затраченных ресурсов, которые вместе характеризуют эффективность деятельности. Для внутри-кооперационных подразделений, являются затратными центрам ответственности (местам затрат), результаты выражаются в количестве произведенной продукции определенной номенклатуры, а затраты ресурсов - в смете. В подразделениях - центрах прибыли эти два показателя трансформируются в единый целевой показатель результата - прибуток.
Технология контроля затрат и результатов заключается в сопоставлении фактических показателей с плановыми, выявлении причин отклонений и их анализе, что является основой для принятия определенных решений ответственными работниками. Следовательно, контроль тесно связан с планированием и через функцию регулирования влияет на него. Так, отклонение фактических показателей от плановых, выявленных в процессе контроля, могут привести к двум разным регулирующих действий. В большинстве случаев принимаются меры для приведения фактических результатов в соответствие с запланированными показателями. Но, поскольку плановые показатели всегда в определенной мере вероятными величинами, результаты контроля могут быть основанием для их корректировки с приближением фактического уровня (например, некоторые расходы, которые трудно нормировать, потери от брака и др.).. Таким образом, контроль является важным элементом в системе управления с обратной связью.
Сравнение фактических и плановых показателей в процессе контроля, анализ отклонений должны проводиться упорядоченно и систематически согласно календарному распределением плановых заданий. На основе результатов анализа разрабатываются и внедряются мероприятия по адаптации работы подразделений и рабочих мест к тем изменениям, которые произошли или ожидаются на предприятии. Они должны обеспечить ликвидацию связанных с этими изменениями негативных последствий или помочь осознать новые возможности. Но это уже касается организации планомерной работы предприятия, в котором контроль является лишь одним из функций.
Иерархически контроль организуется в том же порядке, что и планирования: контроль рабочих мест, подразделений определенного иерархического уровня и предприятия в целом. В этом же порядке показатели контроля интегрируются, трансформируются из многочисленных конкретных величин в более общие, и на уровне предприятия руководством контролируются важнейшие показатели, характеризующие степень достижения поставленной цели согласно стратегии его развития, положение на рынке и финансовый стан.
Контроль осуществляется в различных формах по методам сбора необходимой информации и частоты контрольных операций. Отношении определенных объектов и операций контроль может осуществляться как визуально, так и инструментально. Экономические процессы, нас интересуют прежде, контролируются документально. Это касается движения материальных ценностей, затрат, изготовления продукции и ин.
Частота контрольных операций бывает различной в зависимости от контролируемых показателей, степени их календарного обобщения и назначения результатов контроля. Учитывая это выделяют контроль текущий, периодический и разовий.
Текущий контроль осуществляется ежедневно как систематический мониторинг за движением материальных ценностей, незавершенного производства и продукции. Его основным инструментом является оперативный учет в системе диспетчерского регулирования производства. Текущий контроль играет важную профилактическую роль, поскольку позволяет оперативно реагировать на нежелательные отклонения в ходе виробництва.
Периодический контроль осуществляется в форме устойчивой регулярной отчетности подразделений предприятия. Отчеты об основных показателях работы подразделений с надлежащими пояснениями (анализом) подаются, как правило, за те периоды, на которые устанавливаются плановые задания. К таким периодам относятся месяц, квартал, год и т.д.. В отчете указываются плановые, фактические показатели деятельности за определенный период, а также итоговые данные с начала года (квартала). Отчеты подразделений составляются на основе оперативного и бухгалтерского учета показателей, являющихся объектами контролю.
Разовый контроль не имеет четкой содержания и предустановленной регулярности. Его цель и диапазон контролируемых показателей определяются в каждом отдельном случае руководством предприятия или другим компетентным органом. Разовый контроль имеет преимущественно такие формы, как инвентаризация материальных и финансовых активов, ревизия деятельности и аудиторская проверка.
Глава 7. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 7.2. Критерии оценки деятельности