18.2. составляющие процессов планирования

Базовые процессы планирования в проектном менеджменте в основном имеют четкую зависимость и выполняются в определенном порядке, который приведен на рис. 18.2.
Началом процессов планирования является планирование содержания проекта. Оно заключается в детальном изучении положений бизнес-плана идеи проекта с целью определения шагов реализации идеи. Надо помнить, что далеко не всегда члены команды менеджера проекта принимали участие в разработке бизнес-идеи. Поэтому им надо понять ее сущность, чтобы определенное содержание проекта не противоречил самой проектной идеи. Фактически на той стадии члены КМП проходят весь путь разработчиков делового плана идеи и определяют, какие конкретные действия способны воплотить в жизнь замысел генераторов бизнес-идеи. Именно эти действия и является содержанием проекту.
Конечно, процесс планирования содержания предусматривает возможность корректировки следующих действий по выполнению проекта. Оно бывает необходимо для того, чтобы лучше определить круг вопросов, которые нужно решать членами КМП. Планирование содержания проекта обычно заканчивается разработкой отдельного документа о содержании проекта, который утверждается заказчиком проекта и учитывается при разработке его статуту.
Планирование содержания проекта определяет общий план действий по выполнению проекта. После одобрения делового плана необходимо осуществить разделение основных компонентов работы на более мелкие и более управляемые (элементарные) работы. Этот процесс называется декомпозиция. Задачами декомпозиции проекта:
совершенствование точности оценок стоимости, времени и ресурсов;
определение основы для контроля исполнения;
определение ответственных за виконання.
Качество проведения декомпозиции имеет большое влияние на эффективность всего планирования проекта, потому что здесь закладываются основы для формирования будущего плана. В случае ошибок с формированием перечня элементарных работ неизбежны сбои ритма выполнения проекта, неправильное определение продолжительности отдельных этапов, которые в целом негативно сказываются на его конечных результатах.
Сущность декомпозиции состоит в детализации направлений реализации бизнес-идеи до уровня элементарных работ. Признаками элементарных работ являются:
смысла дальнейшего деления на более мелкие работы;
возможность назначения из числа членов КМП одного исполнителя, ответственного за выполнение работы;
возможность привлечения для выполнения работы можно узкой номенклатуры ресурсов (желательно не более одного - двух).
Пример осуществления декомпозиции приведены в табл. 18.1.
В первом столбце указаны результаты определения содержания проекта. Каждый из этапов выполнения проекта подвергается анализу с целью выявления того, что нужно сделать для его завершения. Путем обсуждения члены КМП определяют, что им нужно иметь на выходе этапа и какие действия осуществить в ходе его выполнения. Коллективное обсуждение содержания проекта - очень важный аспект декомпозиции.
Конечно, каждый этап имеет своего ответственного исполнителя, который должен быть специалистом в этой области. Но даже если он очень квалифицированный специалист, надо помнить, что его этап выполняется в рамках единого проекта, а потому к этому отдельного этапа могут быть требования со стороны других членов команды. В нашем примере хотя технолог и не принимает непосредственного участия в выполнении этапа 1, но у него могут возникнуть достаточно дельные предложения по составу комплекта оборудования, условий его монтажа и ин.
В таблице основой декомпозиции является этапы жизненного цикла проекта. Для бизнес-проектов - это наиболее распространенный, но не единственный вариант. Основой декомпозиции также могут быть:
компоненты продукта проекта (товары, услуги и проч.)
процессные или функциональные элементы деятельности организации, в рамках которой выполняется проект;
подразделения организационной структури.
Уровень детализации декомпозиции зависит от содержания проекта, квалификации и опыта КМП, действующей системы управления и отчетности. Чаще всего входной информацией для декомпозиции есть данные из архива, нормы и стандарты, экспертные оцинки.
В некоторых инструктивных материалах вместо терминов декомпозиции используются аббревиатуры СРР (Структура разделения работ) и WBS (Work Breakdown Structure).
