4.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники данного учреждения, которым в ограниченных размерах выдаются авансы на осуществление некоторых операционно-хозяйственных расходов, которые не могут быть осуществлены путем безналичных расчетов, а также на командировки и научные экспедиции. Через подотчетных лиц может выплачиваться заработная плата в учреждениях, в которых по штату не предусмотрена должность кассира, или если из-за отдаленности обслуживаемой учреждения платежная или расчетно-платежная ведомости не могут быть возвращены доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии по истечении трех рабочих днив.
Наличные выдаются под отчет из кассы учреждения только по разрешению руководителя учреждения и только в случае отсутствия задолженности за ранее полученные аванси.
Согласно Порядку ведения кассовых операций № 334 размер аванса на хозяйственные нужды не лимитируется, но подотчетное лицо должно отчитаться за полученные подотчетные суммы не позднее следующего рабочего дня после их выдачи (по служебным командировкам - не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки). В противном случае наличные, выданная под отчет, но не потрачена и не возвращена в кассу учреждения (в полной сумме, выданной под отчет, или в сумме, не подтвержденной авансовыми отчетами), на следующий день по истечении указанных выше сроков включается расчетно к сумме фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате расчетная сумма сравнивается с установленным лимитом остатка наличности в каси.
Основная масса авансов выдается под отчет на служебные командировки в пределах сумм, необходимых командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов на наем жилого примищення.
Порядок оплаты служебных командировок установлен Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 № 59 (с изменениями и дополнениями, внесенными приказом от 13.08.98 № 165) и постановлением Кабинета Министров Украины «О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу »от 23.04.99 № 663 с последующими зминами.
Срок командировки в пределах Украины определяется руководителем или его заместителем, но не может превышать 30 календарных днив.
Решение о служебной командировке руководителей центральных и местных органов исполнительной власти принимается согласно постановлению Кабинета Министров Украины «Об упорядочении служебных командировок руководителя органов исполнительной власти» от 27.06.96 № 682.
По командировкам выплачиваются суточные в единой сумме - 18 грн. за каждый день нахождения в командировке (включая день отъезда и приезда) независимо от статуса населенного пункта. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии с места постоянной работы и прибытия к месту постоянной работы работника, а днем прибытия - день прибытия транспортного средства к месту постоянной роботи.
При наличии подтверждающих документов учреждением возмещаются расходы командированным работникам на наем жилого помещения в размере фактических затрат с учетом дополнительных бытовых услуг в гостиницах (стирка, чистка, починка и глажка одежды), за пользование холодильником, телевизором, но не более 50 грн.
За бронирование места в гостиницах возмещается плата в размере не более 50% его стоимости за сутки согласно поданным подтверждающими документами.
Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов, пользованием постельными принадлежностями в поездах, страховых платежей на транспорте, суммы налога на добавленную стоимость за приобретенные проездные документи.
Выплаты на командировку (кроме суточных) возмещаются только при наличии подтверждающих документов в оригинали.
Срок командировки работника за границу определяется также руководителем учреждения, но не может быть более 60 календарных днив.
Аванс командированному работнику за границу выдается в национальной валюте страны, куда отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте на текущие расходы в размерах, которые обусловлены реальными потребностями в стране перебування.
Перерасчет предельных норм суточных (до 160 грн. Сутки) в доллары США осуществляется по прогнозным официальным курсом обмена национальной валюты Украины к доллару США на текущий рик.
Например, норма суточных - 160 грн. Прогнозный официальный обменный курс гривни к доллару США на текущий год - 5,78. Пересчет:
160 грн. : 5,78 = 27,68 долл. США.
За время пребывания в командировке за границей работнику возмещается более широкий спектр расходов, а именно расходы:
а) на проезд как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки;
б) на оплату счетов за проживание в гостиницах, включая расходы на питание и бытовые услуги;
в) на оплату телефонных счетов;
г) на оформление загранпаспортов, виз, обязательное страхование тощо.
При командировке в пределах Украины и за границу за работником сохраняется место работы и средний заработок за время командировки, включая время пребывания в дорози.
При командировке в пределах Украины и за границу государственных служащих и работников бюджетных учреждений установлены дополнительные ограничения расходов в соответствии с действующим законодательством (табл. 4.1).
Порядок выдачи и использования подотчетных сумм на проведение научных экспедиций регламентируется инструктивными материалами о порядке организации, проведения и оплаты научных экспедиций научно-исследовательскими учреждениями НАНУ.
На первоначальные расходы начальникам экспедиций или отрядов выдается аванс наличными соответствии с утвержденной сметой, масштабов и условий работы экспедиций. Подотчетные суммы на экспедиционные исследования выдаются на выплату заработной платы, оплату проезда сотрудников к месту работы экспедиции и обратно, суточных, квартирных, арендной платы за пользование транспортом, техникой, для осуществления земляных работ, наем помещения для временных амбаров, лабораторий и жилья, на приобретение пальномастильних и других материалов, а также малоценного инвентаря для нужд экспедиций, почтово-телеграфных расходов, на оплату заказов, выполняемых по трудовым соглашениям; других витрат.
По возвращении из командировки подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней подать в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в командировке средствах, к которому прилагаются командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, а также в оригинале документы, подтверждающие стоимость расходов (проездные билеты , счета, чеки, квитанции и т.п.). Остаток неиспользованных средств согласно авансовому отчету подлежит возврату в кассу учреждения в валюте, в которой был выдан аванс, но не позднее трех рабочих дней после возвращения из видрядження.
В бухгалтерии осуществляется арифметическая проверка авансовых отчетов, а также проверка правильности оформления документов и расходования средств по назначению. Руководитель учреждения обязан не позднее трех рабочих дней принять решение об утверждении проверенных авансовых звитив.
В случае непредставления в срок авансовых отчетов или невозвращения в кассу неиспользованных авансов бухгалтерия имеет право осуществлять удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодавством.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активном субсчете № 362 «Расчеты с подотчетными лицами».
Операции по учету расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
1. При выдаче аванса:
Дебет субсчета № 362 Кредит субсчетов № 301, 302.
2. На сумму представленного авансового отчета о расходовании средств, полученных под отчет:
Дебет счетов № 23, 80, 81 Кредит субсчета № 362.
3. Возврат в кассу неиспользованного остатка аванса:
Дебет субсчетов № 301, 302 Кредит субсчета № 362.
4. Содержание неиспользованного остатка аванса по заработной плате:
Дебет субсчета № 661 Кредит субсчета № 362.
Указанные записи отображаются в мемориальном ордере № 8 - накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф. № 386, в котором сочетаются синтетический и аналитический учет путем использования позиционного способа записив.
На практике субсчет № 362 может быть активно-пассивным. Дебетовое его сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое показывается в пассиве баланса по статье «Расчеты с прочими кредиторами».
Схему отражения в учете расчетов с командированными работниками приведены на рис. 4.7.
При автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами реестром синтетического и аналитического учета по субсчету № 363 является машинограма «Ведомость финансово-расчетных операций».
4.1. Принципы и формы денежных расчетов 4.3. Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами