6.1. Составляющие системы планирования проекта

Суть планирования заключается в разработке и обосновании целей, определении наилучших методов и способов их достижения при эффективном использовании всех видов ресурсов, необходимых для выполнения поставленных задач, и установлении их взаемодии.
Сам процесс планирования проходит четыре этапа:
разработку общих целей;
определение конкретных целей на данный период с последующей их детализацией;
определение путей и способов достижения целей;
контроль за процессом достижения поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими и корректировки цилей.
В процессе планирования необходимо ответить на следующие вопросы:
что должно быть сделано и для чего?
когда это будет сделано и кто будет делать?
где это сделано и что для этого необходимо?
Решение этих вопросов является функцией планирования, которая является основой для принятия решений. Это управленческая деятельность, которая предусматривает разработку целей и задач управления производством, а также определяет пути реализации планов для достижения поставленных цилей.
Разработка планов по проекту охватывает все этапы его жизненного цикла. Она начинается с участия проект-менеджера в процессе разработки концепции, выбора стратегических целей, включая контрактные предложения, продолжается заключением контрактов и заканчивается только при завершении проекта. Процесс планирования проектов - это процесс, который предусматривает определение целей и параметров взаимодействия между: работами и участниками проекта, распределение ресурсов и выбор и принятие организационных, экономических, технологических решений для достижения поставленных целей проекта. На этапе планирования проекта определяются все необходимые параметры реализации проекта, а именно: продолжительность работ, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки всех видов ресурсов, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций.
Общий процесс планирования проектов включает следующие этапы: определение целей, задач проекта, расчет технико-экономических показателей для обоснования проекта, определение потребности в ресурсах, продолжительности и спецификации выполняемых работ, этапов проекта; структурирование проекта;
принятия организационно-технологического решения, разработка сетевых моделей работ;
оценку способности реализовать проект, оптимизацию по срокам и критериях качества использования ресурсов и другим критериям, подготовку необходимых документов в пакет планов; утверждение планов и бюджета; доведение плановых заданий до исполнителей, подготовку и утверждение отчетной документации для контролю
планов. Взаимосвязь между процессами планирования представлен на рис. 6.1.
Основными процессами планирования являются:
Планирование целей - это процесс разработки документа, в котором формулируются цели проекта (констатация целей), является основой для последующих проектных решений, включая определение критериев успешности выполнения проекта;
Декомпозиция целей - это разделение основных результатов проекта, определенных в констатации целей, на отдельные компоненты для того, чтобы повысить точность стоимостных, временных и ресурсных оценок, определить основу для измерения и управления исполнением и обеспечить четкую систему ответственности;
Определение операций - это процесс идентификации и документирования операций, которые следует выполнить для получения результатов;
Определение взаимосвязей операций (работ, задач) - процесс определения и документирования взаимосвязей операций проекта. Как правило, отражают такие типы взаимосвязей операций: а) "финиш-старт" - предыдущая операция должна завершиться к началу следующей б) "финиш-финиш" - предыдущая операция должна завершиться до завершения следующей в) "старт-старт" - предыдущая операция должна начаться до начала следующей г) "старт-финиш" - предыдущая операция должна начаться до завершения следующей;
Оценка длительности операции - это определение рабочего времени, необходимого для ее выполнения. Продолжительность одних операций определяется возможностями ресурсов, других - только календарным временем, для третьих существуют дополнительные ограничения (например, ремонт-покрытия городских улиц нужно проводить в ночное время);
Планирование ресурсов - определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каком количестве будут использованы в работах проекта. Результатом планирования ресурсов перечень типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения проекта;
Составление расписания выполнения проекта - определение сроков начала и завершения всех операций проекта. Наиболее известными методами расчета расписания выполнения проекта: а) метод критического пути (МКИИР) - определяются ранние и поздние даты начала и завершения операций проекта, а также и резервы - промежутки времени, на которые можно перенести выполнение операций без нарушения ограничений и даты завершения проекта б) PERT (Program Evaluation and Review Technique) - использует последовательную сетевое логику и средневзвешенные оценки продолжительности операций для расчета продолжительности проекта. Составление расписания выполнения проекта осуществляется, в основном, с помощью программ управления проектами. Как правило, лучшим считается тот расклад, который позволяет завершить проект быстрее;
Оценка стоимости включает оценку стоимости ресурсов и стоимости операций. Стоимость ресурсов может определяться по-разному. Для восстановления ресурсов задается стоимость времени их работы, для материалов - стоимость единицы. Для расчета стоимости операций через стоимость времени работы ресурсов необходимо знать продолжительность работы ресурсов на этой операции. Для работ, выполняемых по контрактам, задается не стоимость ресурса, а стоимость назначения, определяется контрактом. Стоимости операций могут определяться контрактом или включать такие составляющие: постоянная составляющая стоимости операций, постоянная составляющая стоимости назначений ресурсов на операцию, стоимость работ по возобновляемых ресурсах, стоимость материалов, как назначенных на операцию, так и тех, которые тратятся восстановительными ресурсами. Оценка проводится в той валюте, которая используется при расчете затрат;
Разработка бюджета - это распределенная во времени стоимость проекта и его элементов. Бюджет проекта рассчитывается суммированием оценок стоимости по периодам. В некоторых проектах используется сразу несколько бюджетов для различных составляющих (для расходов, денежных потоков, различных видов работ и т. п.);
План управления качеством - должен содержать информацию о проведении командой проекта политики качества (по терминологии ISO 9000, должна быть описана качества проекта, т.е. организационная структура, распределение ответственности, процедуры, процессы и ресурсы, необходимые для управления качеством). План управления качеством входит в общий план проекта и описывает технологию управления качеством, подтверждения качества и улучшения качества проекта;
Планирование организации включает идентификацию, документирование и назначение проектных ролей (кто что делает), ответственность (кто и что решает) и отношения отчетности. План проекта должен включать и план управления персоналом. Он определяет, когда и какие специалисты будут включены в команду проекта и когда будут виведени.
