18.1. сущность процессов планирования в проектном менеджменте
Планирование является наиболее важным процессом в проектном менеджменте. Об этом свидетельствует время, отводят члены команды менеджера проекта (КМП) на его осуществление, а также существование тесной зависимости между эффективностью планирования в проектном менеджменте и результатами выполнения проекта. Учитывая важность планирования, его даже отождествляют с управлением проектами. Конечно, это не так, но сам факт очень красноречиво свидетельствует о внимании, нужно уделять планированию при выполнении плана осуществления идеи.Процессы планирования является логическим продолжением передпро-проектной стадии, основной составляющей которой является бизнес-план. В этом документе можно выделить три части:
обоснование целесообразности бизнес-идеи;
обоснование хода реализации идеи;
анализ финансовых показателей проекту.
При обосновании хода реализации идеи определяется целесообразность ее выполнения только в разрезе отдельных этапов, например приобретение и монтаж оборудования, ремонт производственного помещения и т.д.. Но когда наступает время выполнения проекта, этого кажется мало. Чтобы реализация проекта проходила плодотворно и была бы завершена в срок, нужен более четкий план действий. Его разработка и является главной целью процессов планирования в проектном менеджменте. Иными словами, сущность процессов планирования в управлении проектами заключается в доведении положений бизнес-плана, посвященные порядку воплощения идеи в жизнь, до уровня календарного плану.
На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: сроки выполнения каждого его элемента, потребности в людских, материально-технических и финансовых ресурсах, время поставки сырья, материалов и услуг. Процедуры планирования проекта должны обеспечить возможность выполнения проекта в срок и с минимально возможными затратами ресурсив.
Важнейшей задачей планирования в проектном менеджменте является доведение сложившихся в деловом плане направлений реализации бизнес-идеи до уровня календарного плана. При этом уточняются сроки выполнения проектных работ, их стоимость, ресурсы и определяются ответственные виконавци.
Создавая календарный план выполнения проекта, надо помнить о нем не только как о документе для контроля, но и о возможности оптимизации, которая проявляется в уменьшении суммарного срока его завершения. Как было отмечено в первой части курса, именно эта направленность проектного менеджмента определила его широкое применение в практике предпринимательской деятельности во всем свити.
Для выполнения проекта, нужно привлечь конкретный перечень ресурсов. Но их полное обеспечение еще не гарантирует достижения основной цели. Нужно еще и спланировать их использование с максимальной виддачею.
На примере рис. 18.1, где представлены 3 схемы возможного достижения события 4, объясняется, как спланировать достижение основной мети.
Для достижения проектной события 4 необходимо выполнить 3 вида работы, их характеристики указаны рядом со стрелкой: сверху - срок выполнения в днях, а снизу - нормативные расходы одинакового ресурса. Пусть им будет количество строителей, а работами - этапы подготовки арендованного помещения к монтажу оборудования. Предположим, что продолжительность выполнения этих работ полностью зависит от количества направленных на них ресурсив.
Имея передзавдання выполнения отдельных работ, подрядная организация может спланировать их отдельно друг от друга, как предусмотрено вариантом 1. Но это не единственный возможный вариант. На календарный план, можно заметить, что событие 4 зависит от окончания всех трех работ. То есть не раньше, чем завершится наиболее длительная из них. В нашем примере это 10 дней. Если это так, то спешить с выполнением работ "2-4" и "С-4" раньше этого срока нет никакой необходимости. Лучшим вариантом было бы уменьшение количества строителей, выполняющих работы, что привело бы к экономии ресурсов без задержки времени наступления проектной события (2).
Если этап планирования осуществляется методично выверен, он позволяет не только упорядочить действия по практической реализации проекта, но и достичь значительно более весомых результатов. Речь идет прежде всего о возможности сокращения сроков выполнения проектных работ за счет оптимального перераспределения ресурсов с некритических работ на критические. В результате достигается ускорение наступления периода окупаемости, что положительно сказывается на показателях экономической эффективности проекта. Кроме того, реализация метода критического пути позволяет предотвратить нерациональным затратам ресурсов на выполнение некритичных работ, что способствует экономии бюджета проекту.
Если перед командой менеджера проекта стоит задача сократить срок выполнения проекта, а событие 4 относятся к критическому пути, то нужно спланировать перераспределение ресурсов с некритических работ на критические. В этом случае срок наступления события 4 сократится до 8 дней без увеличения бюджета проекта (вариант 3).
Задача, описанное выше, называется "сжатие продолжительности" и решается в рамках процессов планирования. В проектах, состоящих из большого количества работ, оно очень трудоемкое, как и вообще составление календарного выполнения проекта. Кроме того, надо помнить, что план реализации проекта может быть эффективным только в случае учета различных его вариантов, что еще больше повышает трудоемкость этого процесса. Поэтому сегодня процессы планирования в управлении проектами практически никогда не выполняются вручную. И потребности в этом нет, так как на рынке есть много программных продуктов, направленных именно на автоматизацию процессов планирования проектив.
Наиболее распространенными из них являются продукты известных фирм "Microsoft" ("Microsoft Project") и "Primavera" ("Sure Trak Project Management"). В странах СНГ достойную конкуренцию им составляет продукт российских программистов - "Spider Project". Все эти и многие другие программы в своей основе имеют алгоритм метода критического пути (МКШ) и по большому счету отличаются лишь техническими возможностями по обслуживанию проектов различного объема. При рассмотрении практических вопросов применения программного обеспечения в процессах проектного менеджмента мы будем ссылаться на продукт "Sure Trak Project Management - 1.5", который является русифицированным и к которому Украинской ассоциацией управления проектами разработаны методические указания.
| 18. Процесс планирования в проектном менеджменте | 18.2. составляющие процессов планирования |