После осуществления декомпозиции и ее детальной проверки, дальнейшими шагами планирования проекта является определение характеристик элементарных проектных работ. К ним относят:
оценки продолжительности работ;
определение ресурсов на проведение работ;
задания последовательности робит.
Методы оценки продолжительности работ, определение ресурсов на проведение работ, а также общее оценки стоимости их выполнения одной из важнейших задач КМП. От качества оценивания во многом зависит качество плана проекта. Методика проведения таких работ будет рассмотрена в следующем параграфи.
Задания последовательности работ включает определение и документирование взаимодействий между отдельными элементарными проектными работами. Работы должны быть расположены в точном порядке согласно логике их выполнения. Например, в нашем случае работы по монтажу оборудования могут начаться не ранее срока завершения строительных работ. Задания последовательности необходимо для облегчения сборки реального календарного плана проекта и осуществление специальных процедур, направленных на его оптимизацию.
При задании последовательности работ надо учитывать их типы. Среди них следует различать следующие:
Обязательное зависимость - это зависимость, заложена в сущности проектных работ. Обычно она определяется физическими ограничениями. Например, невозможно получить надлежащее оборудование, пока не будет заключен контракт и осуществлены необходимые действия заказчика по его выполнению (предоплата, пересчет аванса и т.п.). Поэтому иначе обязательную зависимость еще называют жесткой структурою.
Дискретная зависимость - это зависимость, которая определяется необходимой членами КМП, учитывая конкретные обстоятельства выполнение проектных работ. В основном, дискретные зависимости устанавливаются за работами, которые имеют значительный элемент неопределенности. В этом случае следующие работы, которые используют результат неопределенной работы должны начинаться после снятия этой неопределенности, т.е. достижение им определенного уровня завершення.
Логика использования дискретной зависимости демонстрируется на рис. 18.3.
Предположим, что работы А и Б не есть обязательно зависимыми. В принципе, они могут выполняться параллельно. Но одновременно следующая работа Б должно опираться на эту же основу, как и работа А. Такая ситуация является довольно типичной, особенно при выполнении творческих этапов проекта (программирование, конструкторские и технологические разработки и т.п.). Пытаясь как можно быстрее завершить эти работы (Т), можно попасть в ситуацию, когда придется переделывать сделанную работу Б вследствие изменения условий, вызванной выполнением работы А. Предотвратить неизбежном в этом случае превышения расходов на переработку можно благодаря установлению между этими работами дискретной зависимости и начать работу Б в то время (П), когда станут известны основные результаты предыдущей роботи.
Внешняя зависимость - зависимость между проектными и непроектных работами. Например, для получения оборудования (табл. 18.1) недостаточно лишь завершить предварительные проектные работы. Необходимо еще провести оплату счетов поставщику из суммы полученных заимствований, в нашем примере не входит в компетенцию КМП.
Задача последовательности нужно осуществлять с учетом четырех возможных вариантов передувань:
"Финиш - старт" - тип предшествующего, при котором предыдущая работа должна финишировать раньше стартовать следующая работа;
"Финиш - финиш" - тип предшествующего, при котором предыдущая работа должна финишировать до того, как финиширует следующая работа;
"Старт - старт" - тип предшествующего, при котором предварительная работа должна стартовать раньше, чем стартует следующая работа;
"Старт - финиш" - тип предшествующего, при котором предварительная работа должна стартовать раньше, чем финиширует следующая робота.
Наиболее распространенным типом передувань в практике разработки плана выполнения проектов является "финиш - старт".
Результатом задания последовательности может быть создание сетевой диаграммы проекта (сетевого графика), которые известны из курса "Математические методы в экономике". Они помогают при проверке логики построения проекта. Время для небольших проектов их построение не является обязательным. Достаточно, чтобы установленные характеристики были учтены в табличной форме, как показано в табл. 18.2.

18.1. сущность процессов планирования в проектном менеджменте 18.3. оценки продолжительности и стоимости проектных работ