В процессе выполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменения могут быть и в целях проекта, его бюджете, ресурсах и т.д.. Кроме того, планирование проекта не является точной наукой, поскольку разные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Кроме вышеперечисленных основных процессов планирования, существует целый ряд вспомогательных процессов, в частности:
назначение персонала - назначение человеческих ресурсов для выполнения работ проекта, подготовка условий - разработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков, планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть доставлено, планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта; идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут влиять на проект; качественная оценка рисков - расположение приоритетов рисков по степени влияния на результаты проекта; количественная оценка рисков - оценка вероятности наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект, разработка реагирования - определение необходимых действий для предотвращения рисков и реакции на угрожающие события. Взаимосвязь между вспомогательными процессами зависит, так же, как и их наличие, от природы проекта. Разработка плана проекта - это оформление результатов процессов планирования в единый структурированный документ. Разработка плана проекта - это процесс, который почти всегда повторяется несколько раз. Формальное и утвержден документ, который используется для управления исполнением проекта. Он должен быть распространен среди участников проекта согласно плану взаимодействия. Нельзя отождествлять план проекта и базовый план. План проекта - это документ или набор документов, который меняется при поступлении дополнительной информации, в то время как базовый план необходим для контроля выполнения и изменяется только в результате утверждения запросов на изменения. План проекта используется для: управления выполнением проекта; документирования предложений и предположений, сделанных при планировании; документирования принятых решений по выбору вариантов; регламентирования взаимодействия участников проекта; документирования требований к отчетам по содержанию, объему и срокам, создание базы для оценки и контроля хода выполнения проекта . План проекта может иметь разный смысл, но, как правило, он включает следующие разделы:
Основание для выполнения проекту.
Описание подхода к управлению проектом.
Констатация цилей.
Иерархические структуры работ (ИСР) до того уровня, на котором осуществляется учет и контроль.
Оценка стоимости, плановые даты начала и завершения работ, распределение ответственности до уровня ИСР, на котором осуществляется контроль.
Распределение стоимости проекта по часом.
Методы оценки выполнения по срокам и стоимости робит.
Основные контрольные события и их плановые дати.
Основной и необходимый персонал.
Планы управления различными составляющими проекта (целями, ресурсами, контрактами, рисками, взаимодействиями, персоналом и т.д..).
Основные риски (включая ограничения и предположения) и плановая реакция при возникновении каждого из событий ризику.
Открытые вопросы и отложенные ришення.
Требования к различным проектам могут предусматривать включение и других пунктов. Например, план большого проекта должен включать организационную структуру проекту.
Дополнительная информация в план проекта включает:
процессы планирования, которые не включены в план проекта;
ограничения и предположения, сделанные в процессе разработки плана проекта;
техническую документацию (требования, спецификации, проектную документацию);
стандарты и нормативы, використовуються.
Например, план проекта может выглядеть. В одном из районов города Харькова, недалеко от центральной части города, на территории 3,2 га, где ранее находилось производственное предприятие муниципальной собственности, планируется возвести жилой комплекс и бизнес-центр. Тендер, объявленный городскими властями с целью подбора инвестора, выиграла компания "ABC", что будет оператором данного проекта. Компания предложила такой план забудови.
Сохранен на территории производственное здание площадью 2400 м2 предлагается отремонтировать и сдать в аренду большой компании, разместит там экологически чистое швейное производство. Также планируется построить:
Корпус А. Жилой дом с квартирами улучшенной планировки на 120 квартир общей площадью 10900 м2. Внизу будет находиться нежилая площадь под магазины и пункты бытового обслуживания (900 м2).
