6.4. Учет материалов на складах и его связь с учетом в бухгалтерии

Учет материалов на складах обеспечивает получение оперативных и точных данных об остатках ценностей по каждому наименованию материалов в разрезе отдельных их видов и сортив.
Количественно-сортовой учет материалов на складах ведется материально ответственными лицами в книгах складского учета (на карточках) ф. № М-17 только по количеству. До начала записей в книге должны быть пронумерованы все страницы, а их количество заверенная подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и скреплена печаткою.
Записи в книге складского учета ведут материально ответственные лица на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток материалив.
На основании записей в книге складского учета материально ответственные лица обязаны своевременно сообщать службу снабжения об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запасов и об остатках материалов, находящихся без движения и не используются в установи.
Материально ответственные лица согласно графику подают в бухгалтерию документы по поступлению и расходованию материалов при реестре сдачи документов, составляется в двух экземплярах. В реестре указываются номенклатурные номера материалов, количество и номера первичных документов, фамилии того, кто сдал и прийняв.
Количественно-сортовой учет материалов - сложная и трудоемкая участок учетной работы, поэтому важно выбрать наиболее рациональный метод их учета. В бюджетных учреждениях применяются такие методы сортового учета:
1. Количественно-суммовой (параллельный)
2. Оперативно-бухгалтерский (сальдовый)
3. Метод машинной картотеки.
По первому методу на складе ведется книга складского учета материалов ф. № М-17, в бухгалтерии - книга количественно-суммовой учет материалов ф. № 296, а в централизованных бухгалтериях - ф. № 296-б. Аналитический учет в бухгалтерии ведется по номенклатурным номерам, в разрезе материально ответственных лиц и обслуживаемых учреждений. Вместо книги могут вестись карты. По данным этих реестров ежемесячно составляются сортовые оборотные ведомости, итоги которых сверяются с данными синтетического учета (рис. 6.1).
В случае большой номенклатуры материалов метод количественно-суммовой (параллельного) учета материалов является громоздким, трудоемким и недостаточно оперативным. В нем дублируются аналитические данные в бухгалтерии и на складе, показатели складского учета сверяются с данными бухгалтерии один раз в месяц и в основном с опозданием, что лишает учреждение оперативных и точных данных для контроля за состоянием запасив.
В учреждениях с небольшой номенклатурой материалов применяется упрощенный вариант первого метода. Материально ответственные лица ежемесячно сдают материальный отчет вместе с первичными документами, тщательно проверяется, таксуеться, после чего становится реестром аналитического учета (рис. 6.2).
Для учета продуктов питания применяется другой вариант этого метода: в бухгалтерии аналитический учет материалов ведется по номенклатурным номерам в разрезе материально ответственных лиц в сортовых оборотных ведомостях ф. № 44. Записи в эти сведения осуществляются на основании накопительных ведомостей за поступлением и расходованием материалов. Ежемесячно в сортовых оборотных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало следующего месяца (рис. 6.3).
В научных учреждениях НАНУ, имеющих большую номенклатуру материалов, и в централизованных бухгалтериях применяется оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов (рис. 6.4). Его суть сводится к тому, что на складе ведется количественно-сортовой учет материалов в книгах или карточках, которые открываются в бухгалтерии и передаются на склад под расписку в реестре выдачи карточек. При этом осуществляется систематический контроль за правильностью ведения складского учета, становится составной бухгалтерского учета. С этой целью бухгалтерия учреждения систематически, но не реже одного раза в неделю, декаду проводит непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц проверку своевременности, правильности и полноты оформления складских операций, записей в карточки складского учета, а также выборочную проверку остатков материалов, особенно дефицитных и дорогих. Правильность записей в складской картотеке работник бухгалтерии подтверждает своей подписью в карточках складского облику.
В бухгалтерии учет материалов ведется только в денежном выражении в разрезе субсчетов, групп материалов и материально ответственных лиц в ведомости движения материалив.
Взаимосвязь между количественно-сортовым учетом на складе и синтетическим учетом в бухгалтерии осуществляется с помощью «Книги остатков материалов» (сальдовой книги или сведения), которая открывается на год и ведется в разрезе материально ответственных лиц (табл. 6.2).
Номенклатура материалов в книге размещается по синтетическим счетам, субсчетам или группам материалов. В эту книгу заведующий складом ежемесячно переносит количественные остатки на конец месяца из книги или карточек складского учета, после чего в бухгалтерии таксуются эти остатки по каждому нуменклатурним номером и подсчитываются итоги по субсчетам материалов, группами, материально ответственными лицами. Полученные результаты сверяются в бухгалтерии данным ведомости движения материалов в денежном выражении. Тождество полученных данных подтверждает правильность ведения складского (аналитического) учета материалов. В случае разногласий ошибки находятся и виправляються.
Сальдовый метод учета материалов уменьшает объем учетных работ, обеспечивает лучший контроль за наличием и сохранностью материалов, освобождает учетных работников от ведения трудоемкого аналитического учета и составления сортовых оборотных ведомостей, упрощает сверку аналитического учета с синтетическим. К этому и сводится преимущество такого метода перед иншими.
В условиях применения ПЭВМ трудоемкость учетных работ теряет свою актуальность, а потому на машинах получают машинограми - оборотные ведомости в разрезе каждого первичного документа, сведены оборотные ведомости в разрезе номенклатурных номеров материалов. Имеется опыт использования метода машинной картотеки, по которому вся информация о складской и бухгалтерский учет материалов сосредоточивается в памяти машин, а бухгалтерия и места хранения материалов оборудованы терминальными устройствами, к которым имеют доступ материально ответственные лица с индивидуальными ключами.
6.3. Документация и оперативный учет отпуска и расходования материалов 6.5. Синтетический учет материалов