3.1.2. Аудиторские процедуры : содержание и последовательность проведения
Выявления нарушений или злоупотреблений при осуществлении кассовых операций достигается при помощи аудиторских процедур, проводимых с их классификацией (см. табл. 3.1).Аудит кассовых операций проводится по плану, включает основные вопросы (приложение № 1).
К составлению плана и программы проверки аудитор должен оценить внутренний контроль счета и сохранением наличности (иных ценностей) в кассе, соблюдение кассовой дисциплины. Эффективность внутреннего контроля, поставка бухгалтерского учета, достоверность учетных данных аудитор может оценить при наличии достаточного количества доказив.
Их можно собрать, используя следующие методы:
инвентаризация наличности кассы;
надзор за проведением хозяйственных или бухгалтерских операций;
устный опрос;
получение письменных подтверждений;
проверка документов полученных от третьих лиц;
контроль документов, подготовленных на предприятии клиента;
проверка арифметических расчетов;
анализ.
Отбор и использование рациональных методов сбора аудиторских доказательств при проверке кассовых операций - сложная задача. Аудитор определяет, какой из указанных методов следует применять для выявления каждого из возможных нарушений и к каким объектам контроля следует применять тот или иных метод. В процессе проверки кассовых операций выборочно осуществляются все методы получения аудиторских доказательств (различные методы - к различным объектам контроля) (табл. 3.1).
Прямое хищение денежных коштив
Прямое, неприкрытое хищение денег проявляется через инвентаризацию наличности, производится в следующей последовательности:
опечатывания касс, что исключает покрытия нехватки наличности других касс;
составление отчета кассиром на дату внезапной проверки кассы в присутствии членов инвентаризационной комиссии и представления расписки о том, что на момент инвентаризации кассы нет неоприходованных и списанная средств (к зачету принимаются с пометкой в акте инвентаризации кассы платежные ведомости с частичной выплатой заработной платы и не принимаются расписки об обосновании недостатка средств)
сравнение полученных сумм после пересчета денег и ценностей с данными об их остаток, зафиксированный в бухгалтерском учете;
оформление в трех экземплярах результатов инвентаризации актом инвентаризации;
в случае выявленной недостачи наличных денег кассир представляет аудитору письменное объяснение причины ее виникнення.
Для выявления прямого хищения денежных средств используется аудиторская процедура «Касса 1.1.1» - инвентаризация кассовой наличности.
Ничем не скрытая нехватка денег в кассе на момент проверки является простейшей формой нарушения кассовой дисциплины; сложнее похищение наличности, замаскированное разными расписками работников пидприемства.
Хищение денег под прикрытием неоформленных документов и расписок аудитор выявляет путем проверки правильности оформления поступлений и выдачи наличных из кассы пидприемства.
Принимая денежные билеты и монеты в кассу, кассиры предприятий обязаны руководствоваться общими правилами определения признаков платежеспособности денежных билетов и разменной монеты Национального банка Украины. За порядком ведения кассовых операций наличные кассирами предприятия принимается по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным им лицом. О приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или уполномоченного им лица и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или чеком кассового аппарата, а выдача наличных - по расходным кассовым ордерам (расчетно-платежным) и другими расходными документами.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером сельскохозяйственного предприятия или уполномоченными ими лицами. К расходным ордерам могут прилагаться заявки на выдачу денег, счета и т.п.. Аудитору следует учесть новое положение: если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявках, счетах и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя сельскохозяйственного предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Нарушением (растратой наличных) считаются случаи, когда на документах, счетах, заявлениях и т.д., прилагаемых к расходному кассовому ордеру, отсутствуют подписи и разрешение руководителя. Аудитор должен учитывать, что выдача денег из кассы, не подтверждается распиской получателя в расходном кассовом ордере, считается недостатком и подлежит взысканию с кассира, а наличные, не подтверждена прибыльными ордерами - излишком кассы и зачисляется в доход пидприемства.
Подобные нарушения выявляются проверкой кассовых документов на соответствие подписи получателя денег на расходных кассовых документах с учетом установленного порядка их выдачи.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине при выплате денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или документом, который его заменяет, при предоставлении документа, удостоверяющего личность, с отражением его реквизитов и под расписку. Расписка в получении денег может быть сделана только собственноручно чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы (гривен - прописью, копеек - цифрами). В случае получения денег по ведомости сумма указывается не буквами, а цифрами. Аудитору следует учесть, что выдача денег лицам, которых нет в списочном составе сельскохозяйственного предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договорив.
Лицам, привлекаемым к сельскохозяйственным и погрузочно-разгрузочных работ, а также для преодоления последствий стихийного бедствия, деньги могут выдаваться по ведомости. Ведомости составляются отдельно для каждой организации, работники которой были привлечены на работы, и заверяются (кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ) подписью уполномоченного соответствующей организации.
Достоверность подписей получателей денег проверяется сравнением подписей в одних документах с подписями на других. В отдельных случаях проводится опрос получателей грошей.