Корпус Б. Жилой дом на 190 квартир общей площадью 10900 м2. Состоит из двух одноподъездного 17-поверхових башен (в проекте - корпус Б1 и Б2). Внизу будет находиться нежилая площадь под магазины и пункты бытового обслуживания (900 м2).
Корпус В. Бизнес-центр. Офисное здание с общей площадью помещений для продажи и сдачи в аренду 7000 м2.
Корпус Г. Административное здание, общая полезная площадь которого 7000 м2.
План проекту
В инвестиционном плане представлен план организации строительства исходя предварительной сметы. План включает следующие этапы:
Подготовка рабочего проекта и приложений. Осуществляется проектной организацией, которая подготовила предварительную смету. Этап проходит с месяца, включая утверждение проекта в архитектурно-плановом управлении, получение всех других необходимых разрешений. Оплата услуг организаций распределена следующим образом: в начале этапа - 25% стоимости этапа, в начале 2-го месяца - 25% стоимости, в конце этапа - 50% стоимости. Задали линейную амортизацию данного нематериального актива с нормой 5%.
Переговоры об аренде земли. По условиям, предложенным городской властью, после получения права на строительство объекта компания, выигравшая тендер, берет на себя некоторые расходы по развитию городской инфраструктуры. Поскольку эти расходы не являются расходами на приобретение активов, они отражены в статье "Прочие выплаты" и отнесены в проекте баланса на статью "Расходы резервов".
Инженерное обеспечение в начале строительства. Продолжительность этапа 6 месяцев. Выплаты распределены следующим образом: в начале 1-го месяца - 12% стоимости, в начале 3-го месяца - 24% стоимости, в конце этапа - оставшаяся сумма. Тип актива - предоплаченные расходы, списание стоимости актива задан на единицу продукции - кв. м. площади жилых корпусов А и Б.
Строительство корпусов. По каждому корпуса строительные работы разделены на основные этапы:
строительство фундамента возведение стен; монтажные работы; прокладка коммуникаций; отделочные роботи.
Корпуса, по которым намечен продажа площадей, определенные по типу актива как предоплаченные расходы со списанием стоимости на кв. м. площади при продаже, а на корпуса, остаются на балансе компании (корпус Д и корпус Г), определена линейная амортизация (норма амортизации 2%). Продолжительность этапов и сроки окончания строительства определены в соответствии с предварительным планом организации строительства, предложенного генеральным подрядчиком на строительные работы. При распределении этапов во времени и построении логических связей между ними учтены также возможности организаций-подрядчиков по выделению людских ресурсов и строительной техники на объекты.
Инженерное обеспечение конце строительства. Продолжительность этапа - 6 месяцев. График выплат - ежемесячно равными долями. Тип актива - также предоплаченные расходы со списанием на единицу продукции. Для обеспечения списания на себестоимость полной суммы данного актива списания заданное только на тот продукт, продажа которого будет осуществляться в следующем месяце после окончания этапа и после постановки актива на баланс. Примечание: при организации списания активов на расходы вышеуказанным способом, при моделировании проектов подобного типа следует следить за тем, чтобы списание произошло корректно и актив списывается, не оставался на балансе после продажи продукта полностью или частично. Лучше всего проконтролировать это с помощью таблицы "Список активов" из группы "Детализация результатов".
Благоустройство территории и строительство автостоянки. Этап продолжительностью 45 дней. Включает озеленение территории, асфальтирование, строительство детской площадки, а также строительство автостоянки охраняемая на 250 мест. Окончание этапа планируется одновременно с окончанием строительства корпуса Б. Списание актива заданный на продукт "Продажа мест на автостоянке".
Прочие расходы периода строительства. Стоимость этапа составляют различные текущие расходы компании "ABC" (введены в диалогах "План персонала" и "Общие расходы") в период строительства до начала сдачи в эксплуатацию объектов и отнесены на данный актив. Этап начинается от начала проекта и заканчивается одновременно со сдачей в эксплуатацию корпуса Б. Как и в предыдущих этапах, списание стоимости актива задано только на тот продукт, продажа которого будет осуществляться в следующем месяце после окончания этапа, после постановки актива на баланс.
Этап "Производство". В инвестиционном плане отмечают сдачи в эксплуатацию строящихся объектов. Начало продаж продуктов (квартир, офисов, мест на автостоянке) возможно только после сдачи в эксплуатацию и получения денег при их реализации до этого момента - только в виде авансовых платежей.
ТЕМА 6. Методические основы планирования и контроля ПРОЕКТОВ 6.2. Методологические подходы к планированию проектов