6.3. Система контроля соблюдения параметров проекта

Контроль - процесс, при котором руководитель проекта устанавливает, достигаются поставленные цели, выявляет причины, которые негативно влияют на ход работы, и принимает управленческие решения, корректирующие выполнение задач для предотвращения срывов выполнения проекта (срыв сроков, превышение использования ресурсов, стоимости, низкая качество и т.д..).
Задача контроля состоит в том, чтобы, получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сравнить их с плановыми, выявить отклонения. Контроль должен обеспечить систематический надзор за всеми процессами реализации проекта (мониторинг), выявить отклонения от целей реализации проекта с помощью критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных ресурсах, финансовых и т.д.., Обосновать необходимость принятия корректирующих дий.
В основе процесса контроля лежит сбор и рассмотрение данных о продвижении проекта. Предметом контроля есть факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выявление причин отклонений, оценка ситуации, прогнозирование последствий. Проектный менеджер должен вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они навредят проекта. Для этого необходимо осуществлять следующие виды контроля:
предыдущий;
текущий;
заключний.
Предварительный контроль осуществляется до начала работ по реализации проекта. Как правило, он касается только трудовых, материальных и финансовых ресурсив.
При контроле трудовых ресурсов проводится анализ профессиональных и деловых знаний, навыков, которые необходимы для выполнения проекта (уровень образования, стаж практической работы, квалификация и т.д..).
В процессе контроля материальных ресурсов проводится анализ соответствия состава и качества оборудования, материалов установленным вимогам.
Контроль финансовых ресурсов предусматривает установление предельных издержек финансовых ресурсов с целью их правильного использования, согласно утвержденным статьям бюджета проекту.
Текущий контроль проводится с целью оперативного регулирования процесса реализации проекта, установления отклонений и принятие оперативных решений. Он осуществляется именно в процессе выполнения проекта. При этом различают: контроль времени, контроль бюджета, контроль ресурсов и контроль якости.
Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых робит.
Контроль выполнения, как процесс постоянного измерения параметров проекта и установления отклонений, проводится по всем параметрам проекта. Процесс контроля можно разделить на основные и вспомогательные процессы. К основному процессу контроля можно отнести сам контроль выполнения плана проекта, а к вспомогательным:
подтверждение достижения целей - постоянная оценка выполнения проекта с целью подтверждения соответствия очерченным целям;
подтверждение качества - постоянная оценка выполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
контроль и мониторинг рисков - контроль рисков, контроль выполнения запланированных мероприятий по предотвращению возникновения рисков;
контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и пидрядчиками.
Более подробно вопросы контроля рассмотрены в теме 9 "Контроль выполнения проекта".
Современная методология управления проектами характеризуется интегрированным, структурированным подходом к управлению, планирования и контроля. Тотальная интеграция проектного менеджмента предполагает интеграцию планирования и контроля, интеграцию календарного планирования, ресурсов и затрат, интеграцию с организацией, интеграцию информационных систем проекта, общую интеграцию с системой управления персоналом.
Интеграция планирования и контроля состоит во взаимосвязи функции планирования и контроля, поскольку последний необходим для проверки предыдущего, а эффективность контроля зависит от качества планування.
Интеграция календарного планирования, ресурсов и затрат заключается в том, что календарное планирование происходит обязательно во взаимосвязи с планированием ресурсов и расходов с целью эффективного управления проектами.
Планирование и контроль затрат, ресурсов, календарное планирование должны быть связаны с организацией проекту.
С целью достижения эффективного управления проектами необходимо также интегрировать все информационные системы проекта, в частности, объемы работ по проекту и их спецификации, организации проекта, планирование ресурсов, сроков, затрат, сбора информации, анализа выполнения, управления ресурсами, взаимосвязями, контроля качества.
Общая интеграция с системой управления персоналом состоит в том, что последняя система должна быть интегрирована со всеми предыдущими составляющими, так как человеческие ресурсы привлекаются и к процессу планирования, и к контролю, они являются исполнителями проекта, организационная структура проекта влияет на мотивацию, конфликты и т. п. Кроме того, в этой системе существует и обратная связь.
6.2. Методологические подходы к планированию проектов 6.4. Внесение изменений в выполнение проекта и комплексный их анализ