Основные аудиторские процедуры при проверке кассы:
«Каса. 1.2.1 »- проверка наличия на приходных и расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица;
«Каса. 1.2.2 »- проверка наличия на расходных кассовых документах подписей руководителей сельскохозяйственного предприятия или уполномоченного лица;
«Каса. 1.2.3 »- проверка наличия на приходных и расходных документах подписей получателя денег.
Цель аудиторской процедуры: установить наличие санкций главного бухгалтера или уполномоченного лица на все поступления и расходы коштив.
Средства проверки: образцы подписей главного бухгалтера, лица, уполномоченного им подписывать за него кассовые документы с указанием даты начала и окончания его повноважень.
Техника проведения: последовательный обзор всех приходных и расходных кассовых ордеров с целью установления наличия подписей главного бухгалтера или уполномоченного лица. При отсутствии подписей заполняется такая форма:
Соответствие подписей главного бухгалтера или уполномоченного лица на кассовых документах проверяют сравнением их с образцами подписей. В случае установления несоответствия подписей целесообразно заполнить следующую форму:
Законность подписей уполномоченным лицом кассовых ордеров проверяется аудитором сравнением соответствии дат кассовых ордеров срокам срока полномочий указанного лица. Если обнаружено, что указанные сроки не совпадают, целесообразно составить ф. «Каса. 1.2.1в ».
Необязательность подписи расходного кассового ордера руководителем требует проверки прилагаемых к расходным кассовым ордерам документов на наличие разрешения руководителя предприятия на документах (заявлениях, счетах, расчетно-платежных ведомостях и т.д.): «Оплатить» (подпись) или «Прошу оплатить» (Подпись).
Если такие распоряжения на документах отсутствуют или подпись руководителя не совпадает с образцом, заполняется ф. «Каса. 1.2.2 »(согласно аудиторской процедуре 1.2.2).
Соответствие дат расходных кассовых ордеров проводится также сравнением их со сроками исполнения лицом полномочий. В случае несоответствия дат заполняется ф. «Каса. 1.2.2б ».
Процедура 1.2.3. Проверка на расходных кассовых документах подписи получателя грошей.
Цель процедуры: установление наличия на всех расходных кассовых ордерах подписей получателей грошей.
Средства проверки: расходные кассовые ордери.
Техника выполнения: последовательный просмотр расходных кассовых документов с целью установления наличия на расходных кассовых ордерах подписи получателя, даты получения денег (должно совпадать с датой оформления самого ордера), названия и номера документа, удостоверяющего особу.
Если один из реквизитов отсутствует или сомнительный или на различных документах обнаружены подписи разных лиц, заполняется ф. «Каса. 1.2.3 ».
Процедура 1.2.4. Устный опрос. Проводится с целью установления факта получения лицами, опрашивались, денег по расходным кассовым ордерам, которые не подтверждены их пидписом.
Средства проверки: ф. «Каса. 1.2.3 »из рабочих бумаг аудитора, расходные кассовые ордери.
Техника выполнения: опрашиваются работники предприятия, фамилии которых указаны в ф. «Каса. 1.2.3 », о получении денег из кассы, уточняются даты и цель получения денег, фиксируется образец подписи лиц, опрашивались, сверяются образцы подписей с подписями на расходном кассовом ордери.
В случае освобождения лица предприятия (ф. «Касса. 1.2.3») на момент проведения аудиторской проверки необходимо по данным учета кадров установить дату увольнения и сравнить ее с датой получения денег по расходному кассовому ордером.
Присвоения денег, поступивших из банку
Неоприходование и присвоения денег, поступивших из банка, связано с сокрытием операций по поступлению денег в кассу сельскохозяйственных предприятий. Такое присвоение денежных средств составляет наибольшую долю в общем объеме злоупотреблений. Основными наиболее распространенными злоупотреблениями является присвоение наличных бухгалтером за счет исправлений шифров в выписках банка и использование главным бухгалтером подписанных руководителем незаполненных чекив.
Для выявления случаев присвоения средств проводятся взаимные проверки операций по кассе и за банком. Аудиторские процедуры, выполняемые:
«Каса. 2.1.1 »- проверка чековой книжки (книжек) предприятия на ее полноты
«Каса. 2.1.2 »- проверка полноты оприходованных денег в кассе сельскохозяйственного предприятия, полученных в банке по чеком.
Процедура 2.1.1. Проверка чековой книжки на ее повноту.
Цель процедуры: проверка полноты корешков чеков в чековой книжци.
Средства проведения процедуры: все чековые книжки, использованы за период, подлежащий перевирци.
Техника выполнения процедуры: последовательно просматривают чековые книжки сельскохозяйственного предприятия и сверяют количество корешков и незаполненных чеков в чековой книжке. В сумме их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки. Кроме того, проверяют последовательность номеров чеков на корешках чековой книжки. При отсутствии какого-либо корешка чека нужно заполнить ф. «Каса. 2.1.1 ».
Проверяя чековую книжку, устанавливают, совпадают серия и номер испорченного чека с серией и номером на корешке чека, к которому он прикриплений.
Процедура 2.1.2. Проверка полноты оприходованных денежных средств, полученных в банке, в кассе пидприемства.
Цель процедуры: проверка полноты и своевременности оприходования денег, полученных по чеку в банку.
Средства для выполнения процедуры: чековая книжка (книжки) предприятия за период, первичные документы, отражающие операции по расчетному счету (выписка банка), шифры банка, которые отвечают получению наличности в кассе (эти шифры могут быть разными, их может быть столько, сколько используется в конкретном банке), кассовая книга предприятия (отчет кассира).
Техника выполнения: проверяют кассовую книгу и при надписях: «Получено из банка по чеку _______» сверяют сумму, записанную в кассовой книге, с двумя суммами на корешке чековой книжки (на обратной стороне корешка отмечается распределение общей суммы по шифрами банка) и суммой выписки банка (в выписке банка общая сумма выданной наличности также распределяется по шифрами банка). Кроме того, сверяют номер чека.
Если цифры или исправления их в выписках банка не совпадают, необходимо составить ф. «Каса. 2.1.2 ».
Неоприходование и присвоение средств, поступивших в кассу от юридических и физических лиц по приходным кассовым ордерами
Присвоения денег, поступивших от различных юридических и физических лиц по приходным ордерам, связано с сокрытием операций по оплате предоставляемых предприятием услуг, выполненных работ, погашения задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т.д.. Наиболее распространенными являются платежи освобожденных лиц. Поэтому задолженность за уволенными работниками сельскохозяйственного предприятия тщательно проверяют. Такие факты выявляются с помощью письменных подтверждений третьих лиц и устных опросов.
Своевременность расчетов с работниками сельскохозяйственного предприятия по выданным средствам на командировки, хозяйственные нужды и правильность оформления движения денег по кассовым ордерам производится с использованием аудиторских процедур:
«Каса. 2.2.1 »- проверка своевременности расчетов с работниками по командировке;
«Каса. 2.2.2 »- проверка своевременности расчетов сотрудников за выданные денежные средства на хозяйственные нужды;
«Каса. 2.2.3 »- проверка соответствия приходных кассовых ордеров, записей в журнале их регистрации;
«Каса. 2.2.4 »- проверка одновременного оформления кассовых ордеров и движения денежных средств за касою.
По аудиторскими процедурами учитываются положения относительно выдачи наличности под звит.
Подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия вместе с неиспользованным остатком наличности авансовый отчет о расходовании полученных в кассе сумм в следующие сроки:
по командировкам - в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки;
заготовку вторичного сырья, кроме металлолома - в течение десяти рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;
на все другие производственные (хозяйственные) нужды - на следующий рабочий день после выдачи наличности под звит.
Если из кассы предприятия подотчетному лицу одновременно выдана наличность на командировку и на решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки у населения сельхозпродукции и заготовки вторсырья), то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки должно подать в бухгалтерию предприятия полный отчет об использовании сумм, выданных ему как для командировки, так и решения хозяйственных задач.
Наличность, выданная под отчет, но не потрачена и не возвращена в кассу в указанные сроки, начиная со следующего дня после истечения указанных сроков включается в сумму фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате сумма сравнивается установленным лимитом остатка наличности в каси.
Процедура 2.2.1. Проверка своевременности расчетов с работниками предприятия по расходам на видрядження.
Цель процедуры: проверить своевременность представления работниками предприятия авансовых отчетов об израсходованных суммах и проведения окончательного расчета с ними.
Средства проверки: приходные кассовые документы, авансовые отчеты, командировочные удостоверения, Журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами», календарь период, подлежащий проверке, календарь рабочего времени пидприемства.
Техника выполнения: последовательно просматривают приходные кассовые документы. Если в строке «Основание» значится «Остаток подотчетных сумм», проверяют авансовый отчет, согласно которому возвращаются денежные средства в касу.
В случае представления авансовых отчетов в бухгалтерию позднее чем через три рабочих дня, заполняется ф. «Каса. 2.2.1 ».
После этого сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, по которым внесены остаток неизрасходованных сумм, сумма остатка наличности с указанием номера, даты и суммы по приходному ордеру, с которого начинается очередная регистрация процедуры, а также сверяются номер авансового отчета и суммы с журналом -ордером № 7 с.-х. «Расчеты с подотчетными лицами».
В случае расхождения в реквизитах заполняется ф. «Каса. 2.2.1б »:
Процедура 2.2.2. Проверка своевременности расчетов за выданные денежные средства на хозяйственные потреби.
Процедура 2.2.3. Проверка соответствия сумм, указанных в приходных кассовых ордерах, суммам, занесенных в Журнал регистрации приходных кассовых ордерив.
| 3.1.1. Цель , задачи, источники аудита | 3.2. Аудит операций по счетам в банках |