15.4. aункции и методы управления проектами
В отличие от процессов, которые определяются как совокупность конкретных действий, функции характеризуют направленность этих действий. В управлении проектами в состав основных функций относятся:управления интеграцией в проекте;
управление содержанием проекта;
управление временем в проекте;
управления стоимостью проекта;
управление командой проекта;
управление закупками в проекте;
управления риском в проекте;
управления информационным связью в проекти.
Эти функции реализуются в ходе выполнения процессов проектного менеджмента. Ниже приводятся основные задачи, решаемые с помощью реализации функций управления проектами.
Управление интеграцией включает различные действия, необходимые для того, чтобы основной процесс был бы правильно скоординированный. Оно включает осуществление обмена между конкурирующими силами и альтернативами для того, чтобы удовлетворить или даже превысить ожидания заинтересованных лиц. Управление интеграцией проекта должна обеспечить системность ведения процессов его исполнения. Иначе говоря, оно ставит целью недопущения отрыва выполнения друг от друга в отношении отдельных процессов: планирование, выполнение, контроля, инициализации и закрытия. Понятно, что реализация этой координирующей функции возложена на менеджера проекта. Кроме того, управление интеграцией предусматривает действия, направленные на поддержание постоянной заинтересованности в проекте со стороны его прямых участников, обеспечение "вплетения" проекта в текущие действия его заказчиков и исполнителей, а также в их стратегические плани.
Управление содержанием проекта обеспечивает включение в него и дальнейшее выполнение именно тех работ, которые необходимы для его успешного завершения. В основном управление содержанием проекта сосредоточивается на определении и контроле того, что включать, а что не включать в состав проектных работ. В основном этот вопрос решается в процессе планирования, но и в ходе выполнения достаточно часто вынуждены принимать решение о дополнительном включении в проект необходимых работ или передачу их выполнения за пределы проекту.
Управление временем в проекте ставит целью обеспечения того, чтобы проект завершился вовремя. Большое значение в этом имеет степень обоснованности плановых заданий, связанных со сроком выполнения проекта. Конечно, календарный план проекта должен быть напряженным. Но одновременно необходимо учитывать факторы неопределенности и существования творческой составляющей в отдельных проектных работах. Как это делается, мы рассмотрим при изучении организации и осуществления процессов планирования в управлении проектами. После того как календарный план проекта будет принято, реализация этой функции зависит от квалификационного уровня осуществления процессов выполнения и контролю.
Управление стоимостью проекта включает процессы, необходимые для обеспечения того, чтобы проект не вышел из рамок принятого бюджета, а если этого невозможно избежать, то - своевременного предупреждения об этом заинтересованных сторон. Бюджет бизнес-проекта формируется при разработке бизнес-плана. Его данные являются основой для более детального его распределения по отдельным ресурсами. Эта задача решается при осуществлении процессов планирования в проектном менеджменте. Стоимостные показатели выполнения отдельных работ зависят от выбора конкретных форм взаимодействия с поставщиками, форм оплаты и т.п.. Выбор наиболее рациональных схем отношений с поставщиками решается в процессе выполнения проекта. Учитывая фактор непредусмотрительности возможных событий, реализация функции управления стоимостью проекта обязательно включает процессы контроля стоимостью, основной целью которых является предупреждение о возможных превышения бюджета. Своевременность этой информации позволяет осуществить своевременные действия, чтобы не допустить срыва выполнения проекта вследствие превышения лимита средств, отпущенных на его реализацию.
Управление качеством проекта предусматривает процессы, необходимые для обеспечения того, чтобы проект удовлетворял те потребности, ради которых он и предназначен. Управление качеством включает все работы, касающиеся общей функции управления, определяющие политику в области качества, задачи и ответственность и реализуют их такими средствами, как планирование качества, контроль ее и усовершенствования в рамках системы обеспечения качества. Управление качеством проекта должна адресоваться к управлению как самим проектом, так и его продуктом. Несоблюдение требований качества в любых из этих сфер может иметь для заинтересованных сторон проекта серьезные негативные последствия, включая его полный провал.
Управление командой проекта включает процессы, необходимые для обеспечения наиболее эффективного использования лиц, вовлеченных в проект. Конкретные методы реализации этой функции является предметом дисциплины "Управление персоналом". В управлении проектами наиболее важными ее аспектами являются:
лидерство, коммуникация, ведение переговоров;
делегирование полномочий, мотивация, тренинг, обучение и другие темы, касающиеся работы с индивидуумами;
комплектования команды, рассмотрение конфликтов и другие темы, касающиеся работы в группе;
оценка выполнения, привлечение новых исполнителей, трудови
отношения, вопросы техники безопасности и другие темы, касающиеся управления штатом.
Управление информационным связью или коммуникациями в проектах включает действия для обеспечения своевременного сбора, получения, распространения, хранения и конечного размещения проектной информации. Оно обеспечивает очень важные связи между людьми для обмена идеями и разного рода информации, что в конечном итоге является очень важным для успешного завершения проекту.
Управление риском в проекте включает процессы, связанные с идентификацией, анализом и реакцией на риск в проекте. Оно предусматривает также максимизацию преимуществ от позитивных событий в проекте и минимизацию последствий негативных событий. Идентификация риска осуществляется в ходе процесса планирования проекта. Здесь также предусматриваются процедуры, направленные на уменьшение ризику.
Арсенал проектного менеджмента включает много разнообразных общеуправленческих методов, которые вам знакомы из других экономических дисциплин. Наиболее распространенными из них являются: методы сетевого, календарного и ресурсного планирования; финансового менеджмента; имитационного моделирования и др.. Вместе с тем практика управления проектами обусловила появление также специфических методов, которые учитывают особенности проекта и хода его выполнения. К ним относятся метод "критических цепочек", метод контроля освоенным объемом, особенности использования которых будут рассматриваться в соответствующих темах курса.
| 15.3. процессы управления проектами | 16. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ |